Bảo dưỡng định kỳ máy in phun màu cho văn phòng: lịch và việc cần làm

Máy in phun văn phòng hay hỏng đúng lúc cần in gấp vì ba thứ bị bỏ quên: đầu phun khô, lô kéo giấy bám bụi giấy và mặt kính scan bẩn. Bảo dưỡng định kỳ máy in phun màu cho văn phòng không cần tháo máy: mỗi tuần in một trang kiểm tra đầu phun, mỗi tháng lau kính scan và lô kéo giấy, còn mực thải, ống dẫn, thước encoder thì để kỹ thuật xem theo lịch.

Bài này đưa ra lịch bảo dưỡng theo mức in của văn phòng, chia rõ việc nhân viên tự làm được và việc nên để thợ. Các thao tác đều đối chiếu với hướng dẫn bảo trì trong tài liệu của Epson và Canon, áp dụng được cho phần lớn máy in phun bình mực đang dùng ở văn phòng.

Lịch bảo dưỡng máy in phun theo mức in của văn phòng

Văn phòng in càng nhiều thì lô kéo giấy và mực thải càng nhanh cần xem; văn phòng in ít lại lo nhất chuyện đầu phun khô. Vì vậy lịch dưới đây chia theo ba mức in thay vì một lịch chung cho mọi máy.

Việc hằng tuần: in kiểm tra đầu phun và tắt máy đúng cách

Việc quan trọng nhất trong cả lịch là in trang kiểm tra đầu phun mỗi tuần.

Đọc trang kiểm tra đầu phun

Trên Epson, chức năng này có tên Nozzle Check trong mục Maintenance của máy hoặc trong phần mềm driver. Canon cũng có chức năng in mẫu kiểm tra đầu phun trong phần bảo trì của máy và driver. Trang in ra là các vạch nhỏ của từng màu: vạch liền đều là đầu phun ổn, vạch đứt hoặc thiếu một mảng là có lỗ phun đang tắc.

Thấy vạch đứt thì chạy vệ sinh đầu một lần rồi in kiểm tra lại. Nếu vẫn đứt, để máy nghỉ đến hôm sau rồi thử tiếp, không chạy vệ sinh liên tục nhiều lần vì mỗi lần vệ sinh đẩy mực ra bộ thấm mực thải.

Tắt máy bằng nút nguồn, không ngắt cầu dao

Nhiều văn phòng cuối ngày ngắt cả ổ điện tổng. Theo tài liệu của Epson, máy bị tắt không đúng cách sẽ báo đèn và khuyên in kiểm tra đầu phun, vì khi đó cụm đầu in có thể chưa kịp về chỗ đậy kín. Hãy giao cho một người tắt máy in bằng nút nguồn, chờ đèn tắt hẳn rồi mới ngắt điện tổng.

Văn phòng nghỉ dài ngày như Tết hay đợt nghỉ lễ nên in kiểm tra trước khi nghỉ và ngay buổi đi làm đầu tiên. Nếu đầu phun đã tắc nặng sau kỳ nghỉ, xem cách kỹ thuật xử lý Epson tắc đầu phun tại chỗ.

Vệ sinh lô kéo giấy, mặt kính scan và khay ADF

Ba bộ phận này nhân viên văn phòng tự vệ sinh được, chỉ cần khăn mềm không xơ và làm đúng thứ tự. Bụi giấy, ghim bấm và vết mực từ chứng từ là thủ phạm chính làm máy kéo giấy lệch và bản scan có vệt.

Lô kéo giấy

Khi mặt sau bản in có vệt mực hay giấy ra bị lem, Epson hướng dẫn dùng chức năng Paper Guide Cleaning: nạp giấy thường khổ A4 rồi chạy chức năng này nhiều lần đến khi giấy ra sạch. Với Canon, chức năng vệ sinh lô kéo giấy (Roller Cleaning) dùng khi lô bẩn hoặc bám bột giấy làm máy không ăn giấy.

Canon lưu ý việc vệ sinh lô làm lô mòn dần, nên chỉ làm khi cần. Vì thế trong lịch ở trên, văn phòng in ít chỉ chạy khi có dấu hiệu, không chạy theo tuần.

Mặt kính scan và nắp đậy

Tắt máy, rút điện, lấy hết giấy ra rồi lau mặt kính bằng khăn mềm không xơ, nên là khăn sợi nhỏ, làm ẩm nhẹ bằng nước lau kính. Epson dặn không xịt nước lau kính thẳng lên mặt kính, không ấn mạnh và không dùng bàn chải cứng, cồn hay dung môi pha sơn.

Bản photo có vệt mờ lặp lại ở cùng một chỗ thường do vết bút, vết keo trên kính hoặc mặt dưới nắp đậy.

Khay nạp bản gốc tự động ADF

Theo hướng dẫn của Epson cho dòng máy văn phòng có ADF, khi bản scan hoặc bản photo có vạch, mở nắp ADF và lau con lăn cùng lòng khay bằng khăn mềm làm ẩm nhẹ bằng nước, đợi khô mới dùng lại. Nếu chỉ có một vạch đen khi chụp qua ADF, lau dải kính hẹp ở mép trái và mặt dưới ADF đúng vị trí vạch.

Các bước bảo dưỡng định kỳ văn phòng tự làm

Gom các việc trên thành một buổi bảo dưỡng ngắn mỗi tháng, giao cho một người cố định phụ trách. Làm theo thứ tự sau để không bỏ sót và không làm hỏng máy.

1. In trang kiểm tra đầu phun trước khi làm gì khác, chụp lại để so với lần sau.
2. Tắt máy bằng nút nguồn, chờ đèn tắt hẳn, rút dây điện và cáp USB, cáp mạng.
3. Lấy hết giấy trong khay, gõ nhẹ xấp giấy cho thẳng và cất vào túi kín nếu phòng ẩm.
4. Lau mặt kính scan, mặt dưới nắp đậy, con lăn ADF bằng khăn mềm hơi ẩm; lau vỏ ngoài và bảng nút bằng khăn khô.
5. Nhìn bình mực từ phía trước: mức mực trên vạch thấp nhất, nắp bình đóng chặt, ống dẫn không có đoạn bọt khí dài.
6. Cắm điện, bật máy, chạy chức năng vệ sinh lô kéo giấy nếu có dấu hiệu kéo lệch hay vệt mực mặt sau.
7. In lại trang kiểm tra đầu phun và một trang tài liệu thật, ghi ngày làm vào phiếu dán cạnh máy.

Không tra dầu, mỡ hay xịt chất bôi trơn vào trong máy, không để nước lọt vào thân máy. Tài liệu Epson và Canon đều nhắc không chạm tay vào thước encoder và thanh trượt của cụm đầu in vì dễ làm bẩn và hỏng máy.

Video từ kênh Thần Vũ: bôi dầu mỡ, bảo dưỡng máy in phun Canon A3 in giật, không êm.

Văn phòng in nhiều bản màu, nhiều trang mỗi ngày, có thể đang cân nhắc chuyển sang máy laser màu; bài so sánh laser màu và phun màu cho văn phòng nói kỹ phần chi phí, còn ở đây chỉ tập trung vào lịch bảo dưỡng máy phun.

Mực thải, ống dẫn mực và thước encoder: phần để kỹ thuật

Những bộ phận bên trong thân máy nên để kỹ thuật kiểm tra theo lịch, vì tự tháo dễ làm đổ mực, đứt cáp hoặc lệch cụm đầu in. Văn phòng chỉ cần nhận biết dấu hiệu để báo thợ đúng lúc.

• Mực thải: mỗi lần vệ sinh đầu phun, mực được hút xuống bộ thấm hoặc hộp bảo trì. Khi đầy, máy dừng in và báo đèn hoặc thông báo trên màn hình; kỹ thuật xử lý bộ thấm, hộp bảo trì đúng cách để mực không tràn ra bàn.
• Ống dẫn mực: ống bị gập, có bọt khí kéo dài hoặc rỉ mực ở đầu nối làm mất một màu dù bình còn đầy.
• Thước encoder: dải film trong suốt chạy dọc thân máy giúp máy biết vị trí cụm đầu in; dính mực hay bụi là bản in lệch, có khi máy báo lỗi.
• Thanh trượt và cụm gạt mực: khô, bám cặn thì cụm đầu in chạy nặng, đầu phun không được lau sạch sau mỗi lần in.

Với dòng Epson bình mực in nhiều cho văn phòng như L6550, L6570, L6580, phần hộp bảo trì và khay ADF có lưu ý riêng; xem bài sửa Epson L6550, L6570, L6580 cho văn phòng. Văn phòng dùng Canon MAXIFY thì tham khảo bài Canon MAXIFY MB2170, MB5170.

Khi nào nên gọi kỹ thuật thay vì tự bảo dưỡng

Bảo dưỡng tại văn phòng dừng lại ở mức lau và chạy chức năng có sẵn. Hãy gọi kỹ thuật khi lịch bảo dưỡng đã làm đủ mà máy vẫn có một trong các dấu hiệu sau:

• Trang kiểm tra đầu phun vẫn đứt cùng một màu sau hai ngày vệ sinh và để máy nghỉ.
• Máy báo mực thải sắp đầy hoặc đã đầy, hay hộp bảo trì không nhận.
• Có vệt mực dưới đáy máy, trên mặt bàn hoặc ở chỗ cụm đầu in đỗ.
• Lau lô kéo giấy rồi mà máy vẫn kéo hai, ba tờ một lúc, giấy vào xiên.
• Bản scan vẫn có vạch dù đã lau kính và ADF, hoặc ADF kẹt giấy liên tục.
• Cụm đầu in chạy kêu lạch cạch, giật cục hoặc bản in lệch hàng ngang.

Văn phòng thiết kế dùng máy A3 in bản vẽ lớn có nhu cầu bảo dưỡng kỹ hơn ở khay giấy cuộn và đầu phun; xem bài máy in phun A3 cho văn phòng kiến trúc.

Thần Vũ bảo dưỡng máy in văn phòng như thế nào

Với văn phòng có nhiều máy, kỹ thuật làm trọn một lượt tại chỗ để không gián đoạn việc in. Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần thay bộ thấm, thông đầu phun nặng hay sửa bo thì mang về xử lý tại xưởng Phú Diễn. Văn phòng ở khu Mỹ Đình và lân cận gần cơ sở 1, còn bên kia sông có thể xem dịch vụ sửa máy in Epson tại Long Biên.

1. Tiếp nhận: ghi số máy, model, mức in mỗi máy và các lỗi văn phòng đang gặp.
2. Kiểm tra: in trang kiểm tra đầu phun, xem mực thải, ống dẫn, thước encoder, thanh trượt, lô kéo giấy và ADF của từng máy.
3. Báo giá trước: liệt kê máy nào chỉ cần vệ sinh, máy nào cần thay linh kiện, để văn phòng chọn.
4. Bảo dưỡng khi văn phòng đồng ý: vệ sinh trong máy, xử lý mực thải, chỉnh driver và kết nối mạng.
5. In thử trước mặt người phụ trách: trang kiểm tra, một bản màu, một bản scan và ghi lịch lần sau lên phiếu.

Kinh nghiệm từ xưởng

Máy văn phòng mang về xưởng nhiều nhất không phải vì hỏng nặng, mà vì không ai được giao trông máy: mực cạn quá vạch, ống dẫn hút khí, đầu phun khô sau kỳ nghỉ. Một tờ phiếu bảo dưỡng dán cạnh máy, ghi ngày và người làm, giúp tránh phần lớn chuyện này.

Văn phòng hay dùng giấy tái chế hoặc giấy để trong kho ẩm thì lô kéo giấy và ADF bám bột nhanh hơn hẳn. Đổi sang giấy khô, cất giấy trong túi kín vào mùa nồm là cách bảo dưỡng rẻ công nhất.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên bảo dưỡng máy in phun văn phòng một lần?

Việc nhỏ như in kiểm tra đầu phun nên làm hằng tuần, lau kính scan và lô kéo giấy hằng tháng. Phần mực thải, encoder, thanh trượt để kỹ thuật xem theo mức in, văn phòng in nhiều nên xem dày hơn.

Vệ sinh máy in phun định kỳ có làm tốn mực không?

In trang kiểm tra đầu phun dùng rất ít mực. Chạy vệ sinh đầu mới tốn mực và làm đầy mực thải nhanh, nên chỉ chạy khi trang kiểm tra có vạch đứt.

Bảo trì máy in văn phòng có cần tắt máy hằng ngày không?

Nên tắt bằng nút nguồn cuối ngày nếu văn phòng ngắt điện tổng. Tắt đúng cách giúp cụm đầu in về chỗ đậy kín, đầu phun ít khô hơn.

Lịch bảo dưỡng máy in màu khác gì máy in đen trắng?

Máy in màu có nhiều màu mực nên cần soát từng màu trên trang kiểm tra đầu phun. Màu ít dùng như vàng hoặc xanh nhạt thường khô trước, vì vậy văn phòng ít in màu càng cần in kiểm tra đều.

Dùng khăn ướt hoặc cồn lau kính scan được không?

Không nên. Epson khuyên dùng khăn mềm không xơ làm ẩm nhẹ bằng nước lau kính, không dùng cồn, dung môi hay bàn chải cứng và không xịt trực tiếp lên kính.

Máy báo mực thải đầy có tự xử lý được không?

Không nên tự tháo. Mực thải nằm trong thân máy, cần kỹ thuật xử lý bộ thấm hoặc thay hộp bảo trì đúng cách để mực không tràn ra bo mạch.

Văn phòng muốn lập lịch bảo dưỡng cho cả dàn máy in phun, gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc nhắn Zalo kèm danh sách model để kỹ thuật lên phương án. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, xem đường đến, hoặc tham khảo dịch vụ sửa máy in phun của Thần Vũ.