Máy in ban quản lý chung cư Linh Đàm tắc mực: cách in thông báo A3

Máy in ở văn phòng ban quản lý tòa nhà hay tắc mực vì nhịp dùng thất thường: có tuần in dồn thông báo, phiếu thu, biên bản họp, có tuần không ai bật máy. Khi thông báo màu in ra nhạt hay mất nét, hãy chạy mẫu kiểm tra đầu phun và làm sạch đầu in theo menu bảo trì trước. Còn cần thông báo A3 mà máy in ban quản lý chung cư chỉ in được A4 thì dùng chế độ in ghép nhiều tờ có sẵn trong driver, không cần mua máy mới ngay.

Bài dành cho nhân viên ban quản lý, ban quản trị các tòa nhà ở Linh Đàm đang tự in thông báo dán bảng tin, phiếu thu phí, biên bản họp cư dân và scan hồ sơ. Nội dung gồm bảng lỗi theo từng việc in, cách in thông báo A3 trên máy A4, cách phân công khi nhiều người dùng chung, lịch in giữ đầu phun và những dấu hiệu nên để kỹ thuật xem.

Bảng lỗi máy in theo từng việc của ban quản lý

Văn phòng tòa nhà in không nhiều nhưng in vào những lúc không lùi được: thông báo cắt nước, lịch bảo trì thang máy, giấy mời họp. Tra nhanh theo việc đang làm dở:

Thông báo nhạt màu sau những tuần ít in

Mực trong máy phun bình mực chỉ khô ở lỗ phun khi máy nằm im lâu hoặc bị rút điện lúc đầu in chưa về chỗ. Văn phòng tòa nhà rất hay gặp trường hợp này vì cuối ngày ai đó ngắt cầu dao ổ cắm cả phòng. Hiện tượng, nguyên nhân và cách phục hồi chi tiết có trong bài máy in phun để lâu không dùng bị tắc mực; ở đây chỉ nói cách tổ chức để ban quản lý ít gặp lại.

Lệnh in treo khi nhiều người dùng chung

Một máy in cho cả trưởng ban, kế toán, lễ tân và bảo vệ thì máy tính nào cũng cài driver, có máy cài cả bản cũ. Khi một lệnh lỗi đứng đầu hàng đợi, mọi lệnh sau đều đứng theo. Cách gọn nhất là hủy hết lệnh trong hàng đợi trên máy tính gửi lỗi, tắt bật máy in rồi in lại từ một máy.

In thông báo A3 dán bảng tin: máy A3 hay ghép hai tờ A4

Thông báo A3 đọc được từ xa, hợp với bảng tin sảnh và cửa thang máy. Có hai cách làm tùy máy đang có.

Dùng máy in khổ A3

Nếu tòa nhà in A3 thường xuyên, máy khổ A3 cho bản in liền tấm, không đường nối. Máy A3 cũng cần được in đều tay như máy A4; những lỗi riêng của dòng này như kéo giấy lệch ở khổ lớn, sọc dọc tờ dài được nói trong bài sửa máy in màu A3.

In ghép hai tờ A4 trên máy A4

Một tờ A3 có diện tích đúng bằng hai tờ A4 đặt cạnh nhau theo chiều dài, nên ghép hai tờ là đủ. Driver hãng đều có sẵn chức năng này:

• Epson: tab Main, mục Multi-Page chọn kiểu poster 2x1, bấm Settings để bật Print Cutting Guides cho đường cắt.
• Canon: tab Page Setup, mục Page Layout chọn Tiling/Poster, bấm Specify để chọn Image Divisions và đường Cut/Paste ở lề.
• Thiết kế chữ to, nền trắng, chỉ tô màu tiêu đề; nền màu kín tờ vừa tốn mực vừa lộ đường nối.
• Cắt theo đường dẫn, dán băng dính trong ở mặt sau rồi mới đưa lên bảng tin.

Canon lưu ý bản in phóng to theo cách này có thể hơi thô; với thông báo chữ to, mắt thường gần như không thấy khác biệt.

Máy đơn năng hay đa năng cho văn phòng tòa nhà

Ban quản lý vừa in thông báo vừa phải scan hồ sơ cư dân, hợp đồng, biên bản có chữ ký. Vì vậy máy đa năng có chức năng scan thường tiện hơn máy chỉ in. Nếu đang cân nhắc thay máy, xem so sánh trong bài máy in màu đơn năng hay đa năng. Khi scan hồ sơ, chọn mức phân giải dành cho văn bản thay vì mức ảnh để file nhẹ, dễ gửi qua email và lưu trữ.

Máy đặt ở góc phòng ban quản lý nên kê trên bàn chắc, cách xa cửa ra vào sảnh để tránh bụi và hơi ẩm khi trời nồm. Giấy in, nhất là ram A3, cất trong tủ hồ sơ kín, không để sát tường ẩm.

Nhiều người dùng chung: phân công và lịch in giữ đầu phun

Máy tắc mực ở văn phòng tòa nhà phần lớn không phải do máy kém mà do không ai chịu trách nhiệm. Chỉ cần thống nhất vài quy ước:

• Giao một người phụ trách máy in: đổ mực, kiểm tra đầu phun, liên hệ kỹ thuật.
• Mỗi tuần người phụ trách in một trang có đủ các màu, kể cả tuần không có thông báo.
• Cuối ngày tắt máy in bằng nút nguồn rồi mới ngắt ổ điện cả phòng.
• Ghi sổ nhỏ cạnh máy: ngày đổ mực, ngày làm sạch đầu in, lỗi gặp phải.
• Giữ dự phòng mỗi màu một chai mực cùng mã; không đổ lẫn mực khác loại.
• Cài driver bản hãng trên các máy tính hay in, gỡ bản cũ để hàng đợi không kẹt.

Các bước tự xử lý trước khi gọi kỹ thuật

Đi lần lượt từng bước, đạt ở bước nào thì in tiếp từ đó. Không lật nghiêng máy bình mực khi kiểm tra.

1. Xóa toàn bộ lệnh trong hàng đợi trên máy tính, tắt máy in bằng nút nguồn, bật lại.
2. Rút giấy trong khay, thay bằng ram mới và xòe nhẹ các tờ cho rời nhau.
3. Soi mực trong từng bình, bình nào xuống thấp thì châm thêm đúng mã.
4. Chạy mẫu kiểm tra đầu phun, đánh dấu ô màu bị gãy nét.
5. Làm sạch đầu in một lượt rồi chạy mẫu lại. Theo hướng dẫn của Epson, sau ba lượt không cải thiện thì dừng hẳn, cho máy nghỉ hết đêm rồi mới thử lại.
6. Mẫu đã đủ nét: in thử một thông báo A4, rồi mới in bản A3 ghép hoặc in số lượng.
7. Scan lỗi: lau kính bằng khăn mềm khô, chọn lại máy trong phần mềm scan của hãng.

Checklist trước đợt in cao điểm của tòa nhà

Ban quản lý thường in dồn vào kỳ thu phí, trước hội nghị cư dân, trước Tết và mỗi khi có lịch bảo trì lớn. Kiểm tra trước vài ngày:

• Chạy mẫu kiểm tra đầu phun, in thử một thông báo màu và một bản ghép A3.
• Đếm giấy A4, A3 còn lại; mở ram mới trong tủ kín, không để ram mở sẵn ngoài phòng.
• Lưu sẵn mẫu thông báo, mẫu phiếu thu trên máy tính của người phụ trách.
• Thử scan một bộ hồ sơ để chắc phần mềm còn nhận máy.
• Kiểm tra cảnh báo bộ thấm mực thải trên phần mềm máy in; nếu đã báo sắp đầy thì gọi kỹ thuật trước đợt in.

Cư dân trong tòa cũng hay gặp máy in gia đình bị ẩm, gỉ trục, thông tin có trong bài máy in gia đình ở chung cư bị ẩm; còn hộ kinh doanh online in đơn mỗi tối có bài riêng về in đơn hàng, tem cho shop online.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Các bước trên giải quyết được phần lớn tình huống tắc nhẹ và kẹt giấy. Gọi kỹ thuật khi thấy:

• Màu đỏ của tiêu đề thông báo vẫn mất sau ba lượt làm sạch và một đêm nghỉ.
• Màu vừa lên được vài ngày lại mất, nhìn thấy đoạn khí dài trong ống dẫn mực.
• Máy kéo giấy lệch ở mọi ram giấy, kể cả ram mới.
• Có mực đọng dưới đáy máy hoặc thấm ra mặt bàn.
• Phần mềm máy in báo bộ thấm mực thải đã đầy, máy dừng in.
• Máy đa năng in được nhưng bộ phận scan kêu lạ hoặc không chạy.

Ban quản lý các tòa ở Linh Đàm có thể hẹn kỹ thuật đến xem máy ngay tại văn phòng tòa nhà; cơ sở gần nhất là Cơ sở 3 ở Ngõ 58 Hoàng Đạo Thành, Thanh Xuân. Nên chụp mẫu kiểm tra đầu phun và màn hình báo lỗi gửi trước để kỹ thuật chuẩn bị đúng vật tư.

Thần Vũ xử lý máy in văn phòng tòa nhà thế nào

Kỹ thuật làm việc với người phụ trách máy in của ban quản lý, theo năm bước:

1. Tiếp nhận: ghi lại lỗi, xem ảnh mẫu kiểm tra và thông báo in hỏng.
2. Kiểm tra: đầu phun, ống dẫn, bộ thấm mực thải, đường giấy A4 và A3, kết nối của các máy tính trong phòng.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi và phương án, sửa tại văn phòng hay mang về xưởng.
4. Sửa khi ban quản lý đồng ý: thông tắc, thay linh kiện, dọn hàng đợi và driver trên các máy tính.
5. In thử trước mặt người phụ trách: thông báo màu, phiếu thu, một bản A3 ghép hoặc A3 liền tấm, một lần scan.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); thông tin thêm ở trang sửa máy in phun Mỹ Đình và sửa máy in phun màu tận nơi Hà Nội. Máy cần thay đầu phun hoặc cụm kéo giấy được mang về xưởng Phú Diễn, có biên nhận cho ban quản lý.

Kinh nghiệm từ xưởng

Máy của văn phòng tòa nhà về xưởng thường không hỏng nặng, mà tắc vì bị ngắt điện cả phòng mỗi tối khi đầu in chưa về vị trí. Chỉ cần thói quen tắt bằng nút nguồn trước khi ngắt cầu dao là đỡ hẳn.

Đừng làm sạch đầu in liên tục trước ngày dán thông báo

Làm sạch nhiều lượt liền nhau đẩy mực ra bộ thấm, làm bộ thấm nhanh đầy và đầu phun không tốt lên. Cho máy nghỉ giữa các lượt hiệu quả hơn bấm thêm.

Câu hỏi thường gặp

Máy in ban quản lý ít dùng bị tắc thì làm sao?

Chạy mẫu kiểm tra đầu phun, làm sạch một lượt và chạy lại mẫu. Ba lượt chưa lên thì cho máy nghỉ hết đêm; vẫn mất màu thì gọi kỹ thuật.

Không có máy A3 thì in thông báo A3 dán bảng tin thế nào?

Dùng chế độ poster trong driver: Epson chọn Multi-Page kiểu 2x1, Canon chọn Tiling/Poster. Máy in thành hai tờ A4, cắt theo đường dẫn rồi dán lại.

In thông báo màu bị nhạt có phải hết mực không?

Chưa chắc. Bình còn mực mà vẫn nhạt thường do đầu phun khô hoặc chọn chế độ nháp. Chạy mẫu kiểm tra để biết màu nào yếu.

Nhiều người dùng chung một máy in nên quản lý ra sao?

Giao một người phụ trách, in một trang màu mỗi tuần, ghi sổ đổ mực, tắt máy bằng nút nguồn trước khi ngắt điện và cài một bản driver thống nhất.

Máy in văn phòng ban quản lý tắc mực có sửa tại chỗ được không?

Tắc nhẹ, kẹt giấy, lỗi driver thường xử lý ngay tại văn phòng. Tắc nặng cần ngâm đầu phun hoặc thay linh kiện thì mang về xưởng.

Giấy để lâu trong kho có ảnh hưởng máy in không?

Có. Giấy hút ẩm mùa nồm dễ dính nhau, máy kéo hai tờ hoặc kẹt. Cất giấy trong tủ kín, xòe giấy trước khi nạp và dùng ram mới cho đợt in quan trọng.

Máy in văn phòng tòa nhà đang tắc mực, thông báo màu nhạt hay cần in A3 gấp cho bảng tin? Liên hệ 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369, hoặc gửi ảnh mẫu kiểm tra qua Zalo kỹ thuật Thần Vũ. Cơ sở 1 đặt tại Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, xem bản đồ; các dịch vụ khác có trong mục sửa máy in phun màu.