Máy in hỏng khi in gấp tài liệu hội nghị, sự kiện Mỹ Đình: cứu máy tại chỗ

Máy in hỏng đúng lúc in gấp tài liệu hội nghị thường không phải do "máy chết hẳn" mà do bốn chuyện quen thuộc: giấy dày kẹt ở khay, một màu mực cạn giữa chừng, đầu phun tắc gây sọc, và máy tự giảm tốc vì chạy liên tục quá lâu. Việc đầu tiên khi máy in hỏng khi in gấp tài liệu sự kiện là dừng lệnh in, xem máy báo gì, rồi tách phần việc còn lại thành nhiều lệnh nhỏ thay vì bấm in lại toàn bộ.

Bài này viết cho ban tổ chức, agency và bộ phận hậu cần hay phải in sát giờ ở khu Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Mỹ Đình: tài liệu phát tay, chương trình màu gấp đôi, poster A3, phiếu khảo sát. Nội dung đi theo đúng thứ tự cần khi đang rối: tra lỗi theo hiện tượng, gỡ ngay tại bàn hậu cần, rồi mới đến chuẩn bị cho lần sau.

Bảng tra nhanh: máy in báo lỗi gì khi in tài liệu sự kiện số lượng lớn

Đứng trước máy, hãy nhìn ba chỗ: màn hình hoặc đèn trên máy, cửa sổ hàng đợi in trên máy tính, và tờ giấy cuối cùng vừa ra. Gần như mọi sự cố khi in dồn đều lộ ra ở một trong ba chỗ đó.

Dòng cuối là ranh giới quan trọng. Các dòng trên bạn có thể tự gỡ trong lúc chờ. Dòng cuối mà cố bật tắt, kéo giấy mạnh tay hay vệ sinh đầu liên tục thường làm máy hỏng nặng hơn, mất thêm thời gian đúng lúc không có thời gian.

Vì sao máy in đang bình thường lại hỏng đúng hôm sự kiện?

Ngày thường máy văn phòng chỉ in vài chục tờ rải rác. Hôm hội nghị, cùng chiếc máy đó phải in liền hàng trăm tờ, nhiều loại giấy khác nhau, phần lớn là trang màu kín nền. Những điểm yếu vốn nằm im bỗng lộ ra cùng lúc.

Giấy và ấn phẩm khác hẳn ngày thường

Chương trình gấp đôi hay dùng giấy dày, bìa poster hay dùng giấy couche bóng, phiếu khảo sát lại là giấy thường mỏng. Đổi qua lại liên tục mà không đổi cài đặt loại giấy trong driver thì máy kéo sai lực, giấy dày trượt, giấy bóng nhòe. Giấy để trong kho sảnh có điều hòa rồi mang ra khu hậu cần ẩm cũng dễ cong mép, kẹt ở đầu vào.

Mực tiêu hao nhanh hơn dự tính

Một tờ chương trình màu kín nền ăn mực gấp nhiều lần một trang chữ. Bình mực trông còn kha khá buổi sáng có thể cạn ngay giữa lô in buổi chiều. Với máy hộp mực, một hộp màu hết là máy dừng hẳn dù các màu khác còn đầy.

Máy chạy liên tục quá lâu

Theo hướng dẫn sử dụng của Epson, khi in liên tục trong thời gian dài, máy tự giảm tốc để bảo vệ cơ cấu bên trong khỏi quá nhiệt; máy vẫn in tiếp được, muốn về tốc độ bình thường thì để máy nghỉ, và tắt nguồn không giúp nhanh hơn. Hiện tượng máy nóng, in chậm khi in nhiều được giải thích kỹ ở bài máy in phun nóng, in chậm khi in số lượng lớn.

Xử lý tại chỗ khi máy đang in dở tài liệu hội nghị

Mục tiêu lúc này là cứu lô in, không phải sửa máy. Làm theo thứ tự dưới đây, xong bước nào máy chạy lại thì dừng ở bước đó và in tiếp phần còn thiếu.

1. Hủy lệnh in đang treo trên máy tính, ghi lại số trang đã in xong để không in trùng.
2. Nhìn màn hình hoặc đèn trên máy, chụp lại thông báo lỗi bằng điện thoại trước khi làm gì khác.
3. Nếu kẹt giấy: tắt máy bằng nút nguồn, kéo tờ giấy từ từ theo chiều giấy đi, kiểm tra còn mẩu giấy rách bên trong không.
4. Nếu nhạt hoặc mất màu: xem mức mực, châm hoặc thay mực màu bị thiếu, in một trang mẫu kiểm tra đầu phun.
5. Nếu mẫu kiểm tra đứt nét: chạy vệ sinh đầu phun một lần, in lại mẫu; không chạy liên tiếp nhiều lần.
6. Nếu hàng đợi treo vì file nặng: xuất lại PDF ở chất lượng in văn phòng, chia lệnh mỗi lần vài chục trang.
7. Đổi đúng loại giấy trong driver trước mỗi lô: giấy thường cho phiếu khảo sát, giấy dày hoặc giấy ảnh cho bìa, poster.

Nếu vẫn còn nhiều trang cần in, hãy chuyển phần chữ đen trắng sang một máy laser hay máy văn phòng khác, để máy phun màu chỉ lo phần ảnh và bìa.

Với poster A3 bị sọc như trong ảnh dưới, đừng in lại cả xấp ngay. In thử một tờ A4 có nhiều mảng màu, nhìn dưới đèn sáng để chắc sọc đã hết rồi mới quay lại khổ lớn.

Các mẹo riêng cho poster khổ lớn in sát giờ, như chọn chế độ in và giấy để tránh in hỏng tờ cuối, đã có trong bài in poster A3 cho sự kiện gấp, ở đây chỉ nhắc lại phần liên quan đến máy.

Checklist chuẩn bị máy in trước ngày hội nghị

Phần lớn sự cố trong bảng trên có thể tránh nếu dành một buổi kiểm tra máy trước sự kiện. Danh sách dưới đây viết cho người phụ trách hậu cần, không cần biết kỹ thuật.

• In thử trọn một bộ tài liệu: một chương trình, một poster, một phiếu khảo sát, đúng loại giấy sẽ dùng.
• Kiểm tra mức mực từng màu, chuẩn bị sẵn mực dự phòng đúng mã cho máy, đặt ngay cạnh máy.
• Mua giấy dư, cất trong túi kín, chỉ bóc gói khi chuẩn bị in.
• Dàn trang xong trước, xuất thành PDF đã gộp ảnh, đặt tên file theo thứ tự in.
• Chia khối lượng in thành nhiều đợt, in phần ít thay đổi trước, để lại phần hay sửa nội dung cho sau cùng.
• Chuẩn bị phương án dự phòng: máy thứ hai đã cài driver sẵn, hoặc một tiệm in quen gần địa điểm.
• Lưu số điện thoại kỹ thuật vào nhóm hậu cần, kèm model máy để báo nhanh khi cần.

Thẻ đeo, thẻ tên cho đại biểu là phần việc khác, hay làm ở khách sạn nơi đoàn lưu trú; cách in thẻ hàng loạt không lệch ô có ở bài khách sạn in thẻ đeo cho đoàn khách.

Sơ đồ chia lệnh in cho một ngày sự kiện

Cách an toàn nhất là không dồn mọi thứ vào một lệnh in khổng lồ. Chia theo loại ấn phẩm, mỗi loại một lô, sau mỗi lô dừng lại kiểm tra một tờ.

Thứ tự in nên theo

In phiếu khảo sát và tài liệu chữ trước vì ít hỏng, dễ chuyển sang máy khác. Tiếp đến chương trình màu, rồi poster A3 sau cùng khi máy đã ổn định và mực đã được châm đầy. Thứ tự này giúp phần hỏng nếu có chỉ rơi vào lô cuối, dễ in bù.

Kiểm tra giữa các lô

Giữa hai lô, rút một tờ ra xem dưới đèn: chữ nhỏ có rõ, mảng màu có sọc, mép giấy có dính mực không. Chỉ mất một chút thời gian nhưng tránh được cảnh in xong cả xấp mới phát hiện thiếu màu từ giữa chừng.

Khi nào nên gọi kỹ thuật đến tận nơi

Gọi thợ khi những gì bạn thấy vượt qua phạm vi gỡ giấy, châm mực và vệ sinh đầu một lần. Với sự kiện ở khu Mỹ Đình, báo sớm giúp kỹ thuật kịp mang đúng linh kiện, mực cho model của bạn.

• Giấy rách kẹt sâu phía sau trục, nhìn thấy mà không lấy ra được bằng tay.
• Vệ sinh đầu phun đã một hai lần, mẫu kiểm tra vẫn đứt nét đúng một màu.
• Máy báo đệm mực thải đầy hoặc đèn lỗi nháy liên tục sau khi tắt bật.
• Có tiếng kêu lạch cạch, cụm đầu in chạy không hết hành trình.
• Mực rỉ ra đáy máy hoặc dính lên khay giấy sau khi châm.

Lỗi E-11 trên máy Epson là một ví dụ không nên cố in tiếp: đó là báo đệm mực thải, xem thêm ở bài lỗi E-11 máy in Epson.

Thần Vũ xử lý máy in hỏng cho sự kiện như thế nào

Kỹ thuật Thần Vũ đi từ cơ sở 1 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, gần Mỹ Đình. Ca nào cần thay linh kiện lớn mới mang máy về xưởng, còn lại xử lý ngay tại khu hậu cần để bạn in tiếp.

1. Tiếp nhận: bạn gửi model máy, ảnh thông báo lỗi và loại ấn phẩm đang in qua điện thoại hoặc Zalo.
2. Kiểm tra tại chỗ: xem đường giấy, đầu phun, mức mực thải, khoanh vùng lỗi.
3. Báo giá trước: nói rõ việc cần làm và chi phí, bạn đồng ý mới làm.
4. Xử lý: gỡ kẹt, thông đầu phun, thay linh kiện hoặc chỉnh lại cài đặt in cho đúng loại giấy.
5. In thử trước mặt bạn bằng chính file tài liệu sự kiện, đạt yêu cầu mới bàn giao.

Ngoài sự kiện, nếu cần sửa máy ở nhà hay văn phòng, xem trang sửa máy in phun màu tại nhà Hà Nội hoặc khu vực sửa máy in phun màu tại Mỹ Đình. Danh mục chung về sửa máy in phun màu có đủ bài theo từng hãng.

Kinh nghiệm từ xưởng khi in ấn phẩm sự kiện

Những lần máy hỏng vào phút chót hiếm khi bất ngờ hoàn toàn. Thường máy đã có dấu hiệu từ trước: một màu hơi nhạt, vài lần kẹt giấy, đèn mực thải đã cảnh báo. Người phụ trách bận việc khác nên bỏ qua, đến hôm in dồn thì mọi thứ cùng lên tiếng.

Một kinh nghiệm khác: đừng thử loại giấy mới lần đầu vào đúng hôm sự kiện. Giấy bìa đẹp đến mấy mà máy kéo không vào thì cũng vô ích. Mua trước vài tờ, in thử trên đúng máy sẽ dùng, thấy ổn rồi mới đặt số lượng.

Câu hỏi thường gặp

Máy in tài liệu hội nghị bị chậm dần có phải sắp hỏng không?

Chưa chắc. Nhiều máy phun tự giảm tốc khi in liên tục để tránh quá nhiệt, vẫn in đúng chất lượng. Cho máy nghỉ hoặc chia việc sang máy khác. Nếu chậm kèm tiếng kêu lạ hay báo lỗi thì mới cần kiểm tra.

In chương trình sự kiện màu nên chọn giấy nào?

Chọn giấy máy của bạn hỗ trợ theo hướng dẫn của hãng và đặt đúng loại giấy trong driver. Giấy quá dày so với khay dễ kẹt, giấy bóng chọn sai chế độ thì nhòe. In thử một tờ trước khi in cả lô.

Đang in poster A3 thì hết mực màu, có in tiếp được không?

Châm hoặc thay đúng màu bị hết, in mẫu kiểm tra đầu phun, ổn rồi in lại từ trang bị nhạt. Không nên in tiếp khi máy báo hết mực, vì đầu phun chạy khô dễ tắc.

File PDF tài liệu hội nghị nặng làm máy in treo thì làm sao?

Hủy lệnh, xuất lại PDF với ảnh giảm độ phân giải phù hợp in văn phòng, rồi chia thành nhiều lệnh nhỏ. Máy in và máy tính xử lý lệnh nhỏ nhanh hơn, lỗi giữa chừng cũng chỉ mất ít trang.

In phiếu khảo sát số lượng lớn nên dùng máy nào?

Phiếu khảo sát chủ yếu là chữ đen trắng, nên giao cho máy laser hoặc máy văn phòng có khay lớn. Máy phun màu để dành cho chương trình, poster để giảm tải và giữ mực màu.

Thợ có đến sửa máy in tại địa điểm tổ chức sự kiện không?

Có. Kỹ thuật đến tận nơi trong nội thành, kiểm tra và báo giá trước khi sửa. Gửi trước model máy và ảnh lỗi qua Zalo để kỹ thuật chuẩn bị đúng mực, linh kiện.

Lô tài liệu đang dở mà máy in đứng im, hãy gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn Zalo kèm ảnh thông báo lỗi để được hướng dẫn ngay. Thần Vũ – cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Xem thêm cách liên hệ tại trang liên hệ.