Máy in trường học photo đề thi mùa thi: cách tránh kẹt giấy, quá tải

Máy in trường học photo đề thi mùa thi hay kẹt giấy, kéo đôi tờ, in nhạt hoặc nóng máy chủ yếu vì bị dồn việc trong vài ngày: khay nạp tài liệu tự động bị nạp quá dày, giấy để kho bị ẩm, máy chạy liên tục mà chưa được vệ sinh từ đầu năm học. Việc cần làm trước là bảo dưỡng máy sớm, chuẩn bị đủ giấy và mực đúng loại, chia đề thành từng lô nhỏ và in thử một bản trước khi chạy số lượng lớn.

Bài này dành cho phòng giáo vụ, văn thư và tổ chuyên môn đang phụ trách in ấn. Bạn sẽ có bảng tra lỗi theo dấu hiệu, lịch chuẩn bị trước kỳ thi, ví dụ cụ thể theo hướng dẫn của Epson, Canon, Brother, HP, cách gỡ kẹt an toàn giữa ca in và cách giữ máy in trường học photo đề thi không làm lộ đề.

Bảng tra lỗi máy in trường học khi in đề số lượng lớn

Đừng vội tắt bật liên tục; nhìn đúng dấu hiệu rồi tra bảng dưới.

Nếu máy Epson của trường hiện mã 0xF1 khi in dồn dập, bài lỗi 0xF1 do motor kéo giấy quá tải mô tả riêng lỗi đó.

Vì sao máy in trường học hay trục trặc đúng mùa thi

Cả năm máy phòng giáo vụ chỉ in công văn, phiếu học tập. Đến kỳ thi, cùng chiếc máy đó phải photo hàng chồng đề cho nhiều khối lớp trong vài ngày, nên điểm yếu tích tụ cả năm lộ ra cùng lúc.

Khay nạp tài liệu bị nạp quá dày

Để nhanh, người in thường đặt cả xấp bản gốc lên khay nạp tài liệu tự động (ADF). Khi xấp giấy vượt vạch giới hạn, lô kéo khó tách từng tờ, dẫn đến kéo đôi, kéo chéo hoặc kẹt. Kéo đôi một tờ là bộ đề thiếu trang.

Giấy để kho lâu, gặp nồm ẩm

Giấy mua từ đầu năm cất ở kho tầng trệt, qua mùa nồm sẽ hút ẩm, mép quăn và dính vào nhau. Giấy ẩm là nguyên nhân rất hay gặp của kẹt giấy và nhăn bản in. Mở ram giấy mới mà thấy mềm, gợn sóng thì nên để riêng, không dùng cho đề thi.

Máy chạy liên tục, không được nghỉ

In liên tục nhiều lô làm máy nóng lên, nhất là khi máy đặt sát tường hoặc bị chồng giấy che khe thoát nhiệt. Mẩu giấy vụn sót lại sau các lần kẹt cũng làm lô kéo chạy nặng hơn.

Chuẩn bị máy in trước mùa thi

Làm sớm vài việc dưới đây giúp nhà trường tránh cảnh đang in dở bộ đề thì máy dừng.

Bảo dưỡng trước kỳ thi khoảng 2–3 tuần

Thời điểm hợp lý là 2–3 tuần trước kỳ thi, đủ để nếu phát hiện linh kiện mòn còn có thời gian thay. Kỹ thuật sẽ vệ sinh lô kéo của khay giấy và khay nạp tài liệu, kiểm tra đệm tách giấy, lau mặt kính và dải kính, in kiểm tra đầu phun hoặc kiểm tra hộp mực, trống với máy laser.

Dự trữ mực, giấy đúng loại

• Ghi lại đúng mã mực hoặc hộp mực của từng máy trong trường, mua dự phòng ít nhất một bộ trước kỳ thi.
• Chọn giấy A4 đúng loại máy đang dùng, cất nơi khô, kê cao khỏi sàn, để nguyên trong vỏ ram đến khi dùng.
• Với máy phun bình mực, châm mực trước khi bắt đầu in đề, tránh để bình cạn giữa chừng.

In thử đề, chuẩn bị máy dự phòng

Trước khi photo số lượng lớn, in thử một bộ hoàn chỉnh để kiểm tra đủ trang, rõ chữ, hình vẽ không bị mất nét. Trường có hai máy thì cài sẵn driver máy dự phòng để chuyển lệnh in khi máy chính trục trặc.

Ví dụ theo hướng dẫn của từng hãng

Mỗi hãng mô tả cách nạp bản gốc và gỡ kẹt hơi khác nhau. Dưới đây là vài điểm lấy từ tài liệu hỗ trợ chính thức, áp dụng cho các dòng máy nêu tên và máy cùng thiết kế.

• Canon: tài liệu mã hỗ trợ 2801 của dòng TR7800 khuyên khi khay nạp tài liệu kẹt liên tục thì nạp khoảng một nửa số tờ so với bình thường, vì nhiệt độ, độ ẩm và loại giấy ảnh hưởng tới việc kéo bản gốc. Ảnh nhỏ hay tài liệu cỡ thẻ không đưa qua khay nạp mà đặt lên mặt kính.
• Brother: hướng dẫn của dòng DCP-T830DW chỉ cách xử lý bản gốc kẹt ở phía trên khay nạp: lấy hết giấy chưa kẹt ra, mở nắp khay nạp, kéo tờ kẹt lên rồi đóng nắp. Brother lưu ý đóng nắp bằng cách ấn xuống ở giữa để tránh kẹt lại.
• Epson: hướng dẫn dòng L5290 yêu cầu mở nắp khay nạp tài liệu trước khi nâng khay đỡ bản gốc, nếu không có thể làm hỏng bộ phận này; gỡ giấy xong thì đóng nắp đến khi nghe tiếng khớp.
• HP: tài liệu hỗ trợ của HP mô tả thông báo "Jam in the document feeder" trên bảng điều khiển; cách gỡ là bỏ giấy rời, nâng khay nạp, mở nắp gỡ kẹt bên trong khay nạp, lấy tờ kẹt bằng hai tay rồi đóng lại.

Tên nút, vị trí nắp có thể khác theo từng model, nên đối chiếu thêm với sách hướng dẫn của đúng máy trường đang dùng.

Các bước tự kiểm tra an toàn khi máy kẹt giữa ca in đề

Làm theo thứ tự dưới đây để gỡ giấy mà không rách đề hay hỏng lô kéo.

1. Bấm nút dừng trên máy và hủy lệnh in đang chờ trên máy tính, tránh máy kéo tiếp tờ mới khi đang kẹt.
2. Ghi lại tờ cuối cùng in ra đúng, để biết in lại từ trang nào, tránh thiếu hoặc thừa đề.
3. Lấy hết bản gốc chưa bị kẹt ra khỏi khay nạp tài liệu, mở nắp khay nạp theo hướng dẫn của máy.
4. Kéo tờ kẹt từ từ bằng hai tay theo chiều giấy đi; không giật mạnh, không dùng kéo hay vật kim loại chọc vào trong.
5. Kiểm tra xem có mẩu giấy rách còn sót lại không, rồi đóng nắp chắc chắn đến khi khớp.
6. Nạp lại bản gốc thành xấp mỏng, rũ nhẹ cho các tờ tách nhau, gỡ hết ghim bấm và chỉnh thanh chặn vừa khít.
7. Copy thử một bộ, đếm đủ trang rồi mới chạy tiếp số lượng lớn.

Sơ đồ dưới tóm tắt quy trình chia lô và kiểm tra trong ngày in đề, có thể in ra dán cạnh máy.

Bảo mật đề thi khi in và photo

Ngoài chuyện máy chạy ổn, đề thi còn phải được giữ kín đến giờ phát đề. Một số thói quen nhỏ quanh chiếc máy in giúp giảm rủi ro lộ đề.

• Không để file đề trong bộ nhớ máy in, thẻ nhớ hay USB cắm sẵn trên máy; in xong thì xóa lệnh in còn lưu và rút USB ra.
• Máy đa năng có chức năng lưu bản scan, gửi thư điện tử hoặc thư mục mạng: không scan đề vào các thư mục dùng chung.
• Không để bản in lỗi, bản thừa trong thùng rác phòng giáo vụ; gom lại và hủy bằng máy hủy giấy.
• Khi gọi thợ đến sửa đúng lúc đang in đề, cất hết bản đề đã in vào tủ trước khi bàn giao máy.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Có những dấu hiệu cho thấy máy không còn chịu được khối lượng in đề, dù nhà trường đã nạp giấy đúng cách:

• Khay nạp tài liệu vẫn kéo đôi dù đã nạp xấp mỏng và rũ giấy, nghĩa là đệm tách giấy hoặc lô kéo đã mòn.
• Kẹt giấy lặp lại ở cùng một vị trí với nhiều loại giấy khác nhau.
• Bản in nhạt hoặc mất nét dù đã thay mực mới và in kiểm tra.
• Máy nóng bất thường, có mùi khét hoặc tự tắt giữa lô in.
• Máy báo lỗi kéo giấy, kêu tiếng lạ dù trong máy không còn giấy.
• Còn ít ngày đến kỳ thi mà máy chưa được bảo dưỡng lần nào trong năm học.

Trường có nhu cầu in học liệu lớn quanh năm có thể tham khảo bài máy in trường liên cấp quá tải học liệu; bài này chỉ tập trung vào giai đoạn in đề.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Với máy in của trường học, Thần Vũ làm theo năm bước:

1. Tiếp nhận: hỏi model, số máy trong trường, lịch kỳ thi và lỗi đang gặp.
2. Kiểm tra: xem lô kéo, đệm tách giấy của khay nạp tài liệu, khay giấy, mặt kính, mức mực hoặc hộp mực, nhiệt độ máy khi chạy dài.
3. Báo giá trước: nêu rõ phần nào cần vệ sinh, phần nào cần thay, việc nào nên làm ngay trước kỳ thi.
4. Sửa khi nhà trường đồng ý: vệ sinh, thay linh kiện mòn, chỉnh lại khay giấy và khay nạp tài liệu.
5. In thử trước mặt người phụ trách: copy một bộ nhiều trang qua khay nạp tài liệu, đếm đủ trang, kiểm tra độ đậm.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần thay cụm kéo giấy hoặc tháo nhiều sẽ được mang về xử lý tại xưởng Phú Diễn. Các trường quanh Mỹ Đình, Từ Liêm có thể xem thêm sửa máy in phun tại Mỹ Đình; các khu khác xem sửa máy in phun tận nơi ở Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng

Máy in trường học gửi về xưởng trước kỳ thi thường không hỏng nặng: đa số là lô kéo bóng mòn, đệm tách giấy chai và đầy giấy vụn tích tụ cả năm. Vệ sinh và thay đúng chi tiết đó là máy kéo giấy đều trở lại.

Để đến đúng ngày in đề mới báo hỏng thì vừa sửa vừa in sẽ rất vội; bảo dưỡng sớm đỡ tốn công hơn.

Mùa cao điểm khác của trường học

Mùa tựu trường và mùa nộp hồ sơ có bài riêng: in decal nhãn vở mùa tựu trường và in ảnh thẻ học sinh mùa nộp hồ sơ. Tiệm photo mùa đồ án xem tiệm photo mùa đồ án.

Câu hỏi thường gặp

Mỗi lần nên đặt bao nhiêu tờ vào khay nạp tài liệu khi photo đề?

Không vượt vạch giới hạn in trên khay nạp tài liệu của máy. Nếu máy hay kéo đôi hoặc kẹt, giảm xấp bản gốc xuống còn khoảng một nửa như Canon khuyên, rũ nhẹ giấy trước khi nạp.

Máy in trường học quá tải mùa thi có nên in liên tục cả ngày?

Nên chia lô và cho máy nghỉ giữa các lô, đặt máy chỗ thoáng, không che khe thoát nhiệt. Máy nóng hoặc chậm dần là dấu hiệu nên dừng một lúc.

In đề thi bị kẹt giấy liên tục thì làm gì trước?

Thay sang ram giấy khô, gỡ hết ghim bấm trên bản gốc, chỉnh thanh chặn giấy vừa khít. Vẫn kẹt cùng chỗ thì lô kéo hoặc đệm tách giấy đã mòn, cần kỹ thuật kiểm tra.

Máy photo trường học mùa thi nên bảo dưỡng khi nào?

Khoảng 2–3 tuần trước kỳ thi là hợp lý, đủ thời gian thay linh kiện nếu cần. Đừng để đến tuần in đề mới gọi thợ.

Bản photo đề có vệt dọc giống nhau ở mọi tờ là lỗi gì?

Thường do dải kính hẹp của khay nạp tài liệu dính bụi hoặc bút xóa. Lau bằng khăn mềm không xơ rồi copy thử; nếu đặt bản gốc trên mặt kính lớn mà vẫn có vệt thì cần kỹ thuật xem cụm scan.

Làm sao tránh lộ đề khi in bằng máy dùng chung?

Không để file đề trên USB cắm ở máy, xóa lệnh in còn lưu, không scan đề vào thư mục dùng chung và hủy bản in lỗi bằng máy hủy giấy. Cất đề vào tủ trước khi có người khác đến sửa máy.

Kỳ thi sắp tới mà máy in của trường đã bắt đầu kéo đôi, kẹt giấy? Gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, gửi model máy qua Zalo Thần Vũ để hẹn lịch bảo dưỡng trước kỳ thi. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, xem đường đến xưởng; các dịch vụ khác tại trang sửa máy in phun màu.