Máy in Brother cho văn phòng in hóa đơn màu: chọn dòng nào, lỗi hay gặp

Văn phòng nhỏ cần in hóa đơn, phiếu báo giá có logo màu mỗi ngày thì chọn máy in Brother cho văn phòng in hóa đơn màu theo hai câu hỏi: in bao nhiêu tờ một ngày và in lên loại giấy gì. In ít đến vừa, nhiều trang có ảnh hay logo đậm, cần scan, photo thì dòng bình mực DCP-T, MFC-T hợp hơn. In nhiều chữ, cần tờ khô ngay, chữ sắc nét khi cầm tay thì xem dòng laser màu HL-L3xxx.

Chọn xong máy mới chỉ là một nửa. Phần lớn cuộc gọi sửa máy ở văn phòng in hóa đơn đến từ vài lỗi lặp lại: kẹt giấy liên, logo nhạt dần, in hai mặt lệch, máy mất kết nối mạng. Bài này đi qua cả hai phần: tiêu chí chọn dòng máy và cách xử lý các lỗi đó.

Bảng chọn nhanh theo nhu cầu in hóa đơn của văn phòng

Bảng dưới không xếp hạng máy nào hơn máy nào. Nó chỉ ghép nhu cầu thực tế của văn phòng với đặc điểm của từng dòng Brother theo thông số hãng công bố.

Nếu văn phòng in nhiều hơn hẳn, cần khổ A3 hoặc hai khay giấy, các dòng lớn hơn đã có bài riêng: MFC-J6945DW khổ A3 hai khay, MFC-T4500DW bình mực A3 hay laser màu HL-L8360CDW, MFC-L8900CDW.

Brother bình mực DCP-T, MFC-T: hợp văn phòng nào

Dòng bình mực là lựa chọn phổ biến ở văn phòng nhỏ, cửa hàng, phòng kế toán gia đình. Mực đổ vào bình phía trước, nhìn được mức mực, nên chi phí in mỗi trang màu thấp so với hộp mực nhỏ. Điểm cần nhớ là máy phun dùng đầu phun, cần in đều đặn để mực không khô.

DCP-T720DW: in, scan, photo, in hai mặt

Theo trang thông số của Brother, DCP-T720DW có in hai mặt tự động trên giấy thường và giấy tái chế, khay nạp bản gốc tự động nhận tới hai mươi tờ giấy thường, khay giấy chứa tới một trăm năm mươi tờ và kết nối Wi-Fi. Máy không có cổng mạng dây, nên văn phòng dùng nhiều máy tính sẽ in qua Wi-Fi hoặc cáp USB. Hợp với một đến vài người cùng dùng, in báo giá kèm photo chứng từ.

MFC-T920DW: thêm fax và mạng dây

MFC-T920DW có đủ in, scan, photo, fax, in hai mặt tự động, khay nạp bản gốc tự động và màn hình màu nhỏ. Brother ghi máy có cả Wi-Fi, Wi-Fi Direct và cổng mạng dây. Văn phòng có tổng đài, hay nhận fax đơn hàng hoặc muốn cắm thẳng máy vào switch để nhiều máy tính in ổn định thì dòng này hợp hơn DCP-T.

Brother laser màu HL-L3xxx: khi nào nên chọn

Laser màu dùng mực bột và trống, chữ in ra nằm trên mặt giấy và khô ngay. Với văn phòng in hóa đơn rồi ký, đóng dấu, kẹp ghim gửi khách luôn, đây là điểm cộng rõ nhất. Máy để vài tuần không in vẫn chạy được, không lo khô đầu phun.

Điểm mạnh với hóa đơn và báo giá

• Chữ nhỏ, đường kẻ bảng trên hóa đơn sắc nét, không loang trên giấy thường.
• HL-L3270CDW theo Brother có in hai mặt tự động, kết nối mạng dây, không dây và màn hình cảm ứng màu.
• Tờ in không bị nhòe khi tay ướt hay khi bút dạ quang lướt qua.

Điều cần biết trước khi chọn laser màu

Laser màu có bốn hộp mực và bộ trống riêng, đến hạn phải thay theo thông báo trên màn hình. Logo có mảng màu lớn hoặc ảnh sản phẩm sẽ không đẹp bằng máy phun. Giấy liên tự nhân bản phải là loại ghi dùng được cho máy laser, vì máy có cụm sấy nóng. Nếu văn phòng còn băn khoăn giữa Brother với dòng văn phòng của hãng khác như Epson L6550, L6570, L6580, cứ đem đúng mẫu hóa đơn của mình đi in thử là dễ quyết nhất.

Lỗi hay gặp khi in hóa đơn, báo giá màu hằng ngày

Máy văn phòng in cùng một mẫu hóa đơn mỗi ngày nên lỗi thường lặp lại theo kiểu rất dễ nhận ra. Dưới đây là bốn nhóm lỗi gặp nhiều nhất trên Brother bình mực và laser màu.

Kẹt giấy liên, kéo nhiều tờ một lúc

Giấy liên nhiều lớp dán mép trên, mép dày hơn thân tờ. Đặt cả xấp vào khay, rulo kéo dễ trượt hoặc kéo hai ba tờ dính nhau. Nên xòe giấy trước khi nạp, đặt ít tờ một lần, để mép dán theo đúng chiều hướng dẫn trên bao giấy. Giấy liên để nơi nồm ẩm cũng hay dính lớp, dễ kẹt hơn.

Logo màu nhạt dần, sọc ngang trên logo

Ở máy bình mực, logo nhạt hoặc có sọc mảnh thường do đầu phun bắt đầu tắc ở một màu, hay gặp khi văn phòng nghỉ lễ dài rồi in lại. Ở laser màu, logo nhạt thường do hộp mực màu sắp hết, hoặc máy đang báo trống gần hết tuổi. Nếu một màu nhạt hơn hẳn các màu khác, xem màn hình máy có thông báo nào không trước khi đổi thiết lập.

In hai mặt bị lệch, mặt sau ngược chiều

In hai mặt tự động trên DCP-T, MFC-T chỉ dùng giấy thường và giấy tái chế theo thông số Brother; giấy dày hay giấy liên đưa vào chế độ này rất dễ kẹt. Mặt sau ngược chiều thường do chọn lật theo cạnh dài hay cạnh ngắn chưa đúng trong driver. Hóa đơn dọc A4 thường dùng lật theo cạnh dài.

Máy mất mạng, máy tính báo offline

Văn phòng đổi modem, đổi mật khẩu Wi-Fi hoặc máy in nhận địa chỉ mạng mới sau khi mất điện là máy tính báo máy in offline. Máy có cổng mạng dây thì nối dây là ổn định hơn. Wi-Fi thì kết nối lại máy in vào mạng mới rồi cài lại máy in trên từng máy tính.

Các bước tự kiểm tra an toàn trước khi gọi thợ

Các bước này dùng được cho cả máy bình mực và laser màu Brother. Làm theo thứ tự, mỗi bước xong in thử một tờ hóa đơn mẫu.

1. Đọc thông báo trên màn hình máy, chụp lại. Rất nhiều lỗi được máy ghi rõ là hết giấy, kẹt giấy, mực thấp hay trống sắp hết.
2. Kẹt giấy: tắt máy, mở các nắp theo hướng dẫn Brother, kéo giấy ra từ từ theo chiều giấy chạy, không giật mạnh.
3. Kiểm tra giấy: xòe giấy, bỏ tờ cong mép, nạp ít tờ, chỉnh thanh gạt sát mép giấy.
4. In trang kiểm tra chất lượng in từ menu máy. Máy bình mực in mẫu kiểm tra đầu phun; thấy đứt nét thì làm sạch đầu theo menu.
5. Kiểm tra driver: đúng khổ giấy, đúng loại giấy, chế độ in hai mặt lật cạnh nào.
6. Mất mạng: tắt bật lại modem và máy in, xem máy in đã vào đúng mạng chưa, rồi xóa máy in cũ trên máy tính và cài lại.
7. Vẫn lỗi: ghi lại model, thông báo lỗi, loại giấy đang dùng để báo kỹ thuật.

Không dùng vật nhọn chọc vào trong máy để lấy giấy vụn, không đổ mực khác loại vào bình khi chưa súc, và không tháo cụm sấy của máy laser khi máy vừa in xong vì phần này rất nóng.

Khi nào nên gọi Thần Vũ tư vấn hoặc kiểm tra

Có hai lúc nên gọi: trước khi mua và khi máy đang dùng bắt đầu có lỗi lặp lại. Trước khi mua, nếu văn phòng có mẫu hóa đơn, giấy liên hay giấy dày riêng, kỹ thuật có thể xem giấy và cách in hiện tại để gợi ý dòng phù hợp, thay vì chọn theo quảng cáo.

Khi máy đang dùng, nên gọi khi gặp các dấu hiệu sau:

• Cùng một chỗ kẹt giấy lặp lại mỗi ngày dù giấy mới, giấy khô.
• Logo vẫn sọc hoặc thiếu màu sau vài lần làm sạch đầu phun trên máy bình mực.
• Laser màu in ra vệt màu dọc, chấm lặp đều, hay báo trống dù vừa thay.
• Máy kéo giấy kêu lạch cạch, tờ ra bị nhăn mép hoặc lệch xiên.
• Máy đã nối đúng mạng mà vài máy tính in được, vài máy không.

Thần Vũ xử lý máy in văn phòng như thế nào

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm), mang theo giấy test và dụng cụ vệ sinh. Máy cần thay linh kiện cơ khí hay xử lý đầu phun sâu được đưa về xưởng Phú Diễn, có báo trước để văn phòng sắp xếp.

1. Tiếp nhận: văn phòng gửi model, ảnh thông báo lỗi và mẫu hóa đơn in hỏng qua Zalo hoặc gọi điện.
2. Kiểm tra: in trang kiểm tra của máy, xem đường giấy, rulo kéo, đầu phun hoặc trống, mạng.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi gì, cần làm gì; văn phòng đồng ý mới làm.
4. Xử lý: vệ sinh rulo, chỉnh đường giấy, làm sạch đầu phun, cài lại mạng và driver cho từng máy tính.
5. In thử trước mặt khách: đúng mẫu hóa đơn, báo giá hai mặt của văn phòng.

Kinh nghiệm từ xưởng

Nhiều máy bình mực ở văn phòng nhỏ bị kẹt giấy liên chỉ vì nạp cả xấp mà không xòe. Rulo kéo bị bám bụi giấy liên nên trơn dần, tờ sau kẹt hơn tờ trước. Lau rulo và đổi cách nạp giấy là đỡ hẳn.

Với laser màu, văn phòng hay để máy sát cửa sổ hoặc dưới điều hòa thổi thẳng. Độ ẩm và nhiệt thay đổi làm giấy cong, máy kéo lệch. Đặt máy chỗ thoáng, giấy để trong bao kín, lỗi giảm rõ.

Câu hỏi thường gặp

Máy in màu in hóa đơn cho văn phòng nhỏ nên chọn phun hay laser?

In nhiều logo, ảnh sản phẩm và in đều mỗi ngày thì máy bình mực hợp. In chủ yếu chữ, cần tờ khô ngay hoặc có tuần không in thì laser màu đỡ lo khô đầu phun.

Brother in phiếu báo giá màu hai mặt được không?

DCP-T720DW, MFC-T920DW và HL-L3270CDW đều có in hai mặt tự động theo Brother. Máy bình mực chỉ in hai mặt tự động trên giấy thường và giấy tái chế.

Giấy liên in được trên máy Brother bình mực không?

Được nếu giấy ghi dùng cho máy phun. Nên nạp ít tờ, xòe giấy trước và không dùng chế độ in hai mặt tự động với giấy liên.

Logo trên hóa đơn in ra nhạt hơn file thiết kế, có phải hỏng máy?

Chưa chắc. Kiểm tra loại giấy trong driver, chế độ chất lượng in và in trang kiểm tra đầu phun. Đứt nét ở một màu thì làm sạch đầu trước.

Chọn máy in văn phòng nhỏ dùng chung cho nhiều máy tính cần gì?

Ưu tiên máy có cổng mạng dây như MFC-T920DW hay HL-L3270CDW để in ổn định. Máy chỉ có Wi-Fi vẫn dùng được nhưng cần mạng ổn, đặt máy gần modem.

Thần Vũ có đến văn phòng ở Cầu Giấy, Mỹ Đình để cài máy in không?

Có, kỹ thuật đi từ cơ sở Phú Diễn, gần khu Mỹ Đình, Cầu Giấy. Gọi trước để báo model và số máy tính cần cài.

Văn phòng đang phân vân chọn máy hay máy Brother in hóa đơn bắt đầu kẹt giấy, nhạt logo, hãy gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc gửi mẫu hóa đơn qua Zalo để kỹ thuật xem trước. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội; xem đường đến cơ sở. Thợ nhận sửa máy in màu Brother tại nhà, ưu tiên văn phòng khu Mỹ Đình, Từ Liêm; các lỗi máy in phun khác có trong mục riêng.