Có nên mua máy in A3 hay thuê in ngoài: cách tính chi phí tự in A3

Tự đặt máy in A3 chỉ lợi khi bạn in đều đặn hằng tháng, hay cần bản in gấp hoặc tài liệu cần giữ kín. In ít, in không thường xuyên, hay cần poster khổ lớn chất lượng cao thì thuê in ngoài thường nhẹ hơn. Trước khi quyết định có nên mua máy in A3 hay thuê in ngoài, hãy ghi số trang A3 thực tế trong vài tháng rồi tính chi phí mỗi trang theo các bước dưới đây.

Bài không đưa ra con số giá vì giá máy, mực và giấy thay đổi theo thời điểm và nơi mua. Thay vào đó là cách tự cộng đủ các khoản: tiền máy chia theo thời gian dùng, mực theo số trang hãng công bố, giấy, bảo trì, sửa chữa và cả thời gian của người trông máy. Văn phòng thiết kế, kiến trúc, trường học hay cửa hàng in bảng giá đều áp dụng được.

Bảng so sánh nhanh: tự in A3 hay thuê in ngoài

Đối chiếu nhu cầu của bạn với từng dòng. Nếu phần lớn rơi vào cột tự in thì đáng tính tiếp chuyện mua máy.

Nhiều văn phòng chọn cách kết hợp: tự in A3 thường ngày bằng máy phun, còn đợt in lớn, khổ lớn thì đặt ngoài. Cách này giữ máy chạy đều mà không phải mua thiết bị đắt cho việc ít khi dùng.

Cách tự tính chi phí tự in A3 trong một tháng

Làm theo thứ tự này, bạn sẽ có con số của chính văn phòng mình thay vì con số quảng cáo chung chung.

1. Ghi số trang A3 và A4 in thực tế trong vài tháng gần nhất, tách riêng trang đen trắng và trang màu.
2. Tra số trang hãng công bố cho từng hộp mực hoặc chai mực của máy định mua, rồi chia giá mua mực cho số trang đó.
3. Nhân đôi lượng mực ước tính cho mỗi trang A3, vì một tờ A3 có diện tích bằng hai tờ A4.
4. Cộng tiền giấy A3 theo loại bạn dùng: giấy thường, giấy định lượng cao hay giấy ảnh.
5. Lấy giá máy chia cho số tháng dự kiến dùng để ra khấu hao mỗi tháng, cộng thêm khoản dự phòng bảo trì.
6. Ghi thời gian người trong văn phòng phải trông máy, nạp giấy, xử lý kẹt giấy.
7. So tổng mỗi tháng với báo giá thuê in cùng số trang, cùng loại giấy, kể cả công đi lại lấy bản in.

Chi phí mực tính theo số trang công bố

Hãng thường công bố số trang theo tiêu chuẩn ISO/IEC 24711, đo trên mẫu tài liệu màu khổ A4. Ví dụ trang thông số của Canon PIXMA iX6770 ghi hộp PGI-750 PGBK khoảng 300 trang và cho biết số liệu tuân theo tiêu chuẩn này. Bản in A3 phủ kín hình ảnh sẽ tốn hơn nhiều so với mẫu đo, nên cần cộng thêm biên độ cho bản vẽ màu đậm hay ảnh.

Máy dùng bình mực ngoài hoặc máy tank có chi phí mực mỗi trang thấp hơn hộp mực, nhưng đổi lại cần trông nom đường dẫn mực. Nếu đang cân nhắc gắn dẫn mực cho dòng Canon A3, bài dẫn mực ngoài Canon iX6770, iX6870 đã phân tích riêng.

Giấy, điện và thời gian của người trông máy

Giấy A3 là khoản dễ bị quên. Giấy ẩm do nồm làm kẹt giấy và phải in lại, tức là tốn gấp đôi. Thời gian của nhân viên đứng chờ, gỡ giấy, chạy vệ sinh đầu cũng là chi phí, nhất là ở văn phòng ít người.

Khấu hao máy và tần suất dùng

Cùng một chiếc máy, văn phòng in A3 hằng ngày chia khấu hao cho rất nhiều trang, còn nơi in vài tờ mỗi tháng thì mỗi trang gánh phần tiền máy rất lớn. Đây thường là khoản quyết định tự in hay thuê in.

Chi phí ẩn khi tự đặt máy in A3

Phần nhiều người tính thiếu không nằm ở mực mà ở hao mòn và sửa chữa. Máy A3 có trục kéo giấy dài hơn, đầu in chạy hành trình xa hơn, nên vài lỗi nhỏ cũng làm hỏng tờ giấy đắt hơn.

Đầu in và mực vệ sinh

Máy để lâu không in sẽ tắc đầu phun. Mỗi lần vệ sinh đầu đều đẩy một lượng mực vào bộ thấm mực thải. Văn phòng in thất thường thường tốn mực vệ sinh nhiều hơn mực in thật.

Kẹt giấy A3, kéo xéo và mực thải đầy

Trục cao su mòn hay bẩn khiến máy kéo xéo, kéo nhiều tờ. Bộ thấm mực thải đầy theo thời gian sử dụng và cần kỹ thuật xử lý. Đây là những khoản nên cộng vào dự phòng bảo trì ngay từ đầu.

Khi nào thuê in ngoài lợi hơn

Thuê in không phải là phương án kém, mà là phương án đúng cho một số kiểu nhu cầu:

• Cả năm chỉ in A3 theo đợt, như in hồ sơ cuối năm, in tài liệu hội nghị.
• Cần khổ lớn hơn A3: poster triển lãm, bản vẽ khổ A1, A0, bạt quảng cáo.
• In số lượng lớn trong thời gian ngắn, cần cắt, cán màng, đóng quyển.
• Cần chất liệu đặc biệt như decal, giấy mỹ thuật dày mà máy văn phòng không kéo được.
• Không có người phụ trách máy, không ai theo dõi mực và vệ sinh định kỳ.

Nếu văn phòng đang phân vân giữa máy laser màu và máy phun màu cho việc in thường ngày, xem bài so laser màu và phun màu cho văn phòng. Người dùng laser màu muốn tính chi phí hộp mực có thể đọc thêm nạp mực laser màu hay thay hộp mới.

Nếu quyết định tự in: chọn máy A3 theo nhu cầu

Chọn máy theo đúng việc sẽ in, không chọn theo thông số lớn nhất. Một số điểm nên xem:

• Chỉ cần in: máy đơn năng A3 như Canon PIXMA iX6770 in tối đa khổ A3+, dùng năm hộp mực rời và kết nối USB 2.0 theo thông số Canon.
• Cần cả scan, photo: cân nhắc máy đa năng; phân tích riêng ở bài chọn máy in màu đơn năng hay đa năng.
• In nhiều trang màu: máy tank hoặc máy gắn dẫn mực ngoài giảm chi phí mực, đổi lại cần đặt máy chỗ bằng phẳng, ít bị dịch chuyển.
• In qua mạng nội bộ: kiểm tra máy có Wi-Fi hay cổng mạng, máy chỉ có USB phải gắn với một máy tính chung.

Mua máy cũ để tiết kiệm cũng được, nhưng cần kiểm tra mẫu in đầu phun, tình trạng bộ thấm mực thải và độ mòn trục kéo giấy trước khi trả tiền.

Bảo trì định kỳ để máy A3 không thành gánh nặng

Chi phí tự in chỉ thấp như dự tính khi máy được dùng và chăm đều. Vài thói quen đơn giản giúp giảm hẳn số lần phải sửa:

• In ít nhất một trang màu mỗi tuần để mực trong đầu phun không khô.
• In mẫu kiểm tra đầu phun trước đợt in lớn, chỉ vệ sinh khi mẫu có hàng đứt nét.
• Bảo quản giấy A3 trong túi kín, đặt phẳng, tránh mùa nồm.
• Luôn tắt máy bằng nút nguồn để đầu in được đậy nắp.

Kinh nghiệm từ xưởng: máy A3 ở văn phòng thường hỏng vì để không chứ ít khi hỏng vì in nhiều. Nơi in đều tay thì mực chảy thông, trục kéo giấy sạch; nơi cả tháng không bật máy lại hay gặp tắc đầu và kẹt giấy trong đợt in gấp.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Với máy A3 đang tự in, gọi kỹ thuật khi chi phí bắt đầu vượt dự tính vì lỗi máy, cụ thể:

• Mỗi đợt in A3 đều phải vệ sinh đầu nhiều lần mới đủ màu, mực hao nhanh bất thường.
• Máy kéo xéo hay kéo hai tờ A3 một lúc, làm hỏng giấy định lượng cao.
• Máy báo bộ thấm mực thải đầy, không in tiếp được.
• Bình mực ngoài tụt mực không đều, có vệt mực rò dưới đáy máy.
• Bạn định mua máy A3 cũ và muốn kiểm tra tình trạng trước khi quyết định.

Với hệ thống mực ngoài trên máy đơn năng, các lỗi hay gặp đã có ở bài riêng. Văn phòng khu Long Biên có thể xem dịch vụ sửa máy in màu A3 tại Long Biên và sửa máy in Epson tại nhà Long Biên.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm), thuận đường tới văn phòng khu Mỹ Đình, Cầu Giấy, Nam Từ Liêm; xem thêm sửa máy in phun tại Mỹ Đình. Máy cần thay linh kiện, thông rửa đầu được đưa về xưởng Phú Diễn.

1. Tiếp nhận: bạn cho biết số trang in mỗi tháng, model máy và lỗi đang gặp.
2. Kiểm tra: in mẫu đầu phun, xem trục kéo giấy, bộ thấm mực thải và đường mực.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi, cách xử lý và có nên sửa hay không so với nhu cầu in.
4. Bạn đồng ý mới làm: vệ sinh, thông đầu, thay trục hoặc xử lý bộ thấm.
5. In thử trước mặt bạn trên giấy A3 văn phòng đang dùng.

Thông tin chung về dịch vụ ở trang sửa máy in phun màu.

Câu hỏi thường gặp

Có nên mua máy in A3 cho văn phòng nhỏ không?

Nên nếu văn phòng in A3 đều mỗi tuần hoặc cần in gấp, in tài liệu cần bảo mật. Nếu cả tháng chỉ vài bản A3, thuê in ngoài thường đỡ tốn và đỡ công bảo trì.

Chi phí in A3 tự in gồm những khoản nào?

Gồm khấu hao máy, mực theo số trang, giấy A3, mực hao khi vệ sinh đầu, bảo trì, sửa chữa và thời gian người trông máy. Thiếu một khoản là con số so sánh sẽ sai.

So sánh tự in và thuê in A3 thế nào cho công bằng?

So cùng số trang, cùng loại giấy, cùng mức độ phủ mực. Nhớ cộng công đi lại lấy bản in khi thuê, và mực vệ sinh khi tự in.

Số trang hãng công bố có đúng với bản in A3 không?

Không hoàn toàn. Số trang công bố đo trên mẫu tài liệu khổ A4. Trang A3 có diện tích gấp đôi, lại thường phủ nhiều hình hơn, nên số trang thực tế sẽ ít hơn.

Mua máy A3 cũ có tiết kiệm không?

Có thể, nếu đầu phun còn tốt, bộ thấm mực thải chưa đầy và trục kéo giấy chưa mòn. Nên nhờ kỹ thuật kiểm tra trước khi trả tiền.

Máy A3 để lâu không in có sao không?

Dễ tắc đầu phun và kẹt giấy do trục bám bụi. Nên in một trang màu mỗi tuần và tắt máy bằng nút nguồn.

Đang cân nhắc tự in A3 hay cần kiểm tra máy A3 đang hao mực, gọi 0965.305.158 hoặc 024 3992 1369, nhắn số trang in mỗi tháng qua Zalo để kỹ thuật tư vấn. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, đường đi ở trang liên hệ.