Sửa máy in tại chỗ cho cơ quan Ba Đình: có giám sát, không mang máy đi

Cơ quan cần sửa máy in tại chỗ, có cán bộ giám sát và không để máy hay bộ phận lưu dữ liệu ra khỏi phòng hoàn toàn làm được với phần lớn lỗi thường gặp: kẹt giấy, lô kéo mòn, đầu phun tắc, thay các linh kiện tháo lắp nhanh. Việc nên làm trước khi gọi thợ là ghi lại hiện tượng, lấy hết tài liệu còn trong khay và nắp máy quét, rồi phân công một cán bộ ở cạnh máy suốt lúc sửa.

Bài này viết cho văn phòng cơ quan, đơn vị hành chính khu Ba Đình và những nơi có quy định chặt về tài liệu. Nội dung giúp bộ phận hành chính biết lỗi nào xử lý ngay tại phòng, lỗi nào buộc phải đưa về xưởng, phần nào của máy đa năng phải giữ lại, và cách lập biên bản tình trạng trước, sau khi sửa để dễ đối chiếu.

Bảng phân loại: lỗi nào sửa tại phòng, lỗi nào phải về xưởng

Không phải hỏng hóc nào cũng cần tháo máy ra khỏi cơ quan. Bảng dưới đây giúp người phụ trách hình dung trước khối lượng việc và chuẩn bị đúng thủ tục.

Với các lỗi giấy và mực, kỹ thuật thường xử lý xong ngay trên bàn làm việc. Chỉ những lỗi phần cứng sâu, cần dụng cụ chuyên dùng hoặc phải chờ thay bo mạch mới cần cân nhắc mang máy đi, và khi đó cơ quan quyết định bằng văn bản.

Những việc kỹ thuật làm được ngay tại phòng làm việc

Phần lớn cơ quan dùng máy in phun hoặc máy đa năng in, chụp, quét cỡ A4. Các hỏng hóc hay gặp ở nhóm máy này đều nằm ở đường giấy, đầu phun và kết nối, nên có thể sửa ngay trước mặt cán bộ giám sát.

Đường giấy: kẹt, không kéo, kéo đôi

Lô kéo bị mòn hoặc bám bụi giấy làm máy không kéo được giấy hay kéo hai ba tờ một lúc, rất hay gặp ở máy in nhiều công văn. Kỹ thuật làm sạch hoặc thay lô kéo, kiểm tra tấm tách giấy, chỉnh lại khay. Cách tự kiểm tra trước có trong bài máy in phun không kéo giấy. Máy đa năng quét bằng khay nạp tự động hay kẹt bản gốc ở cụm ADF, xem thêm hướng dẫn xử lý kẹt giấy trong bộ nạp tự động ADF.

Đầu phun và mực

Máy để lâu không in qua kỳ nghỉ dài, mùa nồm hoặc phòng bật điều hòa liên tục dễ khô đầu phun, bản in sọc hay mất màu. Vệ sinh đầu, kiểm tra đường dẫn mực và tấm đệm dưới đầu phun đều làm tại chỗ. Khi bản in ra hoàn toàn trắng, cần loại trừ từng khâu trước khi kết luận hỏng đầu, cách làm có trong bài máy in phun in ra giấy trắng.

Linh kiện thay nhanh

Lô kéo, tấm tách giấy, bánh răng nhựa, đệm mực thải ở nhiều dòng máy là linh kiện tháo lắp được tại bàn. Kỹ thuật báo trước tên linh kiện, cơ quan đồng ý mới thay. Linh kiện cũ để lại cho cơ quan đối chiếu, không mang đi.

Giữ an toàn tài liệu và dữ liệu khi sửa máy đa năng

Máy đa năng không chỉ là máy in. Tùy dòng máy, thiết bị có thể có bộ nhớ trong lưu lệnh in, bản fax hoặc bản quét; một số máy văn phòng cỡ lớn có ổ lưu trữ. Đây là phần cơ quan cần quản lý chặt nhất.

• Trước khi kỹ thuật đến, lấy hết giấy trong khay ra, mở nắp máy quét và khay ADF xem còn bản gốc nào sót lại.
• Xóa hoặc hủy các lệnh in đang chờ trên máy tính, tránh máy tự in tài liệu khi vừa sửa xong.
• Nếu máy có bộ nhớ hay ổ lưu, phần đó giữ lại tại cơ quan. Khi máy buộc phải về xưởng, bộ phận lưu dữ liệu được tách ra trước, có biên bản ghi rõ.
• Việc kiểm tra kết nối mạng, cài lại driver làm cùng cán bộ tin học, dùng tài khoản của cơ quan, kỹ thuật không giữ mật khẩu.
• Bản in thử sau sửa dùng trang mẫu của máy hoặc văn bản trắng, không dùng tài liệu thật của cơ quan.

Những quy định cụ thể về lưu trữ, tiêu hủy dữ liệu do cơ quan quyết định theo quy chế nội bộ. Kỹ thuật chỉ làm phần máy móc và làm theo hướng dẫn của cán bộ giám sát.

Các bước bộ phận hành chính tự kiểm tra trước khi gọi thợ

Một số lỗi đơn giản cán bộ văn thư tự xử lý được. Làm lần lượt các bước sau, dừng lại khi máy đã in bình thường:

1. Tắt máy bằng nút nguồn, chờ máy tắt hẳn, rút phích cắm rồi cắm lại sau ít phút.
2. Nếu máy báo kẹt giấy, mở nắp theo hướng dẫn trên máy, kéo giấy ra từ từ theo chiều giấy đi, không giật ngược.
3. Rút xấp giấy trong khay, xòe giấy cho tơi, bỏ tờ cong, ẩm, xếp lại thẳng và ép thanh gạt vừa sát mép.
4. Kiểm tra mức mực trong bình hoặc hộp mực, thông báo trên màn hình máy và trên máy tính.
5. In trang kiểm tra đầu phun. Nếu có vạch đứt, chạy vệ sinh đầu một lần rồi in kiểm tra lại.
6. Máy tính báo máy in ngoại tuyến: xem cáp, Wi-Fi, khởi động lại máy tính và máy in trước khi nhờ cán bộ tin học.
7. Ghi lại thông báo lỗi, chụp ảnh màn hình máy và bản in hỏng để gửi kỹ thuật.

Chuẩn bị gì trước buổi sửa có giám sát

Cơ quan thường in nhiều nhất vào dịp tổng kết quý, cuối năm, mùa báo cáo, cũng là lúc máy hay hỏng. Chuẩn bị trước giúp buổi sửa gọn, không làm gián đoạn công việc chung.

Phân công và địa điểm

• Cử một cán bộ giám sát ở cạnh máy suốt buổi sửa, có quyền ký biên bản.
• Chọn chỗ sửa có bàn rộng, ổ điện gần, không có hồ sơ mở trên bàn.
• Báo bảo vệ, lễ tân tên kỹ thuật viên và giờ dự kiến làm việc theo thủ tục ra vào của cơ quan.

Biên bản trước và sau khi sửa

Biên bản tình trạng ghi: tên, số máy, hiện tượng lỗi, tình trạng vỏ máy, linh kiện kèm theo. Sau khi sửa ghi tiếp: việc đã làm, linh kiện đã thay, linh kiện cũ trả lại, kết quả in thử. Hai bên cùng ký. Biên bản này giúp lần sau đối chiếu nhanh nếu máy hỏng lại.

Sơ đồ trên tóm tắt trình tự một buổi sửa tại chỗ có giám sát. Tòa văn phòng có nhiều đơn vị dùng chung nhóm máy in có thể xem thêm bài máy in văn phòng tòa nhà Lê Đức Thọ.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Hãy gọi thợ thay vì thử tiếp khi bộ phận hành chính gặp một trong các dấu hiệu sau:

• Máy báo kẹt giấy liên tục dù đã kéo hết giấy, có thể mảnh giấy hay ghim kẹp rơi vào sâu bên trong.
• Máy kéo nhiều tờ một lúc làm hỏng công văn đã in số trang, lô kéo đã mòn.
• Đã vệ sinh đầu hai lần mà vẫn mất màu, bản in ra trắng.
• Máy báo đầy mực thải, hoặc có mực rỉ dưới đáy máy.
• Tiếng kêu lạ khi bật máy, màn hình báo lỗi máy in và không tự hết khi khởi động lại.

Cơ quan ở Ba Đình có thể gọi để trao đổi trước về thủ tục: cần giám sát, cần biên bản, máy có bộ nhớ hay không. Khi gọi, nói rõ tên máy, hiện tượng và gửi ảnh qua Zalo để kỹ thuật mang đúng linh kiện, hạn chế phải hẹn lại.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Quy trình làm việc với cơ quan có giám sát gồm năm bước:

1. Tiếp nhận: ghi nhận yêu cầu, tên máy, hiện tượng lỗi và các quy định ra vào của cơ quan.
2. Kiểm tra: kiểm tra máy trước mặt cán bộ giám sát, lập biên bản tình trạng trước khi sửa.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi, linh kiện cần thay, sửa tại chỗ hay phải về xưởng; cơ quan đồng ý mới làm.
4. Xử lý: sửa tại phòng; linh kiện cũ trả lại cơ quan. Máy phải mang đi chỉ khi cơ quan đồng ý bằng văn bản, phần lưu dữ liệu tách ra giữ lại.
5. In thử trước mặt khách: in trang mẫu, ghi kết quả vào biên bản, hai bên ký.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm). Máy cần mang về xưởng xử lý tại xưởng Phú Diễn và được giao lại kèm biên bản. Thông tin chung về sửa tại nhà, tại kho có ở trang sửa máy in tại nhà và tại kho Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng: với máy văn phòng in nhiều, lỗi kéo đôi tờ thường đến trước lỗi kẹt giấy. Nếu thấy công văn ra thiếu trang hoặc dính hai tờ, nên gọi kỹ thuật làm sạch lô kéo sớm, tránh để lô mòn hẳn rồi kẹt giữa đợt in báo cáo. Một thói quen nhỏ khác: không để ghim bấm, kẹp giấy trên nắp máy quét, đó là vật hay rơi vào khe giấy nhất.

Câu hỏi thường gặp

Sửa máy in tại chỗ cho cơ quan có cần mang máy đi không?

Phần lớn lỗi kẹt giấy, lô kéo, đầu phun, kết nối đều sửa tại phòng. Chỉ lỗi bo mạch, gãy cơ cấu hoặc đầu phun hỏng nặng mới cần về xưởng, và chỉ khi cơ quan đồng ý bằng văn bản.

Có thể sửa máy in có người giám sát suốt buổi không?

Được. Cán bộ giám sát ở cạnh máy từ lúc kiểm tra đến khi in thử, cùng ký biên bản trước và sau khi sửa.

Máy đa năng có bộ nhớ thì xử lý dữ liệu thế nào?

Phần lưu dữ liệu giữ lại tại cơ quan. Nếu máy phải về xưởng, phần đó được tách ra trước và ghi vào biên bản; việc xóa hay lưu dữ liệu do cơ quan quyết định.

Linh kiện cũ sau khi thay có được trả lại không?

Có. Linh kiện cũ để lại cho cơ quan đối chiếu với biên bản, kỹ thuật không mang đi nếu cơ quan không yêu cầu.

Sửa máy in cơ quan nhà nước có báo giá trước không?

Có. Kỹ thuật kiểm tra, nói rõ lỗi và linh kiện cần thay, báo giá trước; cơ quan đồng ý mới sửa.

Cán bộ văn thư tự làm được những gì trước khi gọi thợ?

Tắt bật lại máy, gỡ giấy kẹt theo chiều giấy đi, xếp lại giấy trong khay, in kiểm tra đầu phun và vệ sinh đầu một lần. Không tháo vỏ máy hay dùng vật nhọn gỡ giấy.

Liên hệ Thần Vũ để hẹn sửa máy in tại cơ quan

Cần sửa máy in tại chỗ, có giám sát và biên bản, hãy gọi hotline 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, hoặc nhắn Zalo kèm ảnh lỗi để trao đổi thủ tục trước. Trung tâm kỹ thuật: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Xem thêm dịch vụ sửa máy in phun màu, sửa máy in phun tại nhà Hà Nội và địa chỉ các cơ sở.