Lỗi máy in lễ tân homestay phố cổ: chủ nhà tự xử lý thế nào

Khách đứng chờ ở quầy, cần in phiếu xác nhận đặt phòng hay hóa đơn, mà máy in báo offline hoặc kẹt giấy. Phần lớn lỗi máy in lễ tân homestay rơi vào bốn chuyện chủ nhà tự xử lý được: máy mất kết nối sau khi đổi mật khẩu Wi-Fi, kẹt giấy, hết mực làm đèn nháy, và không biết in hay scan từ điện thoại. Việc đầu tiên nên làm là nhìn đèn hoặc màn hình của máy, kiểm tra máy còn trong mạng Wi-Fi của nhà không, rồi mới tắt bật lại.

Homestay và khách sạn mini ở phố cổ thường do chủ tự vận hành, một người vừa đón khách vừa lo giấy tờ. Máy in đa năng nhỏ đặt ở quầy làm đủ việc: in hóa đơn, phiếu xác nhận, bản đồ chỉ đường, chụp hoặc scan hộ chiếu khách. Bài này gom các lỗi hay gặp thành một bảng tra, hướng dẫn từng thao tác tự làm, cách scan giấy tờ khách mà vẫn giữ bảo mật, và chỉ rõ dấu hiệu nào thì nên gọi thợ.

Bảng tra lỗi máy in ở quầy lễ tân

Bảng dưới đây xếp theo những gì chủ nhà nhìn thấy, không cần biết tên linh kiện. Dòng nào có cột cuối để trống nghĩa là gần như luôn tự làm được.

Nếu homestay có cả máy in thẻ hoặc in danh sách đoàn khách số lượng lớn, phần đó khác hẳn quầy lễ tân nhỏ; bạn có thể tham khảo bài khách sạn in thẻ đeo, danh sách đoàn. Bảng tóm tắt dưới đây là bản rút gọn để dán cạnh máy.

Máy báo offline sau khi đổi mật khẩu Wi-Fi

Đây là lỗi hay gặp nhất ở homestay. Chủ nhà đổi mật khẩu Wi-Fi để khách cũ không dùng nữa, hoặc nhà mạng đến thay modem, thế là máy in mất mạng. Máy in không tự biết mật khẩu mới, nên phải được nối lại.

Vì sao máy in mất kết nối

Máy in lưu tên mạng và mật khẩu cũ. Khi một trong hai thay đổi, máy vẫn bật bình thường, đèn nguồn sáng, nhưng không vào được mạng. Máy tính và điện thoại vẫn còn nhớ máy in trong danh sách, nên chỉ báo offline chứ không báo lỗi rõ ràng. Một số nhà tách riêng Wi-Fi khách và Wi-Fi quầy: nếu máy in nằm ở mạng quầy mà điện thoại của bạn đang bắt mạng khách thì cũng không in được.

Nối lại máy in vào Wi-Fi mới

Cách dễ nhất là dùng ứng dụng của hãng trên điện thoại. Với máy Epson, ứng dụng Epson Smart Panel có mục thêm máy in và hướng dẫn nối Wi-Fi từng bước; theo trang hỗ trợ của Epson, bạn cần biết tên mạng và mật khẩu, và nên đứng gần máy khi cài. Máy Canon dùng ứng dụng Canon PRINT (tên cũ Canon PRINT Inkjet/SELPHY) để cài đặt máy, in, scan và xem mức mực. Nếu router có nút WPS, nhiều dòng máy cho phép bấm WPS trên router rồi bấm nút Wi-Fi trên máy in theo hướng dẫn trong sách của từng model.

Khi máy đã vào mạng nhưng vẫn chập chờn, bị ngắt mỗi lúc router khởi động lại, hãy xem thêm bài scan qua Wi-Fi chậm, mất kết nối. Bài đó đi sâu vào chuyện băng tần, vị trí đặt router và địa chỉ IP của máy in.

Các lỗi chủ nhà tự xử lý được tại quầy

Không cần dụng cụ, không cần mở vỏ máy. Thứ tự dưới đây đi từ việc nhanh nhất đến việc lâu hơn, làm lần lượt cho đến khi máy in lại được.

1. Nhìn đèn hoặc màn hình máy in. Đèn giấy nháy là kẹt hoặc hết giấy, đèn mực nháy là liên quan đến mực, đèn Wi-Fi tắt là mất mạng.
2. Kẹt giấy: tắt máy bằng nút nguồn, mở nắp, nắm hai mép giấy rút từ từ theo chiều giấy đi ra. Không giật mạnh, không dùng kéo hay nhíp kim loại chọc vào trong.
3. Xếp lại giấy: xòe tập giấy cho tơi, gõ cho thẳng mép, chỉ cho vào khay lượng vừa phải. Giấy để ở quầy cạnh cửa mùa nồm dễ ẩm và dính nhau.
4. Hết mực hoặc đèn mực nháy: xem mức mực trên ứng dụng hoặc nhìn bình mực. Châm đúng màu, đúng loại mực máy đang dùng, rồi đóng nắp bình chắc chắn.
5. Bản in mờ: in trang kiểm tra đầu phun. Thiếu nét thì vệ sinh đầu một lần, chờ máy nghỉ rồi in kiểm tra lại.
6. Mất mạng: nối lại Wi-Fi theo hướng dẫn ở phần trên, rồi in thử một trang từ điện thoại và từ máy tính quầy.
7. Vẫn không in: tắt máy in, rút điện, chờ một lúc rồi cắm lại. Xóa các lệnh in bị treo trong hàng chờ trên máy tính trước khi in lại.

Khách nhờ in vé tàu, vé máy bay từ email trên điện thoại của họ: nên để khách gửi tệp sang máy của quầy hoặc mở trên ứng dụng của hãng, thay vì đăng nhập email của khách vào máy tính quầy.

Scan hộ chiếu khách: rõ nét mà vẫn giữ bảo mật

Hộ chiếu có trang ảnh phủ màng bóng nên dễ lóa khi scan, và đây là giấy tờ nhạy cảm của khách. Chủ nhà cần cả hai việc: bản scan đọc rõ, và không để lại bản sao ở chỗ người khác xem được.

Scan cho rõ

• Lau mặt kính scan bằng khăn mềm khô trước mỗi ca đón khách. Một vết vân tay cũng làm mờ dòng số hộ chiếu.
• Úp trang ảnh xuống kính, đặt sát góc chuẩn, ấn nhẹ gáy hộ chiếu cho phẳng rồi đóng nắp.
• Chọn chế độ màu, độ phân giải vừa đủ đọc rõ chữ nhỏ; quá cao thì tệp nặng, gửi email lâu.
• Cần gộp nhiều trang hoặc nhiều khách thành một tệp, xem bài scan nhiều trang thành một file PDF.

Giữ bảo mật giấy tờ khách

• Chỉ scan đúng trang cần cho việc khai báo lưu trú, không chụp thêm các trang khác.
• Gửi xong thì xóa bản scan khỏi máy tính quầy, thư mục tải về, thùng rác và ảnh trên điện thoại.
• Kiểm tra thư mục đã gửi trong email và lịch sử ứng dụng scan, xóa các tệp không còn cần.
• Không để máy tự lưu bản scan vào thư mục dùng chung mà nhân viên thời vụ hay khách có thể mở.

Thứ tự scan, gửi và xóa được tóm lại trong sơ đồ sau.

Chuẩn bị trước mùa đông khách

Tết, các kỳ nghỉ lễ và mùa thu là lúc phòng kín, quầy lễ tân bận rộn nhất. Máy in hỏng đúng lúc đó gây phiền hơn nhiều so với ngày vắng. Vài việc nên làm trước:

• In thử một trang màu và một trang chữ để chắc đầu phun còn tốt, vì máy quầy hay nằm im vài ngày liền.
• Ghi tên mạng, mật khẩu Wi-Fi quầy và tên ứng dụng in vào một tờ giấy cất trong ngăn kéo, để người trực thay cũng nối lại được.
• Dự trữ mực và một ram giấy bọc kín, cất xa cửa sổ và máy lạnh.
• Đặt máy in trên mặt phẳng chắc, xa chỗ để ấm nước, cốc trà mời khách. Nếu lỡ đổ nước lên máy, hãy làm theo bài máy in phun bị đổ nước trước khi bật lại.
• Chuẩn bị sẵn mẫu phiếu xác nhận, hóa đơn trong máy tính để in nhanh, không phải soạn lại.
• Homestay bán kèm thiệp, postcard tự in thì nên tách việc đó ra ngày vắng khách; cách in hai mặt có trong bài cửa hàng lưu niệm tự in postcard hai mặt.

Khi nào nên gọi thợ

Chủ nhà đã làm hết các bước trên mà gặp một trong những dấu hiệu dưới đây thì nên dừng lại:

• Máy đã nối lại Wi-Fi thành công, in được một trang rồi lại mất mạng, lặp lại nhiều lần trong ngày.
• Rút giấy kẹt xong máy vẫn báo kẹt, hoặc bạn thấy mẩu giấy rách nằm sâu sau trục kéo.
• Thay mực, châm mực đúng loại mà đèn mực vẫn nháy hoặc máy báo không nhận hộp mực.
• Scan ra ảnh có vệt dọc cố định dù đã lau kính, hoặc máy kéo hộ chiếu, giấy tờ trên khay nạp bị xéo.
• Bật máy có tiếng va chạm, cụm đầu in không chạy về vị trí, màn hình báo lỗi máy in.

Homestay ở phố cổ và khu Hoàn Kiếm có thể liên hệ để thợ đi từ cơ sở 2 tại Ngõ 143 Hoàng Như Tiếp, Long Biên, hoặc đặt lịch sửa máy in phun màu tại nhà. Thợ xử lý ngay tại quầy, không cần chủ nhà mang máy đi khi đang có khách.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Kỹ thuật viên đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm). Máy cần tháo cụm kéo giấy hay đầu in thì mang về xưởng Phú Diễn xử lý.

1. Tiếp nhận: chủ nhà mô tả lỗi, gửi ảnh đèn báo hoặc màn hình máy qua Zalo.
2. Kiểm tra: xem kết nối Wi-Fi, đường giấy, mực, đầu phun và bộ phận scan ngay tại quầy.
3. Báo giá trước: giải thích lỗi và việc cần làm; chủ nhà đồng ý mới tiến hành.
4. Xử lý: nối lại mạng, cài lại ứng dụng in trên điện thoại và máy tính quầy, thay chi tiết hỏng nếu có.
5. In thử trước mặt khách: in phiếu, hóa đơn và scan thử một trang để chủ nhà kiểm tra trước khi bàn giao.

Kinh nghiệm từ xưởng: máy in quầy lễ tân thường không hỏng nặng, nhưng một lỗi nhỏ lúc đông khách làm chủ nhà rối. Giữ sẵn tờ ghi mật khẩu Wi-Fi và tên ứng dụng in giúp người trực tự nối lại được, đỡ phải chờ. Quy trình chung của dịch vụ có ở trang sửa máy in phun màu Thần Vũ; khu vực gần trung tâm kỹ thuật xem trang sửa máy in tại Mỹ Đình.

Câu hỏi thường gặp

Đổi mật khẩu Wi-Fi có phải cài lại máy in không?

Không cần cài lại driver, chỉ cần nối máy in vào mạng với mật khẩu mới bằng ứng dụng của hãng hoặc nút WPS. Sau đó in thử từ máy tính quầy.

Máy in homestay in hóa đơn nên dùng loại nào?

Máy đa năng in phun nhỏ có Wi-Fi và scan phẳng là đủ cho quầy lễ tân. Nên chọn máy có ứng dụng điện thoại để in phiếu xác nhận nhanh.

Scan hộ chiếu khách bị lóa phải làm sao?

Lau kính, ép phẳng trang ảnh, đóng nắp sát. Nếu vẫn lóa, thử chỉnh độ sáng trong phần mềm scan và chọn chế độ màu.

Có nên lưu bản scan hộ chiếu trên máy tính quầy?

Không nên. Gửi xong thì xóa khỏi máy tính, thùng rác, điện thoại và thư đã gửi để bảo vệ thông tin cá nhân của khách.

Máy in wifi mất kết nối liên tục là do đâu?

Thường do máy in đặt xa router, router tự đổi kênh hoặc khởi động lại. Đổi vị trí máy, nối lại Wi-Fi; vẫn rớt thì nên để thợ kiểm tra.

Thợ có xử lý tại quầy khi đang có khách không?

Có. Phần lớn lỗi kết nối, kẹt giấy, đầu phun được xử lý tại chỗ, thợ làm gọn gàng để không ảnh hưởng việc đón khách.

Liên hệ khi máy in quầy lễ tân trục trặc

Máy báo offline, kẹt giấy hay scan mờ mà tự làm chưa được, hãy gọi 0965.305.158 hoặc nhắn Zalo kèm ảnh đèn báo để thợ hướng dẫn trước. Máy bàn: 024 3992 1369. Trung tâm kỹ thuật: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Các kênh khác ở trang liên hệ Thần Vũ.