0983504555
Cách tính chi phí mỗi bản copy máy photocopy để kiểm soát ngân sách văn phòng
Trả lời nhanh: Chi phí mỗi bản copy = tổng tiền mực, linh kiện, giấy, sửa chữa, khấu hao trong một kỳ chia cho số bản trên bộ đếm. Tính lại mỗi quý để phát hiện lãng phí, so sánh thuê hay mua.
- Cách làm: ghi bộ đếm đầu kỳ và cuối kỳ, cộng mọi khoản chi trong 6 tháng, chia cho số bản.
- Chi phí tăng: mực kém, linh kiện quá chu kỳ, in hỏng phải in lại, giấy ẩm gây kẹt.
- Giảm chi phí: in hai mặt, dùng mực đúng loại, thay linh kiện theo bộ đếm thay vì đợi hỏng.
- Tư vấn: kỹ thuật Thần Vũ giúp đọc bộ đếm, kiểm tra và báo giá trước khi làm các hạng mục thay thế.
Gọi 0965.305.158Gửi ảnh lỗi qua ZaloChỉ đường tới xưởng
Xem nhanh trong bài: Mang máy tới xưởng
Nhiều văn phòng chỉ biết "tháng này đổ mực mấy lần" nhưng không biết mỗi bản copy tốn bao nhiêu. Thực tế, chi phí in ấn gồm nhiều thành phần: mực, linh kiện tiêu hao, giấy, điện, sửa chữa và khấu hao máy. Tính đúng chi phí mỗi bản copy giúp bạn so sánh thuê hay mua, chọn loại mực phù hợp và phát hiện lãng phí.
Tóm tắt nhanh
- Chi phí mỗi bản = (tổng chi phí trong kỳ) ÷ (số bản in trong kỳ theo bộ đếm).
- Đừng quên linh kiện tiêu hao (trống, từ, gạt, lô sấy) và thời gian máy dừng.
- In hai mặt, đen trắng mặc định là cách giảm chi phí nhanh nhất.
Các thành phần chi phí
| Thành phần | Cách tính gần đúng |
|---|---|
| Mực | Giá một lần mực ÷ số trang in được ở độ phủ thông thường |
| Trống, gạt mực | Giá linh kiện ÷ tuổi thọ (số bản) |
| Từ, lô sấy, cao su | Giá linh kiện ÷ tuổi thọ |
| Giấy | Giá ram ÷ 500 tờ (in hai mặt chia đôi theo mặt) |
| Sửa chữa, bảo dưỡng | Tổng chi phí năm ÷ số bản năm |
| Điện năng | Không lớn nhưng đáng kể với máy chạy cả ngày |
| Khấu hao máy | Giá máy ÷ số bản dự kiến trong vòng đời |
Ví dụ minh họa cách tính
Giả sử trong 6 tháng, máy chạy được N bản theo bộ đếm. Bạn cộng: tiền mực đã đổ, tiền linh kiện đã thay, tiền giấy, tiền sửa chữa, cộng phần khấu hao máy trong 6 tháng. Chia tổng này cho N là ra chi phí trung bình mỗi bản. Lặp lại mỗi quý để theo dõi xu hướng. Nếu chi phí tăng đột ngột, có thể máy đang tốn mực bất thường (nền xám, từ cũ) hoặc hỏng vặt nhiều.
Những yếu tố làm chi phí tăng
- Độ phủ mực cao: in nhiều ảnh, nền màu, chữ đậm.
- Mực kém làm mòn trống, từ nhanh; xem mực chính hãng hay tương thích.
- Máy quá tải: dùng máy nhỏ cho khối lượng lớn, linh kiện mòn nhanh.
- In lỗi, in thừa: không kiểm tra trước khi in số lượng lớn.
- Không bảo dưỡng: lỗi nhỏ thành hỏng lớn.
Mẹo giảm chi phí mỗi bản
- Đặt mặc định in hai mặt, đen trắng trên mọi máy tính.
- Dùng mã phòng ban để theo dõi số bản in theo bộ phận.
- Dùng chế độ tiết kiệm mực cho bản nháp.
- Scan, gửi file thay vì copy khi có thể.
- Chọn máy có công suất phù hợp; cân nhắc thuê hay mua máy.
- Bảo dưỡng định kỳ theo checklist.
Ca thực tế tại Long Biên
Một công ty ở Long Biên có ba máy in nhỏ và một máy photocopy, chi phí mực mỗi tháng khá cao. Thần Vũ hỗ trợ ghi bộ đếm, tổng hợp chi phí 6 tháng và thấy chi phí mỗi trang của máy in nhỏ cao hơn nhiều so với máy photocopy. Công ty chuyển phần lớn lệnh in số lượng lớn sang máy photocopy, đặt mặc định in hai mặt; chi phí in ấn giảm rõ trong quý tiếp theo.
Khu vực phục vụ
Thần Vũ nhận kiểm tra và sửa chữa tận nơi tại Long Biên (Ngọc Lâm, Bồ Đề, Gia Thụy, Việt Hưng, Sài Đồng, Thạch Bàn), Gia Lâm, Đông Anh và các quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hoàng Mai. Máy lớn cần đại tu có thể đưa về xưởng ở Long Biên để xử lý và giao trả tận nơi.
Theo dõi chi phí theo phòng ban
Máy photocopy đời mới hỗ trợ mã phòng ban (department code) hoặc tài khoản người dùng: mỗi bộ phận nhập mã trước khi copy, in, máy tự thống kê số bản. Báo cáo này giúp phân bổ chi phí chính xác, phát hiện bộ phận in nhiều bất thường và khuyến khích in tiết kiệm. Kỹ thuật có thể cài đặt và hướng dẫn xuất báo cáo định kỳ.
Bài viết liên quan
- Thuê hay mua máy photocopy
- Máy photocopy hay máy in đa năng
- Mực photocopy chính hãng hay tương thích
- Checklist bảo dưỡng máy photocopy
- Sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên
- Đổ mực máy photocopy tại Hà Nội
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết máy đã in bao nhiêu bản? Xem bộ đếm tổng trên màn hình máy hoặc in trang cấu hình, báo cáo bộ đếm.
Chi phí mỗi bản copy có tính khấu hao máy không? Nên tính để so sánh chính xác giữa thuê và mua máy.
Cách giảm chi phí in nhanh nhất? Đặt mặc định in hai mặt, đen trắng và kiểm soát in theo phòng ban.
Thần Vũ có hỗ trợ tính chi phí? Có. Liên hệ Zalo 0983.504.555 để được tư vấn.
Muốn tối ưu chi phí in ấn văn phòng?
Gọi 0965.305.158 · Zalo 0983.504.555 · Máy bàn 024 3992 1369. Kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ Long Biên, Gia Lâm, Đông Anh và các quận nội thành Hà Nội; báo giá trước khi sửa.
Mang máy tới xưởng Thần Vũ hoặc gọi thợ tới tận nơi
Bạn chọn cách tiện nhất:
Cách 1 – Mang máy tới xưởng (nhanh, tiết kiệm nhất): Cơ sở 1, Số 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm. Mở cửa 7h30 – 18h00, Thứ 2 – Thứ 7, không cần gọi trước. Bạn ngồi xem kỹ thuật kiểm tra, được báo giá trước khi sửa và chạy thử trước khi nhận máy.
Cách 2 – Thợ tới tận nơi: kỹ thuật xuất phát từ Cơ sở 1, ưu tiên Bắc Từ Liêm, Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Tây Hồ và nội thành Hà Nội. Gửi ảnh hoặc video lỗi qua Zalo trước để được báo giá sơ bộ.
Khách mang máy tới xưởng Thần Vũ (Phú Diễn, Bắc Từ Liêm): kỹ thuật kiểm tra, sửa và chạy thử, khách ngồi chờ lấy máy luôn
Sơ đồ đường đi · Google Maps
Chỉ đường
Chỉ đường
