Máy in khách sạn Mỹ Đình in thẻ tên đoàn bị kẹt, lệch ô: chọn giấy, căn ô

Máy in khách sạn in thẻ tên cho đoàn khách hay gặp ba lỗi: giấy cứng kẹt ở khay, chữ trên thẻ lệch khỏi ô khi in nhiều thẻ trên một tờ, và logo đoàn ra sai màu. Đa số không phải máy hỏng mà do khổ giấy, loại giấy hoặc mẫu trộn danh sách chưa khớp nhau, nên việc cần làm trước là in thử một tờ giấy thường, đặt lên tờ giấy thẻ soi ngược sáng để xem lệch ở đâu, rồi mới sửa máy in khách sạn in thẻ tên cho đoàn khách.

Bài này viết cho lễ tân, bộ phận sales và quản lý ca ở các khách sạn quanh khu sân Mỹ Đình, nơi hay đón đoàn thể thao, đoàn hội nghị và phải in thẻ đeo, lịch trình, phiếu ăn hàng loạt. Phần đầu là bảng tra lỗi, tiếp theo là cách tự gỡ ngay tại quầy, sau cùng là checklist trước ngày đoàn đến và dấu hiệu nên gọi kỹ thuật.

Bảng tra lỗi khi in thẻ đeo, lịch trình cho đoàn

Trước khi mở nắp máy, hãy xem lỗi nằm ở máy hay ở file. Lệch ô, sai tên, thiếu dòng gần như luôn do file trộn danh sách. Kẹt giấy, sọc, nhạt màu mới là phần của máy.

Nếu máy báo lỗi bằng đèn hay mã trên màn hình mà bảng không có, hãy chụp lại gửi kỹ thuật thay vì tắt bật nhiều lần.

In thẻ tên hàng loạt từ danh sách đoàn: lệch ô do đâu?

Thẻ tên thường được in bằng cách trộn danh sách khách từ Excel vào mẫu nhiều ô trong Word. Theo hướng dẫn của Microsoft, quy trình nằm ở thẻ Mailings, mục Start Mail Merge, chọn Labels, rồi chọn danh sách người nhận và cập nhật toàn bộ nhãn trước khi in. Sai ở bước nào thì lỗi hiện ra ở đúng chỗ đó trên thẻ.

Lệch đều toàn bộ ô

Tất cả thẻ cùng lệch về một phía một khoảng như nhau thường do lề máy in hoặc vị trí đặt giấy. Kéo thanh gạt giấy sát mép, in lại; nếu vẫn lệch đều, chỉnh lề trong mẫu nhãn một chút theo hướng ngược lại.

Lệch tăng dần xuống cuối trang

Ô trên cùng đúng mà ô cuối lệch nhiều là dấu hiệu tỉ lệ in bị co giãn hoặc khổ giấy trong file khác khổ giấy trong driver. Kiểm tra cùng là A4, tắt chế độ vừa khít trang trong hộp thoại in. Cũng có thể giấy trượt khi kéo, hay gặp với giấy cứng bề mặt bóng.

Sai tên, thiếu thẻ

Danh sách có dòng trống, cột họ tên tách đôi, hay có người bị nhập hai lần thì thẻ in ra sẽ sai theo. Lọc lại danh sách trong Excel trước, sau đó xem trước nhãn trong Word, đếm số thẻ khớp số khách mới bấm in.

Giấy cứng, giấy bìa cho thẻ đeo: chọn và nạp thế nào cho máy không kẹt

Máy in phun văn phòng ở quầy lễ tân được thiết kế chủ yếu cho giấy thường. Giấy bìa dày hơn vẫn in được nếu nằm trong giới hạn hãng ghi cho model đó, nhưng phải nạp đúng cách. Định lượng tối đa và số tờ mỗi lần nạp khác nhau theo máy, nên hãy tra mục loại giấy hỗ trợ trong hướng dẫn sử dụng của chính model ở quầy.

• Nạp từng ít tờ một lần thay vì cả xấp, kéo thanh gạt vừa chạm mép giấy.
• Chọn loại giấy dày hoặc giấy ảnh phù hợp trong driver, không để mặc định giấy thường.
• Giữ giấy phẳng: giấy để cạnh cửa sổ hoặc điều hòa dễ cong mép, cong là kẹt.
• Không in tràn lề lên giấy cứng nếu không cần, mép thẻ cắt sau sẽ gọn hơn.
• Với decal hoặc giấy dán, xem thêm cách tránh kẹt ở bài decal giấy A4 bị kẹt máy in phun.

Máy đặt dưới quầy như trong ảnh hay bị vướng: khay ra giấy không mở hết, tờ giấy cứng đi ra chạm cạnh tủ, bị đẩy ngược vào trong. Kéo máy ra sát mép, chừa khoảng trống phía trước khay ra trước khi in lô thẻ.

Lễ tân tự xử lý tại quầy theo các bước an toàn

Các bước dưới đây không cần dụng cụ và không mở vỏ máy. Làm theo thứ tự, máy chạy lại ở bước nào thì dừng ở bước đó.

1. Hủy lệnh in trên máy tính lễ tân, ghi lại đã in đến thẻ của khách nào.
2. Kẹt giấy: tắt máy bằng nút nguồn, rút tờ giấy từ từ theo chiều giấy đi, soi xem còn mẩu rách bên trong không.
3. Lệch ô: in một tờ giấy thường, đặt chồng lên tờ giấy thẻ soi ngược sáng, chỉnh lề hoặc khổ giấy rồi in lại.
4. Màu logo sai: in mẫu kiểm tra đầu phun, đứt nét thì vệ sinh đầu một lần, châm mực nếu một màu đã thấp.
5. Máy không nhận lệnh: kiểm tra dây cáp hoặc Wi-Fi, chọn lại đúng tên máy in, xóa các lệnh cũ trong hàng đợi.
6. In tiếp phần còn thiếu theo danh sách đã ghi, không in lại từ đầu.

Ca tối thường chỉ có một hai người trực, nên hãy dán sơ đồ các bước này cạnh máy in để người trực đêm làm theo khi đoàn cần in gấp thẻ bổ sung.

Checklist trước ngày đoàn đến

Thẻ đeo, lịch trình và phiếu ăn thường được in dồn vào tối trước ngày đoàn nhận phòng. Chuẩn bị trước giúp tránh phải in lại cả lô giữa đêm.

• Xin danh sách đoàn sớm, thống nhất cột họ tên, chức danh, đơn vị trong Excel.
• Làm mẫu thẻ có logo đoàn, in thử một tờ giấy thường để căn ô, rồi một tờ giấy thẻ thật.
• Kiểm tra logo in ra có đúng màu đoàn gửi không, nhờ trưởng đoàn xác nhận bản in thử.
• Mua giấy thẻ dư, cất trong túi kín, kèm dây đeo và vỏ thẻ đủ số lượng.
• Kiểm tra mức mực, để sẵn mực dự phòng đúng mã cạnh máy lễ tân.
• Ghi lại cách in vào một tờ hướng dẫn ngắn cho ca tối.

Khách sạn mini hay homestay một người trực có cách bố trí máy khác, xem bài máy in lễ tân homestay phố cổ. Nếu đoàn đến dự hội nghị và cần in tài liệu, chương trình, phần đó có ở bài in ấn phẩm sự kiện ở Trung tâm Hội nghị Quốc gia.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Lễ tân không nên mở máy hay thử lại quá nhiều khi những dấu hiệu sau xuất hiện, đặc biệt vào buổi tối khi đoàn đã đứng chờ thẻ. Khách sạn khu Mỹ Đình gọi kỹ thuật sớm, nói rõ model và triệu chứng, giúp kỹ thuật chuẩn bị đúng thứ cần mang theo.

• Giấy cứng gãy gập bên trong, nhìn thấy nhưng không kéo ra được bằng tay.
• Đã in thử giấy thường đúng ô nhưng giấy thẻ vẫn trượt lệch mỗi tờ một kiểu: con lăn kéo giấy có thể đã mòn.
• Logo vẫn sai màu sau một lần vệ sinh đầu và mực các màu còn đủ.
• Máy báo đệm mực thải, đèn lỗi nháy liên tục, có tiếng kêu khi khởi động.
• Máy in lễ tân tắt ngang hoặc không lên nguồn vào buổi tối.

Thần Vũ xử lý máy in khách sạn như thế nào

Kỹ thuật Thần Vũ đi từ cơ sở 1 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, gần khu Mỹ Đình. Đa số lỗi kéo giấy, đầu phun, kết nối được xử lý ngay tại quầy; máy cần thay linh kiện lớn mới đưa về xưởng.

1. Tiếp nhận: khách sạn gửi model máy, ảnh lỗi và loại thẻ đang in qua điện thoại hoặc Zalo.
2. Kiểm tra: xem con lăn kéo giấy, đầu phun, mực thải và cài đặt driver trên máy tính lễ tân.
3. Báo giá trước: nói rõ phần cần làm, khách sạn đồng ý mới tiến hành.
4. Xử lý: gỡ kẹt, vệ sinh hoặc thay con lăn, thông đầu phun, chỉnh lại khổ và loại giấy.
5. In thử ngay mẫu thẻ của đoàn trước mặt lễ tân, đúng ô, đúng màu mới bàn giao.

Ngoài khách sạn, các trang sửa máy in phun màu tại Mỹ Đình, sửa máy in phun màu tại nhà Hà Nội và danh mục sửa máy in phun màu có thêm bài theo từng hãng máy.

Kinh nghiệm từ xưởng với máy in lễ tân

Máy in ở quầy lễ tân phần lớn thời gian chỉ in hóa đơn, phiếu xác nhận bằng giấy thường. Khi có đoàn, máy đột ngột phải kéo giấy cứng, in màu kín logo. Con lăn đã bám bụi giấy lâu ngày lúc này mới lộ ra trượt giấy, và đầu phun ít in màu dễ tắc ở đúng màu cần cho logo.

Vì vậy, trước mùa đoàn thể thao, hội nghị, hãy in vài trang màu để đầu phun làm việc đều. Nhiều lỗi lệch ô được giải quyết chỉ bằng việc lau con lăn và dùng giấy phẳng. Những thẻ có ảnh hoặc cần ép dẻo kỹ hơn, có thể tham khảo cách làm voucher, thẻ khách ở bài spa in voucher, thẻ khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

Máy in khách sạn in thẻ tên bị lệch ô phải làm sao?

In thử một tờ giấy thường, chồng lên giấy thẻ soi ngược sáng để biết lệch đều hay lệch tăng dần. Lệch đều thì chỉnh lề; lệch tăng dần thì kiểm tra khổ giấy và tắt co giãn trang trong hộp thoại in.

In thẻ đeo cho đoàn từ danh sách Excel làm thế nào?

Dùng chức năng trộn thư của Word: thẻ Mailings, Start Mail Merge, chọn Labels, chọn danh sách Excel làm người nhận, cập nhật toàn bộ nhãn rồi xem trước. Đếm số thẻ khớp số khách mới in.

Máy in lễ tân kẹt giấy cứng có tự lấy ra được không?

Được nếu tờ giấy còn nhìn thấy và nguyên. Tắt máy, kéo từ từ theo chiều giấy đi. Giấy gãy gập bên trong hoặc rách thành nhiều mảnh thì nên để kỹ thuật lấy ra.

Vì sao logo đoàn in ra khác màu file gốc?

Có thể một màu mực đang thấp, đầu phun tắc một phần hoặc chọn sai loại giấy trong driver. In mẫu kiểm tra đầu phun trước, sau đó chọn đúng loại giấy và in thử một thẻ.

Thẻ đeo vừa in đã bị lem khi cho vào vỏ nhựa thì sao?

Mực chưa khô hẳn. Để thẻ khô rời từng tờ, không xếp chồng, rồi mới cắt và cho vào vỏ. Giấy bóng khô chậm hơn giấy mờ, nên cần để lâu hơn.

Máy in lễ tân hỏng buổi tối có thợ đến không?

Gọi hotline để kỹ thuật hỏi triệu chứng, hướng dẫn tạm và hẹn đến kiểm tra tận nơi. Trong lúc chờ, có thể in tạm thẻ trên giấy thường rồi in lại bản đẹp sau.

Đoàn sắp nhận phòng mà máy in thẻ còn kẹt giấy hay lệch ô, gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc gửi ảnh thẻ lỗi qua Zalo để kỹ thuật xem trước. Thần Vũ – cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Thông tin khác ở trang liên hệ.