0983504555
Máy in công ty kế toán mùa quyết toán ở Cầu Giấy: lỗi hay gặp, cách xử lý
Mùa quyết toán, máy in công ty kế toán thường dừng vì bốn chuyện: kẹt giấy khi in hai mặt, khay nạp bản gốc (ADF) kéo hai tờ chứng từ một lúc, máy báo đầy mực thải ngay giữa đợt in báo cáo, và lệnh in treo cứng trong hàng đợi. Việc nên làm trước tiên là xóa hàng đợi, in trang kiểm tra đầu phun và soát lại giấy, mực, mực thải trước khi bắt đầu in bộ hồ sơ lớn.
- Mùa quyết toán máy in hay dừng vì kẹt giấy khi in hai mặt, ADF kéo đôi chứng từ, đầy mực thải và lệnh in PDF treo trong hàng đợi.
- Làm ngay: hủy hết lệnh in, tắt bật máy, gỡ ghim và xòe chứng từ, lau lô kéo, in mẫu kiểm tra đầu phun, có sẵn mực đen và hộp bảo trì dự phòng.
- Cần thợ khi kẹt lặp lại đúng một chỗ, ADF vẫn kéo đôi sau khi lau, máy báo đệm mực thải hết tuổi hoặc vệ sinh đầu vẫn mất màu.
Các văn phòng kế toán, kiểm toán quanh Cầu Giấy thường in dồn trong vài tuần cuối quý và cuối năm: báo cáo tài chính nhiều chục trang, tờ khai, bảng lương, rồi scan cả tập hóa đơn để lưu. Bài này đi từ bảng tra lỗi, các bước tự kiểm tra an toàn, cách chuẩn bị vật tư, đến lúc nên gọi kỹ thuật để không bị lỡ hạn nộp.
Bảng tra lỗi máy in phòng kế toán hay gặp mùa quyết toán
Phần lớn sự cố mùa cao điểm không phải hỏng nặng mà là máy chạy quá tải so với ngày thường. Đọc đúng triệu chứng trong bảng dưới đây giúp biết việc nào tự làm ngay, việc nào nên để thợ.
| Triệu chứng | Nguyên nhân hay gặp | Xử lý ngay |
|---|---|---|
| Kẹt giấy ở mặt sau khi in hai mặt | Giấy mỏng, ẩm, mặt một chưa khô mực; lô kéo bám bụi giấy | Dùng giấy khô, dày vừa, giảm mật độ in, lau lô kéo |
| ADF kéo hai, ba tờ chứng từ cùng lúc | Tờ dính nhau do kim bấm, giấy than, giấy ẩm; tấm tách giấy mòn | Gỡ ghim, xòe giấy, xếp ít tờ hơn; mòn thì thay tấm tách |
| Bản scan lệch, mất mép, có vệt dọc | Chứng từ nhàu, kính scan của ADF bẩn mực bút | Vuốt phẳng, lau dải kính hẹp, chứng từ rách quét trên mặt kính |
| Máy báo hộp bảo trì hoặc đệm mực thải đầy | Nhiều lần vệ sinh đầu phun, in nhiều trang trong thời gian ngắn | Hộp thay được thì thay; dòng dùng đệm cố định thì gọi kỹ thuật |
| Lệnh in đứng yên, máy không nhận lệnh mới | Một tệp PDF lớn bị lỗi, dịch vụ in của Windows treo | Hủy toàn bộ lệnh, khởi động lại máy tính và máy in |
| Bảng số liệu bị đứt nét, chữ nhòe một màu | Đầu phun tắc vài lỗ do để máy nghỉ dịp lễ rồi in dồn | In kiểm tra đầu phun, vệ sinh đầu một đến hai lần |
| Máy tính báo máy in offline qua mạng | Máy in đổi địa chỉ IP sau khi khởi động lại router | In trang cấu hình mạng, cài lại cổng in theo địa chỉ mới |
Nếu cùng lúc gặp hai triệu chứng, ví dụ vừa kẹt giấy vừa mất màu, hãy xử lý đường giấy trước. Giấy kẹt dở dang có thể cọ vào đầu phun và làm bản in kém đi.
Kẹt giấy, ADF kéo đôi và lệnh in treo khi in hồ sơ dày
Ba lỗi này chiếm phần lớn các cuộc gọi trong mùa quyết toán. Chúng có cách nhận biết khá rõ nên người phụ trách hành chính có thể tự xử lý phần lớn trường hợp.
Kẹt giấy khi in hai mặt báo cáo
Khi in hai mặt tự động, tờ giấy đi vào máy, được in mặt trước, rồi kéo ngược lại để in mặt sau. Nếu mặt trước có nhiều bảng tô nền hoặc biểu đồ màu, giấy hút mực và hơi cong, đến lượt quay vào sẽ chạm lô hoặc lệch.
Cách giảm kẹt: chọn đúng loại giấy trong trình điều khiển, bật tùy chọn tăng thời gian chờ khô nếu driver có, bỏ nền xám trong bảng Excel trước khi in, và đừng nạp khay quá vạch giới hạn. Với tập báo cáo rất dày, chia thành nhiều lệnh nhỏ thay vì một lệnh vài trăm trang.
ADF kéo hai tờ, chứng từ lệch
Hóa đơn, phiếu chi thường có ghim bấm, dấu đỏ còn ướt hoặc giấy than mỏng. ADF không phân biệt được hai tờ dính nhau nên kéo cả hai, bản scan bị thiếu trang. Trước khi đặt vào khay, tháo ghim, xòe tập giấy cho tơi, gõ thẳng mép, xếp ít tờ hơn mức tối đa. Phiếu nhỏ, giấy nhiệt, tờ rách thì quét trên mặt kính phẳng.
Nếu đã làm vậy mà vẫn kéo đôi thường xuyên, tấm tách giấy hoặc lô kéo của ADF đã mòn. Đây là linh kiện hao mòn theo số trang scan, thay đúng loại là hết lỗi.
Lệnh in treo trong hàng đợi
Một tệp PDF báo cáo được xuất từ phần mềm kế toán đôi khi có phông chữ hoặc hình nặng, máy tính gửi mãi không xong và chặn các lệnh khác. Mở hàng đợi máy in trên Windows, hủy tất cả lệnh, tắt máy in, khởi động lại máy tính rồi bật máy in. Sau đó in lại tệp lỗi bằng tùy chọn in dưới dạng ảnh trong trình đọc PDF, hoặc in từng phần.
Các bước tự kiểm tra trước khi in bộ hồ sơ quyết toán
Làm các bước dưới đây vào đầu tuần cao điểm, hoặc ngay khi máy bắt đầu có dấu hiệu lạ. Không cần dụng cụ đặc biệt, chỉ cần khăn mềm không xơ và vài tờ giấy trắng.
- Tắt máy bằng nút nguồn, đợi đầu in về vị trí nghỉ rồi mới rút điện. Không rút điện khi máy đang chạy.
- Xóa toàn bộ lệnh trong hàng đợi trên mọi máy tính đang in vào máy này.
- Kiểm tra mức mực trong bình hoặc hộp; châm, thay trước khi mực xuống quá thấp để tránh hút khí vào ống dẫn.
- In mẫu kiểm tra đầu phun. Thiếu nét thì vệ sinh đầu phun một lần, nghỉ một lúc rồi in mẫu lại; không vệ sinh liên tục nhiều lần.
- Mở nắp, soi đường giấy xem có mẩu giấy, ghim bấm, nhãn dán rơi vào không; dùng đèn pin, không chọc dụng cụ kim loại.
- Lau lô kéo của ADF và dải kính scan hẹp bằng khăn ẩm vắt kiệt, để khô rồi mới dùng.
- In thử một trang hai mặt và scan thử năm tờ chứng từ để chắc chắn mọi thứ chạy trước khi in thật.
Nếu máy báo lỗi ngay ở bước đầu, ví dụ không lên nguồn sau khi cắm lại điện, hãy dừng và đọc thêm phần máy in phun không lên nguồn trước khi làm tiếp.
Ghi kết quả mẫu kiểm tra và số trang đã in lên tờ dán cạnh máy để lần sau so lại.
Bảo dưỡng trước mùa và dự phòng vật tư cho phòng kế toán
Cách giữ máy in ổn định mùa quyết toán đơn giản nhất là bảo dưỡng trước khi vào đợt, chứ không chờ máy dừng giữa chừng. Phần này nói về việc cần làm trước kỳ và đồ cần có sẵn trong tủ.
Lịch bảo dưỡng trước kỳ quyết toán
Trước cuối quý vài tuần là lúc phù hợp để vệ sinh tổng thể: làm sạch lô kéo giấy, lau kính và nắp scan, kiểm tra đệm mực thải, in trang trạng thái để xem máy đã chạy bao nhiêu trang. Với máy đa năng dạng EcoTank như EW-M571T, mặt kính và nắp scan bám bụi giấy sẽ để lại vệt xám trên mọi bản scan hóa đơn.
Những văn phòng chạy cả máy in phun lẫn máy HP OfficeJet có thể đọc thêm bài HP OfficeJet Pro cho phòng kế toán in nhiều; bài này không nhắc lại phần riêng của dòng HP.
Chuẩn bị mực, hộp bảo trì, giấy
Đến ngày nộp mới phát hiện hết mực đen hoặc máy báo đầy hộp bảo trì là tình huống rất hay gặp. Nên có sẵn trong tủ:
- Một bộ mực đen dư, vì báo cáo kế toán chủ yếu in chữ đen và bảng số liệu.
- Hộp bảo trì dự phòng nếu máy dùng loại hộp thay được; đọc mã trên hộp đang lắp để mua đúng.
- Giấy A4 cùng một loại, bọc kín trong túi nilon, để cách tường và sàn.
- Khăn mềm không xơ, bình xịt khí khô để làm sạch bụi giấy quanh khay.
- Bản danh sách địa chỉ IP, tên máy in và cáp USB dự phòng để in trực tiếp khi mạng lỗi.
Mực nên dùng đúng mã theo khuyến cáo của hãng cho từng model. Mực không rõ nguồn có thể đổi màu bản in, đóng cặn trong đầu phun và làm vòi phun tắc nặng hơn đúng lúc in nhiều.
Kinh nghiệm từ xưởng với máy in phòng kế toán
Máy mang về xưởng sau mùa quyết toán thường có chung một kiểu: lô kéo phủ một lớp bụi giấy trắng mịn, trong khay có ghim bấm và mẩu giấy nhớ, đệm mực thải gần đầy vì người dùng vệ sinh đầu phun nhiều lần liên tục khi thấy chữ mờ. Nhiều máy không hỏng linh kiện lớn, chỉ cần làm sạch đường giấy và xử lý mực thải là chạy lại bình thường.
Điều dễ bỏ qua nhất là nhiệt độ và độ ẩm. Phòng kế toán hay đóng cửa, bật điều hòa cả ngày, nhưng máy đặt cạnh cửa sổ hoặc ngay dưới cửa gió. Giấy để gần cửa gió bị khô, cong; giấy để ở kho tầng trệt mùa nồm lại hút ẩm. Cả hai đều làm kẹt giấy khi in hai mặt. Đặt máy và giấy ở cùng một chỗ ổn định trong phòng, xa cửa gió, giảm được khá nhiều lỗi vặt.
Khi nào nên gọi kỹ thuật cho máy in phòng kế toán
Gọi thợ khi lỗi đã lặp lại sau các bước tự kiểm tra, hoặc khi dấu hiệu cho thấy linh kiện bên trong có vấn đề:
- Kẹt giấy lặp lại đúng một vị trí với cả giấy mới, đã lau lô kéo mà không hết.
- ADF kéo đôi hoặc không kéo dù tập chứng từ đã gỡ ghim, xòe giấy, xếp ít tờ.
- Máy báo đệm mực thải hết tuổi và không có hộp bảo trì để tự thay.
- Vệ sinh đầu phun hai đến ba lần mà mẫu kiểm tra vẫn mất nguyên một màu.
- Có tiếng lạch cạch, đầu in đi không hết hành trình, đèn báo lỗi chung nháy liên tục.
Trong những trường hợp này, đừng tháo vỏ hay can thiệp phần mềm bảo trì của máy. Kỹ thuật cần kiểm tra trực tiếp, xử lý đúng quy trình của hãng để máy chạy được tiếp cả mùa.
Thần Vũ xử lý máy in phòng kế toán như thế nào
Văn phòng ở Cầu Giấy, Nghĩa Tân, Xuân Thủy gần nhất là cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm), kỹ thuật đi từ đây đến tận văn phòng. Lỗi đường giấy, ADF, mực thải phần lớn làm tại chỗ; máy cần thay linh kiện lớn thì đưa về xưởng Phú Diễn.
- Tiếp nhận: hỏi model, lỗi đang gặp, ảnh màn hình báo lỗi, khối lượng in và hạn nộp của văn phòng.
- Kiểm tra: in trang trạng thái, mẫu kiểm tra đầu phun, soi đường giấy, lô kéo ADF, đệm mực thải.
- Báo giá trước: nói rõ việc nào chỉ cần vệ sinh, linh kiện nào cần thay, máy làm tại chỗ hay mang về xưởng.
- Khách đồng ý mới sửa: xử lý đúng phần hỏng, không thay thêm thứ khách không cần.
- In thử trước mặt khách: in hai mặt, scan tập chứng từ qua ADF, in từ các máy tính trong mạng rồi mới bàn giao.
Văn phòng dùng máy Canon có thể xem bài sửa máy in Canon E4270; máy Epson in mờ, mất nét có bài xử lý Epson tắc đầu phun. Khách ở Long Biên xem sửa máy in Epson tại Long Biên, còn khu Mỹ Đình có trang sửa máy in ở Mỹ Đình. Nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm cùng khu vực có bài riêng: máy in màu cho nhà sách Cầu Giấy.
Câu hỏi thường gặp
Máy in văn phòng kế toán hay kẹt giấy khi in hai mặt, có cần thay lô kéo?
Chưa chắc. Thử giấy khô, dày vừa, bỏ nền màu trong bảng và chia lệnh nhỏ. Vẫn kẹt đúng một chỗ với giấy mới thì mới cần kỹ thuật kiểm tra lô kéo.
Làm sao giữ máy in ổn định mùa quyết toán?
Bảo dưỡng trước kỳ vài tuần, có sẵn mực đen và hộp bảo trì dự phòng, in kiểm tra đầu phun đầu tuần và tách việc scan khối lượng lớn sang lúc khác.
ADF kéo hai tờ hóa đơn một lúc phải làm gì?
Gỡ ghim, xòe giấy, xếp ít tờ, lau lô kéo của ADF. Hóa đơn nhỏ, giấy mỏng nên quét trên mặt kính. Kéo đôi liên tục thì tấm tách giấy đã mòn.
Máy báo đầy mực thải đúng lúc in báo cáo thì còn in tiếp được không?
Thường máy sẽ dừng in để tránh tràn mực. Dòng có hộp bảo trì thì thay hộp mới là in tiếp; dòng dùng đệm cố định cần kỹ thuật thay đệm và xử lý theo quy trình hãng.
Lệnh in báo cáo PDF bị treo, máy không in gì?
Hủy hết lệnh trong hàng đợi, tắt máy in, khởi động lại máy tính. In lại tệp theo từng phần hoặc chọn in dưới dạng ảnh trong trình đọc PDF.
Sửa máy in Cầu Giấy có cần mang máy về xưởng không?
Phần lớn lỗi kẹt giấy, ADF, mực thải xử lý tại văn phòng. Chỉ khi cần thay bo mạch, cụm đầu in hoặc linh kiện lớn mới đưa về xưởng và báo trước cho khách.
Đặt lịch kiểm tra máy in trước kỳ quyết toán
Máy đang kẹt giấy, ADF kéo đôi hay báo mực thải mà hạn nộp đã gần, gọi 0965.305.158 hoặc 024 3992 1369, gửi ảnh màn hình báo lỗi qua Zalo để kỹ thuật biết trước cần mang gì. Cơ sở 1 tại Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm; xem thêm dịch vụ sửa máy in phun của Thần Vũ và địa chỉ các cơ sở.
Chỉ đường
Chỉ đường
Chỉ đường
