Sửa máy in văn phòng trong tòa nhà Mỹ Đình: chuẩn bị gì trước khi gọi thợ

Máy in đa năng dùng chung trong văn phòng tòa nhà hỏng thì việc nhanh nhất là chụp lại màn hình báo lỗi, giữ tờ in lỗi, ghi model và cách các máy tính đang in (qua mạng hay cáp USB) trước khi gọi. Có đủ bốn thông tin này, kỹ thuật thường đoán được phần lỗi ngay qua điện thoại, mang đúng đồ nghề và hạn chế phải mang máy ra khỏi tòa nhà. Bài này dành cho người phụ trách hành chính ở các văn phòng thuê sàn khu Mỹ Đình, Lê Đức Thọ cần sửa máy in văn phòng trong tòa nhà mà không làm gián đoạn cả phòng.

Máy văn phòng khác máy gia đình ở chỗ nhiều người cùng gửi lệnh, có thêm khay nạp bản gốc tự động (ADF), scan về email hoặc thư mục, và nằm trong tòa nhà có quy định ra vào riêng. Vì vậy chuẩn bị trước cho buổi sửa quan trọng ngang với việc sửa. Phần dưới gồm bảng lỗi hay gặp, danh sách cần chuẩn bị, việc người phụ trách tự làm được và dấu hiệu cần gọi thợ.

Bảng lỗi hay gặp ở máy in đa năng văn phòng tòa nhà

Đối chiếu hiện tượng với bảng, cột cuối giúp bạn biết nên tự làm hay chuẩn bị gọi kỹ thuật.

Lỗi lệnh in kẹt hàng đợi và máy đổi địa chỉ mạng đã có bài riêng: máy in mạng văn phòng Keangnam bị kẹt hàng đợi, đổi IP. Bài này tập trung vào chuẩn bị và phân việc khi gọi thợ lên tòa nhà.

Chuẩn bị gì trước khi gọi thợ lên tòa nhà?

Chuẩn bị tốt giúp buổi sửa gọn, ít làm phiền đồng nghiệp và không phải hẹn lần hai chỉ vì thiếu thông tin hay thiếu linh kiện.

Thông tin về máy và cách đang dùng

• Tên hãng và model đầy đủ, thường in trên nắp trước hoặc tem phía sau máy.
• Máy được in qua mạng có dây, Wi-Fi hay cáp USB nối một máy tính rồi chia sẻ.
• Khoảng bao nhiêu người dùng chung, thường in loại giấy gì, có in màu nhiều không.
• Lỗi bắt đầu từ khi nào, có trùng với lần mất điện, đổi mạng, chuyển chỗ đặt máy hay không.

Ảnh màn hình, đèn lỗi và tờ in lỗi

Chụp rõ màn hình hoặc cụm đèn đang báo, cả dòng chữ lẫn mã nếu có. Giữ lại tờ in lỗi, tờ bị kẹt hoặc tờ bị sọc, đừng vứt đi. Nếu máy còn in được, in thêm một trang trạng thái mạng và một mẫu kiểm tra đầu phun từ menu bảo trì của máy. Gửi các ảnh này qua Zalo trước khi kỹ thuật đi để họ mang đúng linh kiện.

Thủ tục ra vào tòa nhà

Mỗi tòa nhà có quy định riêng cho người ngoài và cho việc mang thiết bị ra vào. Hỏi lễ tân hoặc ban quản lý tòa nhà trước: có cần đăng ký tên người đến, giấy tờ tùy thân, có phải dùng thang hàng khi mang máy hoặc linh kiện lớn không, và có cần phiếu cho phép mang thiết bị ra ngoài nếu phải đưa máy về xưởng. Báo lại các yêu cầu này cho kỹ thuật khi hẹn để không bị dừng ở sảnh.

Việc người phụ trách văn phòng tự làm được an toàn

Những bước sau không cần tháo máy và giải quyết được khá nhiều lỗi thường ngày. Làm theo thứ tự, dừng ở bước nào máy đã chạy lại.

1. Xem màn hình máy, đọc kỹ thông báo; nếu là kẹt giấy, mở đúng nắp máy chỉ dẫn, rút giấy chậm theo chiều đi ra.
2. Kiểm tra khay ADF: gỡ ghim và kẹp giấy khỏi bản gốc, vuốt phẳng mép, không nạp quá vạch giới hạn.
3. Tắt máy bằng nút nguồn, chờ máy tắt hẳn rồi mới bật lại; không rút điện khi máy đang chạy.
4. Nếu cả phòng không in được, in trang trạng thái mạng để xem máy còn kết nối và đang có địa chỉ nào.
5. Trên máy tính, mở hàng đợi in, xóa lệnh đứng đầu đang báo lỗi, rồi in một trang thử.
6. Bản in nhạt, thiếu nét: in mẫu kiểm tra đầu phun, vệ sinh đầu một lần nếu thiếu vạch.
7. Vẫn lỗi: ghi lại những gì đã làm, chụp ảnh và gọi kỹ thuật, dán giấy báo máy đang chờ sửa để đồng nghiệp không gửi thêm lệnh.

Nếu văn phòng mới chuyển chỗ hay thêm nhân viên và cần nối máy đa năng cho nhiều máy tính, cách làm từng bước có trong bài kết nối máy đa năng cho nhiều máy tính qua mạng LAN.

Lỗi theo thời điểm: sau kỳ nghỉ, cuối tháng, đầu quý

Văn phòng có nhịp in khá đều, nên lỗi cũng hay dồn vào vài thời điểm quen thuộc. Biết trước giúp người phụ trách chủ động hơn.

Sau kỳ nghỉ dài: tắc đầu, mất kết nối

Máy phun để nhiều ngày không in, nhất là phòng tắt điều hòa và độ ẩm thay đổi, đầu phun dễ khô vài tia. Sau nghỉ lễ, tòa nhà cũng hay cắt điện bảo trì, máy bật lại có thể không vào mạng như cũ. Ngày đầu đi làm, nên in mẫu kiểm tra và trang trạng thái mạng trước khi mọi người gửi lệnh.

Cuối tháng: kẹt giấy và ADF

Hồ sơ thanh toán, hợp đồng, chứng từ in và scan dồn vào cuối tháng. Bản gốc có ghim, giấy than, giấy nhiều kích thước làm ADF kẹt và kéo xiên. Tách riêng giấy khác khổ để scan trên mặt kính. Khi bản gốc bị cuốn sâu trong ADF, đọc bài máy in phun kẹt giấy trong bộ nạp tự động ADF trước khi kéo mạnh.

Scan về email hoặc thư mục ngừng chạy

Lỗi này thường xảy ra sau khi công ty đổi mật khẩu email, đổi máy chủ thư hoặc đổi tên thư mục chia sẻ, chứ ít khi do máy hỏng. Tên menu cài đặt khác nhau theo hãng, nên người quản trị mạng và kỹ thuật máy in cần phối hợp để nhập lại thông tin trên máy.

Kinh nghiệm từ xưởng: nhiều cuộc gọi "máy in văn phòng hỏng" thật ra là máy đang báo kẹt một mẩu giấy nhỏ trong khe sau, hoặc lệnh in lỗi chặn hàng đợi. Ngược lại, máy kêu lạch cạch khi kéo giấy hay ADF làm rách giấy liên tục là hỏng cơ thật, càng thử càng nặng thêm. Việc ghi lại "đã làm gì, lỗi ra sao" giúp phân biệt hai trường hợp này rất nhanh.

Khi nào văn phòng nên gọi kỹ thuật?

Người phụ trách nên dừng tự xử lý và gọi khi gặp những dấu hiệu dưới đây, vì đó là lỗi bên trong máy hoặc cần cấu hình lại trên máy.

• Kẹt giấy lặp lại ngay cả với ream giấy mới, hoặc nghe tiếng bánh răng trượt, tiếng rít khi kéo giấy.
• ADF kéo nhiều tờ cùng lúc, làm nhăn rách bản gốc dù đã vuốt phẳng và gỡ ghim.
• Máy không vào lại mạng sau khi khởi động, trang trạng thái mạng báo không kết nối.
• Màn hình báo cùng một mã lỗi ngay sau mỗi lần bật, hoặc báo bộ thấm mực thải đến hạn.
• Bản in mất hẳn một màu sau hai lần vệ sinh đầu, hoặc có vệt bẩn lặp lại ở cùng vị trí.

Văn phòng trong các tòa nhà khu Mỹ Đình, Lê Đức Thọ, Nam Từ Liêm có thể gọi kỹ thuật lên tận sàn qua trang sửa máy in phun tận nơi khu Từ Liêm. Văn phòng ở quận khác xem trang sửa máy in phun tận nơi tại Hà Nội.

Sửa ngay tại văn phòng hay mang máy về xưởng?

Đa số lỗi mạng, kẹt giấy, vệ sinh đầu phun, thay con lăn kéo giấy có thể làm tại chỗ, ngay cạnh vị trí đặt máy. Máy cần mang về khi phải tháo sâu cụm đầu phun, thay bo mạch hoặc cần chạy thử lâu để kiểm tra lỗi chập chờn.

• Sửa tại chỗ: chuẩn bị một khoảng trống bên cạnh máy, tấm lót cho linh kiện tháo ra, ổ điện gần.
• Mang về xưởng: hỏi ban quản lý tòa nhà về phiếu mang thiết bị ra ngoài trước khi hẹn.
• Trong thời gian máy vắng, thống nhất một máy tạm hoặc nơi in tạm cho tài liệu gấp.

Máy đặt ở phòng nóng, gần cửa sổ hay khu áp mái dễ khô mực và cong giấy hơn; điểm cần để ý được nói trong bài máy in phòng nóng ở văn phòng nhà phố. Nếu văn phòng còn làm thêm dịch vụ in màu cho khách, tham khảo bài nhà sách, văn phòng phẩm in màu lấy ngay.

Thần Vũ xử lý máy in văn phòng như thế nào?

Với văn phòng dùng chung, mục tiêu là cả phòng in lại được sớm và người phụ trách nắm rõ đã sửa gì. Quy trình gồm năm bước:

1. Tiếp nhận: bạn gọi hoặc nhắn Zalo, gửi model, ảnh màn hình lỗi, tờ in lỗi và cách máy đang kết nối.
2. Kiểm tra tại văn phòng: đường giấy, ADF, đầu phun, kết nối mạng và lệnh in từ vài máy tính.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi và việc cần làm, văn phòng đồng ý rồi mới sửa.
4. Xử lý: gỡ kẹt, thay con lăn, thông đầu phun, cài lại kết nối và kiểm tra scan theo thông tin quản trị cung cấp.
5. In thử trước mặt bạn: in, copy, scan thử từ máy tính của nhân viên để chắc mọi người dùng được.

Kỹ thuật đi từ cơ sở 1 (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần tháo sâu hay thay linh kiện lớn sẽ mang về xưởng Phú Diễn sau khi văn phòng làm xong thủ tục với tòa nhà. Các lỗi máy phun khác được tổng hợp tại trang sửa máy in phun màu.

Câu hỏi thường gặp

Gọi thợ sửa máy in lên tòa nhà văn phòng cần chuẩn bị gì?

Chuẩn bị model máy, ảnh màn hình lỗi, tờ in lỗi và cách máy đang kết nối. Hỏi trước lễ tân hoặc ban quản lý về thủ tục đăng ký người ra vào và mang thiết bị.

Máy in đa năng văn phòng hỏng có sửa tại chỗ được không?

Phần lớn lỗi kẹt giấy, ADF, mạng, tắc đầu phun sửa tại chỗ được. Chỉ khi phải tháo sâu hoặc thay bo mạch mới cần mang về xưởng.

Cả văn phòng không in được nhưng máy vẫn sáng đèn thì làm gì?

In trang trạng thái mạng để xem máy còn kết nối không, khởi động lại máy và xóa lệnh kẹt trong hàng đợi. Máy vẫn không vào mạng thì gọi kỹ thuật.

Scan về email bỗng báo lỗi có phải máy hỏng?

Thường là không. Hay gặp nhất là do đổi mật khẩu email hoặc đổi thư mục chia sẻ. Người quản trị mạng cung cấp thông tin mới để nhập lại trên máy.

Sau kỳ nghỉ máy in văn phòng in sọc phải làm sao?

In mẫu kiểm tra đầu phun, vệ sinh đầu một lần rồi in lại. Hai lần vẫn mất màu thì dừng, gọi kỹ thuật để tránh tốn mực và làm đầy bộ thấm mực thải.

Người phụ trách hành chính có nên tự tháo máy gỡ giấy kẹt sâu?

Không nên tháo vỏ máy. Chỉ mở các nắp mà màn hình chỉ dẫn và rút giấy theo chiều đi ra. Giấy rách nằm sâu bên trong nên để kỹ thuật lấy.

Máy in văn phòng đang kẹt giấy, mất kết nối mạng hay ADF làm rách bản gốc? Gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, gửi ảnh màn hình lỗi qua Zalo để kỹ thuật chuẩn bị đúng đồ. Địa chỉ: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội; xem thêm trang liên hệ.