In giấy khen, bằng khen bằng máy in phun bị lệch lề: cách căn chỉnh

In giấy khen bằng máy in phun mà tên bị lệch khỏi dòng kẻ, chữ nghiêng hoặc tờ bị kéo xiên thường do ba việc: khung tên trong file Word chưa khớp với phôi, phôi nạp sai chiều hoặc sai khay, và driver đang để khổ giấy khác với tờ thật. Việc nên làm trước là in thử một tờ giấy thường, chồng lên phôi soi đèn để biết lệch bao nhiêu, rồi mới in lên phôi thật.

Bài này dành cho trường học, chi đoàn, văn phòng cần in giấy khen, bằng khen bằng máy in phun từ phôi in sẵn hoa văn. Nội dung gồm bảng tra lỗi lệch, cách đo vị trí, trộn danh sách tên bằng Mail Merge, cách nạp phôi giấy dày và lưu ý khi in bằng khen khổ A3.

Bảng tra nhanh: in giấy khen bị lệch lề, kéo xiên do đâu?

Lệch lề có hai kiểu khác hẳn nhau. Lệch đều mọi tờ là lỗi file hoặc cài đặt, sửa một lần là xong. Lệch lúc nhiều lúc ít, tờ thẳng tờ xiên là lỗi đường giấy, phải xem lại cách nạp phôi và lô kéo.

Nếu bảng chưa chỉ ra nguyên nhân, hãy in thử ba tờ giấy thường liên tiếp và so với nhau. Ba tờ giống hệt nhau thì lỗi nằm ở file; ba tờ mỗi tờ một kiểu thì lỗi nằm ở máy.

Đo phôi và trộn danh sách tên bằng Mail Merge

Phôi giấy khen in sẵn khung, quốc huy hoặc logo, chỉ chừa các dòng trống để điền tên, lớp, thành tích. Muốn chữ rơi đúng dòng thì file in phải có cùng khổ với phôi và các ô chữ phải đặt theo số đo thật.

Đo khung tên trên phôi

Dùng thước kẻ đo từ mép trên và mép trái của phôi tới chân dòng kẻ tên, dòng lớp và dòng thành tích. Ghi lại từng số đo bằng milimét. Trong Word, đặt khổ trang đúng bằng phôi, lề trang để nhỏ, rồi chèn các hộp chữ không viền đặt theo số đo vừa ghi.

Trộn danh sách từ Excel

Danh sách học sinh hoặc nhân viên để trong một bảng Excel, mỗi cột một thông tin như họ tên, lớp, danh hiệu. Trong Word vào Mailings, chọn Start Mail Merge, Letters, rồi Select Recipients và Use an Existing List để lấy bảng Excel. Đặt con trỏ vào từng hộp chữ, chọn Insert Merge Field để chèn đúng cột.

Bấm Preview Results để xem lần lượt từng người, chú ý tên dài có bị tràn dòng không. Cuối cùng chọn Finish & Merge, Print Documents để in, có thể chọn in từ bản ghi nào đến bản ghi nào khi cần in bù.

Chọn phông chữ và cỡ chữ

• Dùng phông Unicode có đủ dấu tiếng Việt, tránh phông lạ máy khác không có.
• Tên người nên to hơn dòng lớp và thành tích, căn giữa trong hộp chữ.
• Để hộp chữ rộng gần bằng dòng kẻ để tên dài vẫn nằm trên một dòng.
• Màu chữ nên chọn đen hoặc đỏ đậm, tránh màu nhạt dễ chìm vào hoa văn nền.
• Lưu file Word cùng thư mục với bảng Excel để mở lại không bị mất liên kết.

In thử chồng giấy thường và cài đặt driver

Phôi giấy khen thường mua theo tập, in hỏng một tờ là thiếu. Vì vậy luôn in thử lên giấy thường trước, cùng khổ với phôi, sau đó chồng tờ thử lên phôi và soi lên đèn hoặc cửa kính.

Những mục cần chỉnh trong hộp thoại in

Trong cửa sổ in, chọn đúng tên máy, khổ giấy bằng khổ phôi, hướng giấy dọc hoặc ngang theo mẫu. Loại giấy chọn giấy dày hoặc giấy mờ thay cho giấy thường để máy phun lượng mực vừa đủ. Tắt các lựa chọn kiểu vừa trang hay thu nhỏ để bản in giữ đúng tỉ lệ thật.

Soi tờ thử và dời khung chữ

Nhìn qua đèn, nếu tên nằm cao hơn dòng kẻ ba milimét thì dời hộp chữ xuống đúng ba milimét, lệch trái thì dời sang phải. Chỉnh xong in thêm một tờ thử nữa. Hai lần thử khớp nhau mới chuyển sang phôi thật.

Với máy Canon có khay sau, máy có thể kiểm tra khổ và loại giấy đã khai báo cho khay. Nếu cài đặt in khác với thông tin khay, máy báo lỗi và bạn chỉ cần sửa lại cho khớp rồi in tiếp.

Các bước nạp phôi giấy khen an toàn

Phôi giấy khen dày và cứng hơn giấy văn phòng. Nạp sai chiều là in ngược, nạp sai khay là máy kéo hụt hoặc làm cong mép phôi.

1. Lấy một tờ phôi, đánh dấu nhỏ bằng bút chì ở góc mặt in và đầu giấy để nhớ chiều nạp.
2. Uốn nhẹ cả tập phôi theo chiều ngược với độ cong, vuốt phẳng, xòe các tờ cho khỏi dính nhau.
3. Nạp vào khay sau theo chiều dọc, mặt in hướng lên, đầu giấy theo đúng dấu đã đánh.
4. Chỉ nạp vài tờ một lần, không vượt vạch giới hạn của khay.
5. Đẩy thanh gạt mép vừa chạm vào cạnh phôi, không ép chặt làm phôi cong vênh.
6. In một tờ phôi thật, đợi tờ ra khô hẳn mới lấy và kiểm tra trước khi in tiếp cả tập.
7. Xếp các tờ đã in riêng ra, không chồng lên nhau khi mực còn ướt.

Video từ kênh Thần Vũ: Canon iX6770 in lệch lề dần – nguyên nhân và cách xử lý.

Nếu máy vẫn kéo phôi xiên dù đã nạp đúng, xem bài máy in A3 kéo giấy xéo ở khay sau. Còn khi phôi dày bị quệt mực ở mép, bài chỉnh độ cao đầu in khi in giấy dày giải thích kỹ hơn.

In bằng khen khổ A3: cần máy gì?

Nhiều mẫu bằng khen in trên khổ A3, trong khi phần lớn máy văn phòng chỉ in tới A4. Máy A4 không thể in hết khổ A3, kể cả khi chỉnh thu nhỏ, nên phải dùng máy phun khổ A3 như Epson L1800 hoặc Epson 1430.

Hai máy này kéo giấy từ khay sau, rất hợp với phôi dày. Khi in, nhớ đặt khổ A3 cả trong Word lẫn trong driver, và đỡ tờ ra phía trước để phôi lớn không bị rơi, gập mép.

• Phôi A3 dài nên dễ bị cong ở hai đầu, càng cần vuốt phẳng trước khi nạp.
• Không để nắp máy mở hay vật gì chắn đường giấy ra phía trước.
• Nếu mực đã lâu chưa dùng, in mẫu kiểm tra đầu phun trên giấy thường trước.
• Tên in màu nhũ vàng thì máy phun không tạo được, nên chọn màu đỏ đậm hoặc đen.

Kinh nghiệm từ xưởng

Mùa tổng kết năm học, máy mang tới xưởng nhiều nhất là máy in phôi cứng bị kéo hụt hoặc kéo hai tờ một lúc. Phần lớn do lô kéo bám bụi giấy và phôi để trong kho ẩm, chỉ cần vệ sinh lô và sấy khô phôi là máy kéo đều trở lại.

Một lỗi khác hay gặp là cả tập phôi in ngược đầu vì người in lấy chiều nạp của giấy thường áp cho phôi. Đánh dấu bút chì ở tờ đầu tiên tuy đơn giản nhưng giúp tránh hỏng cả tập.

Khi nào nên gọi kỹ thuật?

Lệch ở file thì tự sửa được. Những dấu hiệu dưới đây cho thấy máy có vấn đề ở đường giấy hoặc đầu phun, cần người kiểm tra.

• Đã nạp đúng, giấy thường vẫn ra xiên dần từ đầu tới cuối tờ.
• Máy kéo phôi được vài tờ rồi kêu lạch cạch, báo kẹt dù không thấy giấy kẹt.
• Mép phôi có vệt mực quệt ngang dù đã chọn loại giấy dày.
• In thử giấy thường lệch mỗi tờ một khác, không có quy luật để bù trong file.
• Tên in ra có sọc trắng hoặc mất màu đỏ, in kiểm tra đầu phun thấy đứt nét.

Trường học và văn phòng ở Mỹ Đình, Cầu Giấy, Bắc và Nam Từ Liêm có thể hẹn kỹ thuật tới kiểm tra máy ở Mỹ Đình trước đợt in tổng kết. Máy tắc đầu do để lâu chỉ dùng mùa khen thưởng thì xem dịch vụ xử lý tắc đầu phun Epson tại nhà.

Thần Vũ xử lý máy in phôi giấy khen như thế nào?

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm). Máy cần thay lô kéo hoặc làm đầu phun kỹ sẽ được mang về xưởng Phú Diễn xử lý.

1. Tiếp nhận: hỏi khổ phôi, model máy và xem ảnh tờ in bị lệch.
2. Kiểm tra: in thử giấy thường và phôi, soi đường giấy, lô kéo, đầu phun.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi ở file, ở cách nạp hay ở máy để bạn quyết định.
4. Sửa khi bạn đồng ý: vệ sinh hoặc thay lô kéo, chỉnh đường giấy, xử lý đầu phun.
5. In thử trước mặt bạn: in vài tờ có tên thật lên phôi để đối chiếu.

Ngoài giấy khen, Thần Vũ hỗ trợ sửa máy in phun các hãng cho trường học và gia đình. Nếu bạn in cả thiệp mừng cho lễ tổng kết, bài in thiệp cưới, thiệp mời bằng máy phun có cách chỉnh giấy cứng tương tự. Khách bên kia sông có thể gọi sửa máy in Epson tận nơi ở Long Biên.

Câu hỏi thường gặp

In tên lên giấy khen có sẵn bằng Word thế nào cho đúng dòng?

Đặt khổ trang Word bằng khổ phôi, đo vị trí dòng kẻ rồi chèn hộp chữ theo số đo. In thử giấy thường chồng lên phôi để chỉnh trước khi in thật.

Giấy khen A4 máy in kéo lệch phải làm sao?

Vuốt phẳng phôi, nạp ít tờ vào khay sau theo chiều dọc và áp thanh gạt vừa chạm. Giấy thường cũng ra xiên thì lô kéo hoặc đường giấy cần kiểm tra.

Mail Merge có in hàng loạt tên lên giấy khen được không?

Được. Word lấy danh sách từ Excel, chèn từng cột vào hộp chữ và in mỗi người một tờ, có thể chọn in lại riêng những người bị hỏng.

Phôi giấy khen nạp mặt nào lên trên?

Ở khay sau của hầu hết máy phun, mặt in hướng lên, đầu giấy đi vào trước. Đánh dấu bút chì ở tờ đầu để không in ngược cả tập.

Máy in A4 có in được bằng khen A3 không?

Không in hết khổ được. Bằng khen A3 cần máy phun khổ A3 như Epson L1800 hay Epson 1430 và phải đặt khổ A3 cả trong file lẫn driver.

Vì sao chữ in trên phôi giấy khen bị nhòe?

Thường do để loại giấy thường trong driver nên máy phun nhiều mực, hoặc lấy tờ khi mực chưa khô. Chọn loại giấy dày và xếp tờ riêng cho khô hẳn.

Đặt lịch kiểm tra máy trước mùa tổng kết

Gửi ảnh tờ phôi bị lệch qua Zalo Thần Vũ hoặc gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 để được hướng dẫn chỉnh file hay hẹn kỹ thuật xem máy. Địa chỉ các cơ sở có tại trang liên hệ Thần Vũ.