Máy in laser màu hay phun màu cho văn phòng: nên chọn loại nào?

Phân vân laser màu hay phun màu cho văn phòng? Câu trả lời nằm ở thứ bạn in mỗi ngày: phòng in chủ yếu văn bản, báo giá, biểu đồ có màu thì laser màu khô ngay, không lo tắc đầu; phòng cần in ảnh, poster, giấy ảnh hay khối lượng màu lớn thì máy phun màu bình mực hợp hơn. Việc nên làm trước khi mua là đếm xem một tháng văn phòng in bao nhiêu trang màu và máy có bị để không nhiều ngày liền hay không.

Bài này so hai loại máy theo nhu cầu thật của văn phòng nhỏ ở Hà Nội: cách tính chi phí mỗi trang từ số trang công bố của hộp mực hoặc chai mực, phần bảo trì mỗi loại phải chịu, và những dấu hiệu cho thấy máy đang dùng không hợp với cách in của phòng. Không có bảng giá, chỉ có cách tự tính để bạn chọn đúng.

Bảng so sánh laser màu và phun màu theo nhu cầu

Nhìn nhanh: laser màu thắng ở độ ổn định khi in thưa và in chữ, phun màu thắng ở chất lượng ảnh, loại giấy và chi phí khi in màu nhiều. Bảng dưới xếp theo tình huống văn phòng hay gặp.

Nếu văn phòng rơi vào cả hai cột, ví dụ in báo giá màu hằng ngày nhưng thỉnh thoảng cần in ảnh sản phẩm, nhiều nơi giữ một máy laser cho giấy tờ và thuê in ngoài cho phần ảnh. Cách tính có lợi hay không đã có trong bài tự đặt máy in A3 hay thuê in ngoài.

Khi nào văn phòng nên chọn laser màu?

Laser màu hợp với phòng in chữ là chính, màu chỉ để làm nổi logo, tiêu đề và biểu đồ. Máy dùng mực bột nung chảy lên giấy nên trang in ra khô ngay, không lem khi đóng ghim hay xếp chồng.

Ưu điểm thấy rõ trong văn phòng

• Không có đầu phun để tắc: kỳ nghỉ Tết, nghỉ lễ dài về bật máy vẫn in bình thường.
• Chữ nhỏ, đường kẻ bảng sắc nét trên giấy văn phòng thông thường.
• Trang in chịu nước và bút dạ tốt hơn, hợp với hợp đồng, phiếu xuất kho.
• Ít phải canh chỉnh: không có ống dẫn mực, không có bình mực cần châm.

Những điểm cần biết trước khi mua

Laser màu đời nhỏ thường in màu chậm hơn in đen khá nhiều. Ví dụ, theo trang thông số của HP, HP Color Laser MFP 178nw in đen nhanh hơn in màu nhiều lần, và máy chỉ đảo mặt bằng tay theo hướng dẫn của driver chứ không có bộ in hai mặt tự động. Vì vậy phòng in nhiều tài liệu màu hai mặt nên xem kỹ thông số trước khi chọn.

Ảnh chụp in trên laser màu thường có bề mặt hơi bóng, chuyển màu không mượt bằng máy phun. Laser cũng kén giấy: giấy ảnh, decal làm cho máy in phun không được đưa vào laser vì lớp phủ có thể bị nhiệt làm hỏng.

Khi nào máy phun màu bình mực hợp hơn?

Máy phun màu bình mực hợp hơn khi văn phòng in màu nhiều, in ảnh, tờ rơi, hoặc cần nhiều loại giấy. Các dòng tank cho văn phòng hiện có đủ in hai mặt tự động, khay nạp tài liệu và kết nối mạng.

Phòng in màu nhiều, in ảnh

Phòng marketing, cửa hàng làm catalog, trường mầm non in ảnh hoạt động cho phụ huynh là nhóm dùng máy phun hiệu quả nhất. Chai mực cho nhiều trang, châm thêm khi vạch mực thấp, không phải chờ đặt hộp. Với văn phòng cần máy in nhiều, các dòng Epson như L6550, L6570, L6580 hay Canon MAXIFY là lựa chọn quen thuộc; nhóm lỗi thường gặp của chúng có ở bài sửa máy in Epson L6550, L6570, L6580 và bài về Canon MAXIFY MB2170, MB5170.

Điều kiện để máy phun chạy ổn

Điểm yếu của máy phun là đầu phun cần mực chảy qua đều đặn. Văn phòng chỉ in vài trang màu mỗi tuần, lại hay nghỉ dài, rất dễ gặp cảnh mở máy ra in sọc, mất màu. Mùa nồm ẩm ở Hà Nội không làm mực khô nhưng giấy ẩm dễ kéo lệch, còn mùa hanh khô thì đầu phun dễ khô hơn.

Nếu chọn máy phun, nên giao cho một người phụ trách in một trang màu mỗi tuần và tắt máy bằng nút nguồn để đầu phun được đậy kín.

Cách tính chi phí in màu văn phòng mà không cần bảng giá

Chi phí mỗi trang tính bằng giá vật tư chia cho số trang hãng công bố theo chuẩn ISO. Bạn tự lấy giá ở nơi mua quen, lấy số trang trên trang thông số của hãng, rồi chia ra là có con số để so sánh.

Ví dụ với một máy laser màu nhỏ

Ví dụ với HP Color Laser MFP 178nw, HP công bố hộp mực HP 117A đen khoảng 1.000 trang, mỗi hộp màu xanh, vàng, đỏ khoảng 700 trang theo chuẩn ISO. Một trang màu dùng cả bốn hộp, nên cần cộng phần chi phí của từng hộp. Với máy phun bình mực, cách tính giống vậy nhưng dùng số trang công bố của từng chai mực.

Các bước tự đánh giá trước khi chọn máy

1. Lấy sổ hoặc phần mềm đếm trang của máy hiện tại, ghi số trang in màu và in đen trong một tháng.
2. Đánh dấu những tuần máy để không: nghỉ lễ, đi công tác, mùa thấp điểm. Nhiều tuần trống là điểm cộng cho laser.
3. Liệt kê loại giấy văn phòng đang dùng: chỉ giấy thường hay có cả giấy ảnh, decal, giấy dày làm bìa.
4. Tra trang thông số của hãng để lấy số trang ISO của hộp mực hoặc chai mực cho từng máy định mua.
5. Hỏi giá vật tư tại nơi mua quen, chia cho số trang để ra chi phí mỗi trang của từng loại.
6. Cộng thêm phần bảo trì: trống, băng tải với laser; mực thải, đầu phun với máy phun.
7. Kiểm tra nhu cầu đi kèm: in hai mặt tự động, scan nhiều trang, kết nối LAN cho nhiều người dùng chung.

Không cần tính quá chi li. Chỉ cần thấy rõ một bên rẻ hơn hẳn ở khối lượng in thực tế của phòng là đủ để quyết định. Nếu đang dùng laser và băn khoăn nạp lại hay thay hộp mới, xem thêm cách tính chi phí khi nạp mực laser màu hay thay hộp.

Video từ kênh Thần Vũ: tư vấn chọn máy in màu cho văn phòng.

Bảo trì laser màu và phun màu khác nhau ra sao?

Máy phun cần được in đều để đầu phun không khô, còn laser cần thay vật tư theo số trang: hộp mực, trống, và với một số máy là băng tải hoặc cụm sấy. Hai kiểu bảo trì này khác nhau nên ảnh hưởng tới người phụ trách máy trong văn phòng.

Máy phun màu: in đều và để ý mực thải

Máy phun ít vật tư phải thay, nhưng mỗi lần vệ sinh đầu, mực được hút xuống bộ thấm mực thải. Phòng nào hay vệ sinh đầu vì để máy lâu không in sẽ khiến bộ thấm đầy sớm. Lịch kiểm tra và các hạng mục cụ thể có ở bài bảo dưỡng định kỳ máy in phun màu cho văn phòng.

Laser màu: thay vật tư theo số trang

Laser màu dùng bốn hộp mực, kèm trống và các cụm truyền ảnh. Theo HP, máy 178nw có trống đi kèm trong hộp máy, là vật tư riêng với hộp mực. Khi trống hoặc băng tải gần hết tuổi, bản in có vệt lặp lại, mờ màu, hoặc nền bị lấm tấm, máy thường hiện thông báo trên bảng điều khiển hay phần mềm.

Kinh nghiệm từ xưởng: phần lớn máy phun văn phòng mang về xưởng là do bỏ không cả tháng rồi vệ sinh đầu liên tục. Ngược lại, máy laser màu hay vào xưởng vì dùng hộp mực nạp kém, bột mực rơi vãi làm bẩn trống. Cả hai đều tránh được nếu chọn đúng máy theo nhịp in của phòng ngay từ đầu.

Khi nào nên gọi kỹ thuật?

Hãy gọi kỹ thuật khi máy đang dùng có dấu hiệu không hợp với cách in của văn phòng, hoặc lỗi lặp lại dù đã làm đúng hướng dẫn của hãng.

• Máy phun cứ sau mỗi đợt nghỉ lại mất một màu, vệ sinh đầu hai ba lần vẫn đứt vạch.
• Máy phun báo bộ thấm mực thải đầy chỉ sau một thời gian ngắn vì vệ sinh đầu quá nhiều.
• Laser màu in ra có vệt hoặc chấm lặp lại cách đều dọc trang, thay hộp mực mới vẫn còn.
• Màu in laser lệch nhau, chữ đỏ có viền xanh, bảng biểu bị bóng mờ.
• Laser màu báo lỗi vật tư ngay sau khi lắp hộp mực nạp lại.

Văn phòng ở Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Cầu Giấy ở ngay gần cơ sở 1 nên kỹ thuật ghé xem máy rất tiện; chi tiết dịch vụ khu này có ở trang sửa máy in tại Mỹ Đình.

Thần Vũ xử lý như thế nào?

Với văn phòng đang phân vân giữa hai loại máy hoặc đang gặp lỗi lặp lại, Thần Vũ làm theo 5 bước dưới đây. Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần tháo sâu được mang về xưởng Phú Diễn.

1. Tiếp nhận: hỏi khối lượng in màu, loại giấy, số người in chung và tình trạng máy hiện có.
2. Kiểm tra: xem bộ đếm trang, trang in thử, đầu phun hoặc hộp mực, trống, băng tải của máy đang dùng.
3. Báo giá trước: nói rõ máy nên sửa hay nên đổi loại, phần nào cần thay, chi phí bao nhiêu trước khi làm.
4. Làm khi văn phòng đồng ý: vệ sinh, thay vật tư, xử lý mực thải hoặc cài lại máy in mạng cho các máy tính.
5. In mẫu cùng người phụ trách: in văn bản màu, biểu đồ và một trang ảnh để cả phòng thấy kết quả, kèm cách giữ máy chạy ổn.

Thần Vũ nhận sửa máy in phun màu cho văn phòng cũng như xử lý máy laser màu, nên có thể xem cả hai loại cùng lúc nếu phòng đang dùng song song.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng nhỏ nên mua máy in laser màu hay phun màu?

Phòng in văn bản, biểu đồ màu và hay để máy nghỉ nhiều ngày nên chọn laser màu. Phòng in ảnh, tờ rơi, nhiều trang màu mỗi tháng thì máy phun màu bình mực hợp hơn và rẻ hơn khi tính theo trang.

So sánh laser màu và phun màu về chất lượng in ảnh thế nào?

Máy phun cho ảnh chuyển màu mịn hơn và in được trên giấy ảnh. Laser màu in ảnh được nhưng bề mặt bóng theo lớp mực bột, hợp với ảnh minh họa trong tài liệu hơn là ảnh để treo hay tặng.

Chi phí in màu văn phòng tính theo cách nào cho đúng?

Lấy giá hộp mực hoặc chai mực chia cho số trang ISO hãng công bố, cộng tất cả các màu dùng cho một trang. Sau đó cộng thêm vật tư bảo trì như trống, băng tải hoặc bộ thấm mực thải.

Máy phun màu để lâu không in có hỏng không?

Không hỏng ngay, nhưng đầu phun dễ khô và tắc, phải vệ sinh nhiều lần, tốn mực và làm đầy bộ thấm mực thải. Văn phòng hay nghỉ dài nên in một trang màu mỗi tuần hoặc cân nhắc laser màu.

Laser màu có in được giấy couche, giấy ảnh không?

Chỉ dùng giấy couche, giấy bóng làm riêng cho máy laser và nằm trong dải định lượng của máy. Giấy ảnh dành cho máy in phun không được đưa vào laser vì lớp phủ không chịu được nhiệt của cụm sấy.

Đang dùng máy phun màu hay tắc đầu, có nên đổi sang laser?

Nếu tắc đầu do để máy lâu không in và văn phòng chủ yếu in giấy tờ, đổi sang laser màu là hợp lý. Nếu phòng vẫn cần in ảnh, nên cho kỹ thuật kiểm tra máy phun và lập lịch in đều trước khi quyết định.

Cần tư vấn chọn hoặc sửa máy in màu văn phòng

Gửi ảnh trang in và số trang in mỗi tháng qua Zalo Thần Vũ, hoặc gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 để kỹ thuật cho biết máy hiện tại còn hợp hay nên đổi loại. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội; các cơ sở khác xem tại trang liên hệ.