Sửa máy in văn phòng ngoài giờ hành chính ở Hoàn Kiếm: nên hẹn việc gì

Muốn sửa máy in văn phòng ngoài giờ hành chính cho gọn, hãy dồn vào buổi hẹn những việc làm máy phải dừng lâu: vệ sinh đầu phun, thay lô kéo giấy, bảo dưỡng định kỳ và cài lại máy in mạng cho cả phòng. Những lỗi cần tháo sâu hoặc thay bo mạch thì nên để thợ mang máy về xưởng, còn văn phòng chỉ cần chuẩn bị người mở cửa, quyền quản trị máy tính và một danh sách lỗi có ảnh gửi trước.

Văn phòng quanh Tràng Tiền, Lý Thái Tổ (Hoàn Kiếm) thường chỉ có một hai máy in đa năng cho cả phòng, nên máy dừng giữa buổi là cả nhóm chờ. Bài này giúp người phụ trách hành chính chia việc: việc nào hẹn buổi tối hoặc cuối tuần, việc nào phải về xưởng, cần chuẩn bị gì với tòa nhà, và dấu hiệu nào nên gọi thợ ngay chứ không đợi đến buổi hẹn.

Bảng chia việc: hẹn ngoài giờ, làm trong giờ hay mang về xưởng

Bảng dưới đây xếp các việc hay gặp với máy in văn phòng theo mức làm gián đoạn công việc. Cột cuối cho biết nơi xử lý hợp lý nhất, để khi gọi thợ văn phòng đã biết mình đang hỏi việc gì.

Nếu văn phòng chưa có lịch chăm máy, xem thêm cách lên lịch trong bài bảo dưỡng định kỳ máy in phun cho văn phòng; buổi hẹn ngoài giờ chính là lúc hợp nhất để làm những lần bảo dưỡng đó.

Những việc nên dồn vào buổi hẹn tối hoặc cuối tuần

Nguyên tắc đơn giản: việc nào khiến máy không in được quá một lúc ngắn, hoặc cần bày linh kiện ra bàn, thì hẹn khi phòng đã về. Làm trong giờ vừa vướng người đi lại, vừa dễ bị giục làm nhanh, mà máy in sửa vội thì hay phải gọi lại.

Vệ sinh đầu phun và in kiểm tra

Máy in phun văn phòng để qua kỳ nghỉ, hoặc chỉ in chữ đen nhiều tuần, hay bị đứt nét ở màu ít dùng. Vệ sinh đầu phun cần chạy chu trình, cho máy nghỉ, in mẫu kiểm tra rồi mới quyết định làm tiếp hay dừng. Làm buổi tối thì thợ có đủ thời gian chờ giữa các lần, không phải chạy vệ sinh liên tục làm đầy mực thải. Sáng hôm sau văn phòng chỉ cần in một trang thử để xác nhận.

Thay lô kéo giấy và gỡ kẹt sâu

Máy kéo đôi tờ, kéo xiên hay báo kẹt dù khay không có giấy thường do lô kéo đã mòn hoặc có mẩu giấy nhỏ mắc trong đường giấy. Việc này phải mở vỏ, tháo khay, đôi khi lật máy. Đặt lịch ngoài giờ, thợ có thể trải tấm lót, xếp ốc vít theo thứ tự và lau luôn bụi giấy ở cả đường in, không bị vướng người cần in gấp.

Cài lại máy in mạng cho cả phòng

Đổi nhà mạng, thay router hay đổi mật khẩu Wi-Fi là lý do hay gặp nhất khiến cả phòng cùng báo máy in ngoại tuyến. Muốn sửa dứt điểm, thợ cần gán lại địa chỉ cho máy in, xóa cổng cũ và thêm lại máy in trên từng máy tính, rồi gửi một lệnh in thử từ mỗi máy. Với máy Epson có mạng, phần cài đặt qua trình duyệt (Web Config) có mật khẩu quản trị riêng, nên người giữ mật khẩu đó cần có mặt hoặc nhập giúp.

Việc nào nên mang máy về xưởng thay vì làm tại văn phòng

Không phải việc gì cũng làm được trong một buổi tối. Khi máy mất nguồn, có mùi khét, motor kêu rồi báo lỗi, hoặc bo mạch không nhận lệnh, kỹ thuật cần đo kiểm, thay linh kiện và cho máy chạy thử đủ lâu. Những việc này làm ở xưởng chắc chắn hơn: có máy cùng dòng để so, có linh kiện thay thử và không phải để máy tháo dở trong văn phòng qua đêm.

Với máy báo đầy bộ thấm mực thải, thợ sẽ xem kiểu máy trước. Có dòng thay được tại chỗ nếu có chỗ rộng và lót kỹ, có dòng phải tháo nhiều nên mang về xưởng sạch sẽ hơn. Văn phòng có thể đọc thêm cách cân nhắc giữa hai lựa chọn này trong bài sửa máy in tại nhà và tại kho. Nếu máy phải đi, hỏi trước để chuẩn bị máy thay thế hoặc chuyển lệnh in sang máy khác trong tòa nhà.

Chuẩn bị gì để thợ làm ngoài giờ không bị kẹt thủ tục

Buổi hẹn ngoài giờ hay bị chậm vì những chuyện không liên quan đến máy: bảo vệ ca tối không có tên thợ, phòng khóa, máy tính cần mật khẩu quản trị mà người giữ đã về. Phần chuẩn bị chung khi gọi thợ lên tòa nhà đã có trong bài sửa máy in trong tòa nhà văn phòng; dưới đây là những điểm riêng của buổi làm ngoài giờ.

Người trực mở cửa và đăng ký với tòa nhà

Cử một người ở lại hoặc quay lại mở cửa, biết chỗ để máy, ổ điện và công tắc đèn. Nhiều tòa nhà cũ trong phố cổ chỉ cho vào sau giờ làm khi có tên trong danh sách gửi ban quản lý từ trước, có nơi tắt điều hòa hay khóa thang máy tầng trên vào buổi tối. Hỏi bảo vệ những chuyện này trước, báo cho thợ biết lối vào và chỗ để xe.

Mật khẩu Wi-Fi, quyền quản trị do người phụ trách nhập

Nếu buổi hẹn có việc cài máy in mạng, người phụ trách nên tự nhập mật khẩu Wi-Fi và mật khẩu quản trị máy tính, thợ không cần ghi lại. Liệt kê sẵn các máy tính cần in, máy nào dùng Windows, máy nào dùng Mac, máy nào là máy cá nhân của nhân viên. Như vậy thợ đi một lượt là xong, không phải chờ gọi điện hỏi.

Danh sách lỗi kèm ảnh gửi trước

Ghi lại tên máy, lỗi xuất hiện từ lúc nào, đã thử làm gì, kèm ảnh màn hình báo lỗi, ảnh đèn nháy và một tờ in hỏng chụp rõ. Gửi qua Zalo trước buổi hẹn để thợ mang đúng lô kéo, đúng mực, đúng dụng cụ. Nếu văn phòng có nhiều máy, dán nhãn số lên từng máy cho dễ đối chiếu.

Các bước văn phòng tự kiểm tra trong giờ để buổi hẹn ngắn gọn

Trước buổi hẹn, người phụ trách có thể làm vài kiểm tra an toàn dưới đây. Kết quả của từng bước giúp thợ đoán đúng bệnh và mang đúng thứ cần thay.

1. Tắt máy bằng nút nguồn, rút điện, đợi một lúc rồi cắm lại. Ghi lại lỗi còn hay mất.
2. In trang kiểm tra đầu phun hoặc trang trạng thái ngay trên máy, chụp lại tờ in.
3. Mở khay giấy, kiểm tra giấy có ẩm, cong, dính nhau không; xếp lại một tập giấy mới, chỉnh thanh gạt sát mép.
4. Nếu báo kẹt, chỉ gỡ tờ giấy nhìn thấy được, kéo nhẹ theo chiều giấy chạy; không dùng vật kim loại chọc vào trong.
5. Nếu cả phòng không in được, thử in từ một máy tính cắm dây hoặc cùng mạng với máy in, xem lỗi do máy in hay do mạng.
6. Ghi tên router, ai giữ mật khẩu Wi-Fi và mật khẩu quản trị, báo cho thợ trước buổi hẹn.

Nếu sau bước gỡ giấy máy vẫn báo kẹt hoặc kêu lạ, dừng lại, không bật tắt liên tục.

Khi nào nên gọi kỹ thuật ngay, không đợi đến buổi hẹn

Hẹn ngoài giờ hợp với việc bảo dưỡng và lỗi còn chịu được. Có một số dấu hiệu cho thấy máy đang hỏng thêm mỗi lần dùng, khi đó nên tắt máy và gọi luôn:

• Máy kẹt giấy lặp lại ở đúng một vị trí sau khi đã gỡ sạch, hoặc có tiếng răng bánh răng trượt khi kéo giấy.
• Có mùi khét, đèn nguồn chập chờn, máy tự tắt giữa lệnh in.
• Mực rỉ xuống mặt bàn hoặc dưới đáy máy, nhất là máy mực in liên tục.
• Máy báo lỗi mực thải hoặc lỗi bảo trì và không cho in tiếp, trong khi văn phòng đang có hồ sơ cần nộp.
• Bản scan hoặc bản copy bỗng có vệt dài dù đã lau kính, kèm tiếng kêu ở bộ nạp giấy tự động.

Với văn phòng ở Hoàn Kiếm, cơ sở 2 của Thần Vũ tại Ngõ 143 Hoàng Như Tiếp, Long Biên là điểm gần để nhận máy cần mang đi, còn lịch thợ đến làm ngoài giờ thì hai bên thỏa thuận theo việc. Gọi trước khi máy dừng hẳn bao giờ cũng dễ sắp xếp hơn gọi lúc cả phòng đang chờ in.

Thần Vũ xử lý máy in văn phòng ngoài giờ như thế nào

Buổi làm ngoài giờ đi theo đúng quy trình như trong giờ, chỉ khác là văn phòng đã gửi thông tin trước nên thợ đến với linh kiện và dụng cụ phù hợp.

1. Tiếp nhận: đọc danh sách lỗi, ảnh màn hình và tờ in hỏng văn phòng gửi qua Zalo, thống nhất lịch hẹn và người mở cửa.
2. Kiểm tra: đến nơi in thử, xem đường giấy, đầu phun, mạng và từng máy tính liên quan.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi, việc nào làm tại chỗ, việc nào phải về xưởng, chi phí từng phần.
4. Sửa khi văn phòng đồng ý: làm phần đã thống nhất, giữ chỗ làm sạch, không đụng vào dữ liệu trên máy tính.
5. In thử trước mặt người trực: in từ máy, từ vài máy tính trong phòng, scan và copy nếu là máy đa năng.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần mang về sẽ được xử lý tại xưởng Phú Diễn, có lịch trả máy cụ thể khi báo giá.

Kinh nghiệm từ xưởng: máy in văn phòng hỏng giữa tuần thường đã có dấu hiệu từ trước, như kéo giấy hơi xiên, tờ đầu có vệt nhẹ hay máy chạy chậm khi in hai mặt. Văn phòng ghi những dấu hiệu nhỏ đó vào danh sách, đến buổi bảo dưỡng ngoài giờ thợ xử lý luôn, sẽ ít gặp cảnh máy dừng đúng hôm cần in hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Sửa máy in văn phòng ngoài giờ hành chính có làm được mọi lỗi không?

Phần lớn việc bảo dưỡng, vệ sinh đầu phun, thay lô kéo và cài máy in mạng làm được tại chỗ. Lỗi nguồn, bo mạch, motor hoặc phải tháo nhiều thì nên mang về xưởng, thợ sẽ nói rõ khi kiểm tra.

Có hẹn sửa máy in buổi tối hoặc cuối tuần được không?

Được, lịch hẹn do hai bên thỏa thuận theo việc cần làm và lịch của thợ. Văn phòng nên báo sớm và gửi danh sách lỗi trước để buổi tối hoặc cuối tuần làm được trọn việc.

Thợ có cần mật khẩu Wi-Fi của văn phòng không?

Khi cài máy in mạng thì cần, nhưng người phụ trách nên tự nhập mật khẩu Wi-Fi và mật khẩu quản trị. Thợ chỉ hướng dẫn chỗ nhập và kiểm tra kết quả, không cần giữ lại thông tin.

Văn phòng cần chuẩn bị gì với ban quản lý tòa nhà?

Đăng ký tên thợ, giờ vào dự kiến và lối vào với bảo vệ, hỏi trước tòa nhà có tắt thang máy hay điều hòa buổi tối không. Cử người trực mở cửa phòng và biết vị trí máy in.

Máy phải mang về xưởng thì văn phòng in bằng gì?

Văn phòng có thể chuyển lệnh in sang máy khác trong phòng hoặc tầng bên cạnh. Hãy hỏi thợ khi báo giá về lịch trả máy để chủ động sắp xếp việc in trong thời gian đó.

Bao lâu nên hẹn bảo dưỡng máy in văn phòng một lần?

Tùy lượng in và loại máy. Máy in nhiều, chạy cả in hai mặt và scan nên được xem định kỳ; máy in ít thì hẹn khi bắt đầu có dấu hiệu kéo giấy xiên, nét mờ hoặc trước kỳ nghỉ dài.

Hẹn lịch sửa máy in ngoài giờ cho văn phòng

Gửi ảnh lỗi và danh sách máy qua Zalo, hoặc gọi hotline 0965.305.158 để chọn buổi tối hay cuối tuần hợp với văn phòng; máy bàn 024 3992 1369. Thần Vũ, cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Xem thêm dịch vụ sửa máy in phun tại nhà Hà Nội, sửa máy in phun màu, khu Mỹ Đình, cách làm việc với cơ quan cần sửa tại chỗ có giám sát, hoặc trang liên hệ.