Trường liên cấp Phạm Văn Đồng quá tải in học liệu màu: chia máy theo việc

Máy in trường liên cấp quá tải khi in học liệu màu thường không phải do máy kém, mà do một máy phải gánh mọi việc: đề kiểm tra đen trắng số lượng lớn, phiếu học tập nhiều hình màu, giấy khen, tài liệu của nhiều tổ chuyên môn cùng lúc. Việc nên làm trước là tách việc in đen trắng số lượng sang máy riêng, để máy phun màu chỉ in học liệu màu, và giao một người phụ trách theo dõi mực, cài đặt. Bài này dành cho ban giám hiệu, cán bộ thiết bị ở các trường liên cấp khu Phạm Văn Đồng đang tìm cách xử lý tình trạng máy in trường liên cấp quá tải in học liệu màu.

Trường liên cấp có cả tiểu học, THCS, có nơi thêm THPT, nên lượng học liệu màu lớn hơn hẳn trường một cấp: phiếu tô màu, thẻ từ vựng, bản đồ, sơ đồ, tranh minh họa cho lớp nhỏ. Dưới đây là bảng tra vấn đề thường gặp, cách chia máy theo việc, các bước kiểm tra khi máy phòng giáo viên báo lỗi, cách lập sổ mực, lịch bảo dưỡng và dấu hiệu nên gọi thợ.

Bảng tra vấn đề máy in ở trường liên cấp

Mỗi dòng: hiện tượng, nguyên nhân thường gặp, việc tự làm ở trường và mốc nên gọi kỹ thuật.

Dòng đầu là chỗ hao mực lớn nhất mà nhiều trường không để ý. Vì sao in đen trắng vẫn tốn mực màu và cách chỉnh trong driver được giải thích ở bài in đen trắng vẫn tốn mực màu.

Vì sao một máy in ở trường liên cấp dễ quá tải?

Máy in phòng giáo viên ở trường liên cấp phải phục vụ nhiều nhóm người với yêu cầu rất khác nhau, trong cùng một khoảng thời gian.

Nhiều tổ chuyên môn dùng chung một máy

Tổ Toán in đề, tổ Tiếng Anh in thẻ từ, giáo viên tiểu học in phiếu tô màu, văn phòng in giấy mời họp phụ huynh. Không ai thấy mình in nhiều, nhưng cộng lại máy chạy gần như cả ngày. Người sau thấy chậm lại bấm in thêm lần nữa, hàng đợi càng dài.

Học liệu màu cho lớp nhỏ phủ mực dày

Phiếu học tập cho học sinh tiểu học thường có hình minh họa lớn, nền màu, khung viền đậm. Một trang như vậy dùng mực nhiều hơn hẳn một trang đề chữ. In hàng trăm bản cho cả khối là mực màu xuống rất nhanh, đầu phun làm việc liên tục, giấy thường thấm nhiều mực dễ cong và kẹt.

Mùa kiểm tra dồn vào cùng một tuần

Trước kỳ kiểm tra giữa kỳ, cuối kỳ, các khối cùng in đề, đề dự phòng, phiếu ôn tập. Đây là lúc máy dễ hỏng nhất. Nếu khối lượng chủ yếu là photo đề qua khay nạp tự động của máy đa năng, phần riêng về khay nạp có trong bài máy đa năng trường học photo đề thi quá tải ADF.

Chia máy theo việc: đen trắng số lượng và học liệu màu

Cách giảm quá tải hiệu quả nhất không phải mua máy to hơn, mà là để mỗi máy làm đúng việc của nó. Nhà trường có thể bắt đầu từ những máy đang có.

Đề kiểm tra, tài liệu chữ số lượng lớn

• Dồn sang máy laser đen trắng hoặc máy phun tank chỉ in đen, đặt riêng ở phòng văn thư hoặc phòng in đề.
• Bản gốc nhiều trang thì in một bản rồi photo, thay vì gửi một lệnh hàng trăm bản qua máy phun màu.
• Trên máy phun màu, đề chữ nếu buộc phải in thì chọn in thang xám trong driver (Canon gọi là Grayscale Printing). Hướng dẫn của Canon cũng lưu ý chế độ này vẫn có thể dùng thêm mực khác ngoài mực đen, nên tách máy vẫn là cách đỡ hao mực màu nhất.

Phiếu học tập, học liệu màu

Máy phun màu chỉ nhận học liệu thực sự cần màu: tranh minh họa, bản đồ, thẻ học, giấy khen. Giáo viên gửi file trước theo lịch, người phụ trách gom lại in theo đợt, tránh mỗi người một lệnh nhỏ xen kẽ. Hình nền lớn có thể làm nhạt hoặc bỏ bớt khi không cần cho nội dung bài học, vừa đỡ mực vừa đỡ ướt giấy.

Một bộ cài đặt in chung

Chọn một bản driver đúng model từ trang hãng, cài giống nhau cho các máy tính phòng giáo viên. Lưu sẵn hai cài đặt: "đề đen trắng" và "học liệu màu", ghi rõ khổ giấy, loại giấy, chất lượng in. Giáo viên chỉ chọn, không tự chỉnh từng mục. Cách này giảm hẳn lỗi sai khổ, lệch lề và in nhầm chế độ màu.

Các bước kiểm tra khi máy phòng giáo viên báo lỗi

Người phụ trách làm theo thứ tự dưới đây trước khi gọi thợ. Các bước đều an toàn, không cần tháo vỏ máy.

1. Đọc thông báo trên màn hình máy hoặc trạng thái đèn, chụp lại bằng điện thoại để đối chiếu.
2. Mở hàng đợi in trên máy tính, hủy các lệnh bị lặp, lệnh lỗi đứng đầu hàng.
3. Kẹt giấy: tắt máy, kéo tờ giấy chậm theo chiều ra, soi khe giấy xem còn mẩu giấy hay ghim kẹp không.
4. Nạp lại giấy mới, phẳng, lượng vừa phải; không dùng giấy đã in một mặt bị cong, có ghim cho máy phun.
5. In mẫu kiểm tra đầu phun. Vạch đứt thì vệ sinh đầu một lần, để máy nghỉ rồi in lại mẫu.
6. Kiểm tra mức mực, châm đúng màu, đúng mã mực của máy; ghi vào sổ theo dõi.
7. In một trang học liệu mẫu bằng cài đặt chung để chắc lỗi không nằm ở file hay cài đặt.

Máy báo lỗi phần cứng có mã trên màn hình, ví dụ trường hợp lỗi 0xF1 máy in Epson, thì dừng ở bước 3, không bật tắt liên tục để thử.

Sổ theo dõi mực, người phụ trách và lịch bảo dưỡng trước kỳ thi

Máy in trường học hỏng nhiều khi vì không ai chịu trách nhiệm. Ba việc tổ chức dưới đây không tốn kém nhưng giúp máy chạy bền hơn cả năm học.

Sổ theo dõi mực

• Mỗi lần châm mực ghi ngày, màu, người châm và tổ nào đang in nhiều đợt đó.
• Dán nhãn từng chai mực đúng màu, đúng mã, cất ở tủ thiết bị, không để giáo viên tự châm.
• So sổ sau mỗi tháng: màu nào hết nhanh bất thường là dấu hiệu in sai chế độ hoặc vệ sinh đầu quá nhiều.

Một người phụ trách máy

Giao cho cán bộ thiết bị hoặc một giáo viên tin học. Người này giữ chai mực, biết in mẫu kiểm tra, xóa hàng đợi, gỡ kẹt giấy và là đầu mối duy nhất gọi thợ. Các tổ báo lỗi cho người phụ trách thay vì tự xử lý mỗi người một kiểu.

Lịch bảo dưỡng theo năm học

Nên hẹn kiểm tra máy trước khai giảng và trước mỗi đợt kiểm tra lớn: đầu phun, bộ thấm mực thải, bánh kéo giấy, kết nối mạng. Trong hè và kỳ nghỉ dài, cho máy in một trang màu định kỳ hoặc tắt đúng cách bằng nút nguồn để đầu phun không khô.

Kinh nghiệm từ xưởng: máy in trường học thường hỏng theo mùa. Đầu năm học là đầu phun khô sau hè, tuần trước kiểm tra là kẹt giấy, mực thải đầy vì in dồn và vệ sinh đầu liên tục. Trường nào có sổ mực và một người phụ trách thì báo lỗi rõ ràng hơn, kỹ thuật xử lý nhanh hơn, ít khi phải mang máy đi giữa đợt thi.

Khi nào trường nên gọi thợ thay vì tự xử lý?

Người phụ trách xử lý được lỗi giấy, hàng đợi, thiếu tia nhẹ. Với máy in học liệu màu ở trường liên cấp, các dấu hiệu sau cho thấy cần kỹ thuật kiểm tra trước khi in tiếp đợt mới:

• Phiếu học tập vẫn sọc hoặc mất một màu sau hai lần vệ sinh đầu có thời gian nghỉ, trong khi mực còn đủ.
• Máy kéo giấy xiên, kéo nhiều tờ hoặc kẹt ngay khi nạp vài tờ giấy mới.
• Có tiếng va, tiếng rít khi đầu in chạy, hoặc máy báo lỗi phần cứng không mất sau khi tắt bật đúng cách.
• Máy báo bộ thấm mực thải sắp đầy mà sắp đến tuần in đề kiểm tra.
• Mực rò ra khay giấy, bản in có vết mực bẩn cùng một vị trí.
• Nhiều máy tính cùng mất kết nối với máy in dù đã cài lại driver.

Trường quanh khu Phạm Văn Đồng có thể đặt lịch kỹ thuật kiểm tra trước đợt in đề, khi máy còn chạy, thay vì đợi máy dừng giữa tuần kiểm tra. Khi gọi, gửi ảnh mẫu kiểm tra đầu phun, thông báo lỗi và model máy để kỹ thuật chuẩn bị linh kiện. Dịch vụ tận nơi xem tại trang sửa máy in phun màu tại nhà Hà Nội.

Thần Vũ xử lý máy in trường liên cấp như thế nào?

Với trường học, ưu tiên là máy in lại được học liệu đúng hạn và nhà trường nắm rõ việc đã làm. Quy trình năm bước:

1. Tiếp nhận: người phụ trách gửi model máy, ảnh lỗi, mẫu kiểm tra đầu phun và mô tả cách các tổ đang dùng máy.
2. Kiểm tra tại trường: đầu phun, hệ mực, đường giấy, bộ thấm mực thải, driver và kết nối của các máy tính.
3. Báo giá trước: nói rõ phần nào cần sửa, phần nào chỉ cần chỉnh cài đặt; nhà trường duyệt rồi mới làm.
4. Xử lý: thông đầu phun, thay linh kiện kéo giấy, xử lý bộ thấm mực thải, thống nhất driver và cài đặt in chung.
5. In thử trước mặt người phụ trách: trang mẫu kiểm tra, một phiếu học tập màu và một trang đề đen trắng.

Kỹ thuật đi từ cơ sở 1 ở Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm (gần Mỹ Đình); máy cần thay linh kiện hoặc tháo sâu sẽ mang về xưởng Phú Diễn. Các trường khu Mỹ Đình, Từ Liêm xem thêm trang sửa máy in phun quanh Mỹ Đình. Danh sách lỗi máy phun khác có ở trang sửa máy in phun màu, và những lưu ý chung cho trường học, trung tâm đào tạo ở bài sửa máy in phun cho trường học.

Câu hỏi thường gặp

Trường liên cấp nên có mấy máy in cho phòng giáo viên?

Tối thiểu nên tách hai việc: một máy in đen trắng số lượng cho đề, tài liệu chữ và một máy phun màu cho học liệu màu. Trường lớn có thể thêm máy theo khối hoặc theo tầng.

In học liệu màu số lượng lớn làm sao đỡ tốn mực?

Gom file in theo đợt, bỏ bớt hình nền không cần thiết, dùng một cài đặt chất lượng chuẩn cho phiếu học tập. Đề chữ không đưa qua máy phun màu.

Máy in phòng giáo viên hỏng giữa tuần kiểm tra thì làm gì trước?

Chuyển đề sang máy còn chạy hoặc photo từ bản gốc. Người phụ trách chụp thông báo lỗi, in mẫu kiểm tra nếu máy còn in được, rồi gọi kỹ thuật với đủ thông tin.

Có nên để giáo viên tự châm mực máy in?

Không nên. Châm nhầm màu, nhầm mã hay làm đổ mực là lỗi hay gặp khi nhiều người cùng châm. Giao cho một người phụ trách và ghi sổ mỗi lần châm.

Quản lý máy in trường học bằng sổ có cần thiết không?

Có. Sổ mực và sổ báo lỗi cho biết tổ nào in nhiều, màu nào hết bất thường, máy lỗi từ khi nào. Kỹ thuật dựa vào đó đoán bệnh nhanh hơn, nhà trường dự trù mực sát hơn.

Khi nào nên bảo dưỡng máy in trường học?

Trước khai giảng và trước các đợt kiểm tra lớn là hai thời điểm nên kiểm tra. Máy được xem đầu phun, bộ thấm mực thải và bánh kéo giấy khi còn chạy tốt sẽ ít dừng giữa mùa thi.

Máy in phòng giáo viên quá tải, phiếu học tập màu bị sọc hay kẹt giấy trước kỳ kiểm tra? Gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, gửi ảnh lỗi qua Zalo Thần Vũ để hẹn lịch kiểm tra. Địa chỉ: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội; thông tin khác ở trang liên hệ.