Máy photocopy báo sai khổ giấy, báo hết giấy dù còn giấy: nguyên nhân và cách xử lý

Bạn bấm in một tài liệu A4 nhưng máy photocopy báo "Không có khổ giấy phù hợp", "Đặt giấy A4 vào khay", hoặc báo hết giấy dù khay vẫn đầy? Đây là lỗi phổ biến, phần lớn do cài đặt khay, thanh chặn giấy hoặc cài đặt từ máy tính không khớp. Một số trường hợp là lỗi cảm biến cần kỹ thuật.

Nguyên nhân thường gặp

Các bước tự xử lý

1. Kiểm tra tài liệu: Word, Excel, PDF đặt khổ A4 (nhiều file tải từ nước ngoài mặc định Letter).
2. Kiểm tra driver: Printing preferences → khổ giấy A4, nguồn giấy Auto hoặc khay cụ thể.
3. Chỉnh thanh chặn: đẩy thanh chặn sau và bên sát mép giấy, không quá chặt.
4. Cài đặt khay trên máy: vào cài đặt giấy (Paper Settings), chọn đúng khổ và loại giấy cho từng khay; một số máy có núm chọn khổ trên khay.
5. Khay tay: khai báo khổ và loại giấy mỗi khi dùng giấy khác.

Khi nào là lỗi phần cứng?

• Đã cài đúng mọi thứ mà khay vẫn báo hết giấy hoặc sai khổ.
• Tấm nâng giấy không nâng lên khi đóng khay (không nghe tiếng mô tơ nâng).
• Lẫy cảm biến gãy, kẹt.
• Khay bị vênh, cong do va đập.

Ca thực tế tại Long Biên

Một văn phòng xuất nhập khẩu ở Long Biên thường xuyên bị máy photocopy báo "đặt giấy Letter" khi in hợp đồng nhận từ đối tác nước ngoài. Kỹ thuật kiểm tra thấy file gốc đặt khổ Letter, driver lại để "theo tài liệu". Kỹ thuật đặt driver tự co giãn về A4 (Fit to A4) và hướng dẫn nhân viên kiểm tra khổ giấy trong file. Đồng thời, khay 2 có lẫy báo giấy bị kẹt nên thỉnh thoảng báo hết giấy; lẫy được vệ sinh, chỉnh lại. Máy in trơn tru trở lại.

Mẹo tránh lỗi khổ giấy

• Đặt mặc định A4 cho Word, Excel và driver trên mọi máy tính.
• Bật tùy chọn tự co giãn khổ Letter sang A4 nếu máy hỗ trợ.
• Dán nhãn khổ giấy lên từng khay.
• Không trộn hai khổ giấy trong cùng khay.

Khu vực phục vụ

Thần Vũ nhận kiểm tra và sửa chữa tận nơi tại Long Biên (Ngọc Lâm, Bồ Đề, Gia Thụy, Việt Hưng, Sài Đồng, Thạch Bàn), Gia Lâm, Đông Anh và các quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Hai Bà Trưng, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hoàng Mai. Máy lớn cần đại tu có thể đưa về xưởng ở Long Biên để xử lý và giao trả tận nơi.

Cài đặt chuyển khay tự động

Nhiều máy có chức năng tự chuyển khay khi một khay hết giấy (Auto Tray Switch). Nếu hai khay cùng đặt A4 và cùng loại giấy, máy sẽ tự lấy giấy ở khay còn lại, giảm việc lệnh in bị dừng. Hãy nhờ kỹ thuật kiểm tra cài đặt này khi văn phòng in số lượng lớn.

Lưu ý với giấy khổ đặc biệt

Khi in phong bì, giấy A5, giấy khổ tùy chỉnh, nên dùng khay tay, khai báo đúng kích thước và loại giấy. Sau khi in xong, đặt lại khay tay về cài đặt thường dùng để tránh báo sai cho người sau.

Bài viết liên quan

• Sửa máy photocopy tại nhà ở Long Biên
• Sửa chữa máy văn phòng tại Long Biên
• Cài driver máy photocopy trên Windows 10, 11
• Cao su kéo giấy máy photocopy: khi nào thay
• Máy photocopy không in qua mạng LAN

Câu hỏi thường gặp

Vì sao in từ máy tính máy báo đặt giấy Letter? Tài liệu hoặc driver đang đặt khổ Letter. Đổi sang A4 hoặc bật tự co giãn về A4.

Khay đầy giấy mà máy báo hết giấy? Có thể lẫy cảm biến hết giấy kẹt hoặc tấm nâng giấy không lên. Cần kiểm tra khay.

Khay tay luôn báo sai khổ? Cần khai báo khổ và loại giấy cho khay tay mỗi khi dùng.

Có hỗ trợ cài đặt từ xa? Phần cài đặt driver, khổ giấy có thể hỗ trợ từ xa qua Zalo 0983.504.555.

Mang máy tới xưởng Thần Vũ hoặc gọi thợ tới tận nơi

Bạn chọn cách tiện nhất:

Khách mang máy tới xưởng Thần Vũ (Phú Diễn, Bắc Từ Liêm): kỹ thuật kiểm tra, sửa và chạy thử, khách ngồi chờ lấy máy luôn