Scan nhiều trang thành một file PDF trên máy in đa năng: cách làm

Muốn scan nhiều trang thành một file PDF, bạn phải chọn kiểu lưu PDF nhiều trang hoặc bật tùy chọn thêm trang trong phần mềm quét trước khi bấm Scan; nếu để mặc định, phần lớn máy đa năng lưu mỗi trang thành một file riêng. Có khay nạp tài liệu tự động (ADF) thì đặt cả xấp vào khay và quét một lượt; chỉ có mặt kính thì quét từng trang, chọn thêm trang sau mỗi lần cho tới trang cuối rồi mới lưu.

Bài này hướng dẫn scan nhiều trang thành một file PDF trên máy đa năng theo phần mềm của từng hãng Epson, Canon, Brother, HP, kèm bảng tra khi kết quả không như ý: mỗi trang ra một file, file quá nặng, trang bị ngược hoặc lộn thứ tự, ADF kéo cùng lúc hai tờ.

Bảng tra nhanh: scan nhiều trang bị lỗi gì, sửa ở đâu

Đa số trường hợp không phải máy hỏng mà do một tùy chọn trong phần mềm. Tra dấu hiệu ở cột đầu, làm theo cột cuối.

Chuẩn bị trước khi scan nhiều trang

Chuẩn bị kỹ một chút giúp bạn khỏi phải quét lại cả xấp. Việc đầu tiên là biết máy mình quét được bằng cách nào.

Máy có khay nạp tài liệu tự động (ADF)

ADF là khay nằm trên nắp máy, có thanh gạt căn lề giấy. Gỡ hết ghim bấm, kẹp giấy, giấy nhớ dán trên trang. Xòe nhẹ xấp giấy cho các tờ tách nhau, gõ cạnh cho thẳng rồi đặt vào khay theo đúng chiều in trên khay (mặt in lên hay xuống tùy máy), đẩy thanh gạt sát mép giấy. Không đặt quá vạch giới hạn số tờ. Giấy nhàu, giấy than, ảnh, hóa đơn nhiệt mỏng nên quét bằng mặt kính.

Máy chỉ có mặt kính

Quét bằng mặt kính chậm hơn nhưng an toàn cho giấy tờ quý, sổ đỏ, bản đóng dấu. Lau mặt kính trước, đặt trang úp xuống, căn theo dấu mũi tên ở góc kính, đóng nắp nhẹ. Sắp sẵn xấp giấy theo thứ tự để không bị lộn trang. Nếu mặt kính đã trầy, nứt làm bản scan có vệt, xem thêm bài thay mặt kính scan bị nứt, trầy.

Với cả hai cách, hãy chọn độ phân giải vừa đủ đọc rõ chữ. Tài liệu văn bản đen trắng thường không cần quét màu; quét màu ở độ phân giải cao làm file nặng gấp nhiều lần mà không đọc rõ hơn.

Cách làm theo từng hãng

Tên tùy chọn dưới đây lấy theo tài liệu hướng dẫn của hãng. Phiên bản phần mềm khác nhau có thể đặt mục ở vị trí khác, nhưng tên gọi gần như giữ nguyên.

Epson: Epson Scan 2 và Epson Scan

Trong Epson Scan 2, ở thẻ Main Settings, đánh dấu ô Add or edit pages after scanning (hoặc chọn Add or Edit Page trong mục After Scanning Option), chọn định dạng PDF rồi quét. Sau mỗi lần quét, cửa sổ hiện ra cho phép Add để quét thêm trang, Edit để xoay hay xóa trang, xong thì bấm Finish để lưu thành một file. Phần mềm Epson Scan đời cũ có các nút tương tự là Add page, Edit page và Save File.

Canon: IJ Scan Utility

Trong IJ Scan Utility, mở Settings của kiểu quét tài liệu, ở mục Data Format chọn PDF (Multiple Pages) thay vì PDF. Khi đó các trang quét liên tiếp từ ADF, hoặc quét lần lượt trên mặt kính, được gộp thành một file PDF. Phần cài đặt PDF còn có mức nén để file nhẹ hơn.

Brother và HP: ControlCenter4, HP Smart

Theo hướng dẫn của Brother cho ControlCenter4, ở hộp thoại cài đặt quét chọn File Type là PDF Multi-Page. Quét bằng mặt kính thì đánh dấu thêm Continuous Scanning: sau mỗi trang bấm Continue, hết trang bấm Finish. Ứng dụng Brother iPrint&Scan cũng có lựa chọn lưu PDF nhiều trang, tên mục tùy phiên bản.

Với HP, theo trả lời của nhân viên hỗ trợ HP, trong HP Smart bạn quét trang đầu, chọn thêm trang ngay trong ứng dụng cho từng trang tiếp theo, quét xong thì lưu tất cả thành một file PDF. Trước khi lưu, ứng dụng cho xem lại và xóa, xoay trang.

Các bước chung để ra một file PDF nhiều trang

Dù dùng hãng nào, thứ tự làm việc gần như giống nhau. Làm đúng thứ tự này thì chỉ cần quét một lần.

1. Cài phần mềm quét của đúng hãng máy (bản mới nhất trên trang hỗ trợ của hãng), không chỉ dùng trình quét có sẵn của Windows.
2. Chuẩn bị giấy: gỡ ghim, xòe giấy, sắp đúng thứ tự, đặt vào ADF hoặc đặt trang đầu lên mặt kính.
3. Mở phần mềm, chọn nguồn quét: khay ADF hay mặt kính.
4. Chọn chế độ màu và độ phân giải vừa đủ; văn bản chữ đen chọn thang xám hoặc đen trắng.
5. Chọn định dạng PDF nhiều trang hoặc bật tùy chọn thêm trang, quét liên tục.
6. Bấm quét; với mặt kính, đổi trang và chọn thêm trang sau mỗi lần cho tới trang cuối.
7. Mở bước chỉnh sửa: xoay trang ngược, xóa trang hỏng, kéo sắp lại thứ tự.
8. Lưu file, đặt tên rõ ràng, mở thử file PDF kiểm tra đủ trang trước khi gửi.

Sơ đồ dưới tóm lại các bước, có thể in ra dán cạnh máy cho cả phòng cùng làm theo.

Lỡ quét ra nhiều file rời: gộp lại và giảm dung lượng

Nếu đã lỡ quét mỗi trang một file, không cần quét lại. Bạn có thể gộp các file PDF lẻ thành một file bằng công cụ có sẵn:

• Một số phần mềm quét của hãng có chức năng ghép file PDF đã lưu; xem mục chỉnh sửa hoặc tiện ích đi kèm.
• Phần mềm đọc PDF có chức năng sắp xếp, ghép trang cho phép kéo các file vào một tài liệu rồi lưu lại.
• Trên điện thoại, ứng dụng quét của hãng thường cho thêm trang và xuất một PDF duy nhất.
• Tránh tải lên các trang ghép PDF lạ khi tài liệu có thông tin cá nhân, hợp đồng, hồ sơ khách hàng.

File gộp vẫn nặng thì quét lại phần ảnh màu ở độ phân giải thấp hơn hoặc bật nén PDF. Đặt tên file theo ngày và nội dung giúp tìm lại nhanh, nhất là ở nơi quét nhiều hồ sơ như văn phòng công chứng quét hồ sơ hằng ngày hay phòng vé, đại lý du lịch scan giấy tờ.

Nhiều máy tính trong văn phòng cùng quét qua một máy thì phần mềm phải nhìn thấy máy qua mạng; cách cài đặt có trong bài kết nối máy đa năng cho nhiều máy tính qua LAN.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Chọn đúng tùy chọn mà máy vẫn không quét trọn một xấp thì có thể là phần cứng. Nên gọi kỹ thuật khi:

• ADF thường xuyên kéo hai tờ một lúc hoặc không kéo tờ cuối dù giấy đã xòe, đã gỡ ghim: con lăn ADF mòn hoặc tấm tách giấy chai.
• Giấy kẹt giữa chừng trong ADF, rút ra bị nhăn hoặc rách góc.
• Bản scan có sọc dọc dù đã lau dải kính ADF, hoặc quét mặt kính bị một vệt sáng tối cố định.
• Quét được vài trang thì phần mềm báo mất kết nối, trong khi in vẫn bình thường.
• Máy báo lỗi máy quét khi bật, hoặc copy ra trang đen; trường hợp này xem thêm bài máy đa năng copy ra trang đen.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Với lỗi quét nhiều trang, Thần Vũ tách riêng phần cài đặt và phần cơ khí để không thay linh kiện khi không cần. Quy trình năm bước:

1. Tiếp nhận: hỏi model, xem ảnh màn hình cài đặt quét và một file PDF bị lỗi bạn gửi.
2. Kiểm tra: thử quét một xấp mẫu bằng ADF và mặt kính, xem con lăn, tấm tách giấy, dải kính ADF, kết nối mạng.
3. Báo giá trước: nói rõ chỉ cần cài lại phần mềm, chỉnh thông số hay phải vệ sinh, thay con lăn ADF.
4. Sửa khi bạn đồng ý: cài phần mềm quét của hãng, đặt sẵn chế độ PDF nhiều trang, vệ sinh hoặc thay linh kiện ADF.
5. Quét thử trước mặt khách: quét một xấp nhiều trang ra một file PDF, mở kiểm tra đủ trang, đúng thứ tự.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); việc cài đặt và vệ sinh ADF làm ngay tại chỗ, máy cần thay cụm ADF mới mang về xưởng Phú Diễn. Khu gần cơ sở xem sửa máy in phun ở Mỹ Đình, các quận khác xem sửa máy in tại nhà khắp Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng: Phần lớn cuộc gọi về quét nhiều trang được giải quyết bằng một lần chỉnh phần mềm: máy đã được cài trình quét mặc định của Windows nên không có mục PDF nhiều trang. Cài đúng phần mềm của hãng và tạo sẵn một nút quét PDF nhiều trang là văn phòng dùng ổn định.

Ở những chỗ quét hồ sơ cũ, giấy mỏng và có ghim, con lăn ADF bám bụi giấy rất nhanh. Lau con lăn định kỳ theo sách hướng dẫn giúp giảm hẳn chuyện kéo hai tờ.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao scan nhiều trang lại ra nhiều file PDF?

Do phần mềm đang lưu kiểu PDF một trang. Chọn PDF nhiều trang (Canon: PDF (Multiple Pages), Brother: PDF Multi-Page) hoặc bật tùy chọn thêm trang trong Epson Scan 2 trước khi quét.

Scan mặt kính có gộp được nhiều trang thành 1 file PDF không?

Được. Bật tùy chọn thêm trang hoặc quét liên tục, sau mỗi trang đổi giấy và chọn thêm trang, quét xong trang cuối mới bấm lưu.

Gộp file scan PDF đã lưu rời như thế nào?

Dùng chức năng ghép trang của phần mềm đọc PDF hoặc tiện ích đi kèm phần mềm quét của hãng. Với hồ sơ có thông tin riêng, nên gộp trên máy tính thay vì tải lên trang web lạ.

Scan ADF ra PDF nhiều trang bị thiếu trang là do đâu?

Thường do giấy dính nhau, còn ghim hoặc con lăn ADF mòn nên kéo hai tờ một lúc. Xòe giấy, gỡ ghim và quét lại; vẫn thiếu thì nên kiểm tra con lăn.

Làm sao để file PDF scan nhiều trang nhẹ hơn?

Chọn độ phân giải vừa đủ đọc, quét thang xám hoặc đen trắng cho văn bản, bật nén PDF nếu phần mềm có. Chỉ quét màu cho trang có ảnh, con dấu màu.

Quét hai mặt nhiều trang thành một file có được không?

Máy có ADF quét hai mặt thì chọn quét hai mặt trong phần mềm. Máy ADF một mặt thì quét mặt trước cả xấp, lật xấp quét mặt sau, rồi sắp lại thứ tự trang ở bước chỉnh sửa.

Máy đa năng của bạn quét nhiều trang vẫn ra file rời, hoặc ADF kéo lệch, mất trang? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc gửi ảnh màn hình cài đặt quét qua Zalo của Thần Vũ. Cơ sở 1 tại Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm (bản đồ và liên hệ); xem thêm dịch vụ sửa máy in phun màu.