Máy in copy bị thu nhỏ, lệch lề: nguyên nhân và cách chỉnh lại

Máy in copy bị thu nhỏ, lệch lề hầu hết là do cài đặt hoặc cách đặt bản gốc, rất ít khi do hỏng máy. Ba nguyên nhân hay gặp nhất: bản gốc không đặt sát góc chuẩn trên kính, chế độ tự co giãn theo khổ giấy (Auto Fit, Fit to Page) đọc nhầm kích thước, hoặc khổ giấy trong máy đang để Letter thay vì A4. Việc nên làm trước tiên là đặt lại bản gốc úp sát góc có mũi tên, đưa tỉ lệ về giữ nguyên cỡ và chọn đúng khổ A4.

Bài này viết cho người đang cầm trên tay bản copy bị thu nhỏ, lệch lề trên máy đa năng Epson, Canon, Brother hay HP: tra bảng theo dấu hiệu, chỉnh lại menu copy theo từng hãng, và biết lúc nào lỗi thật sự nằm ở cụm quét hay đường giấy để gọi thợ.

Bảng tra nhanh: bản copy sai kiểu nào, chỉnh ở đâu

Đặt bản copy cạnh bản gốc, so xem nó nhỏ đi đều, lệch về một góc hay bị mất một mép. Mỗi kiểu sai chỉ về một nhóm nguyên nhân khác nhau.

Hàng cuối là phép thử quan trọng nhất: nếu bản in từ máy tính cũng lệch, lỗi không nằm ở khâu copy mà ở đường đi của giấy. Với máy in ảnh 10x15 qua khay sau, bài in ảnh 10x15 khay sau bị lệch hình có hướng dẫn riêng.

Vì sao bản copy bị thu nhỏ lại

Bản copy nhỏ đi đều cả trang gần như luôn là chuyện cài đặt. Máy không tự ý thu nhỏ, nó làm đúng theo một tùy chọn nào đó mà người dùng trước đã chọn, hoặc theo kích thước nó tưởng là của bản gốc.

Chế độ tự co giãn theo khổ giấy đọc nhầm

Epson gọi chế độ này là Auto Fit hoặc Auto Fit Page, Canon và Brother gọi là Fit to page, Fit to Page. Máy quét trước vùng có hình rồi co giãn cho vừa khổ giấy đã chọn. Theo hướng dẫn Canon, máy có thể không nhận đúng khổ tùy bản gốc; khi đó nên tự đặt tỉ lệ. Brother cũng ghi rõ chế độ này không chạy đúng nếu bản gốc đặt xéo trên kính.

Trong thực tế, một vệt bẩn, sợi tóc hay mép giấy màu trên kính đủ làm máy tưởng bản gốc to hơn, thế là nó thu nhỏ cả trang. Epson cũng lưu ý bụi bẩn trên kính có thể làm vùng quét bị mở rộng, khiến hình bị lệch hoặc thu nhỏ.

Khổ giấy Letter thay vì A4

Nhiều máy bán ở nhiều thị trường, mặc định khổ giấy có thể là Letter. Khổ Letter rộng hơn nhưng ngắn hơn A4 một chút, nên bản copy trên giấy A4 sẽ hụt phần chân trang hoặc dư lề dưới. Tài liệu Epson cho các máy không màn hình có hướng dẫn đổi khổ giấy mặc định khi copy giữa A4 và Letter bằng tổ hợp nút lúc bật máy, cách bấm khác nhau theo model.

Bố cục 2 trong 1 và copy thẻ

Brother có mục bố cục (Page Layout hoặc Layout 2in1 ID) để ghép nhiều trang lên một tờ hay copy hai mặt thẻ căn cước. Máy Canon, Epson có màn hình cũng có tùy chọn bố cục tương tự. Nếu lần trước có người copy thẻ hoặc ghép trang mà không trả về bình thường, lần sau bạn sẽ nhận bản copy nhỏ lại.

Vì sao bản copy bị lệch lề, mất chữ ở mép

Lệch lề khác với thu nhỏ: chữ vẫn đúng cỡ nhưng bị đẩy về một phía, hoặc một mép bị cắt mất. Nguyên nhân thường nằm ở khâu đặt bản gốc và đường vào của giấy.

Bản gốc không chạm góc chuẩn

Mỗi máy có một góc chuẩn trên kính, đánh dấu bằng mũi tên hoặc hình tam giác nhỏ ở mép khung. Bản gốc úp mặt in xuống, đẩy sát vào góc đó. Epson ghi rõ máy không quét phần sát mép kính khoảng 1,5 mm tính từ góc, nên chữ nằm quá sát mép bản gốc rất dễ bị mất.

Thêm một điểm ít người để ý: máy bình mực không màn hình như Epson L3210 in bản copy có lề khoảng 3 mm quanh trang theo tài liệu hãng. Bản gốc in tràn sát mép thì bản copy không thể giữ được phần sát mép đó.

Kính quét bẩn, nắp đóng không kín

Copy sách dày, nắp không đóng xuống được, ánh sáng ngoài lọt vào làm máy nhận sai vùng giấy. Bản lề nắp lỏng hoặc gãy cũng khiến nắp nghiêng, ép bản gốc không phẳng; trường hợp này xem bài nắp scanner gãy bản lề.

Khay ADF và khay giấy in đặt lệch

Khi copy bằng khay nạp bản gốc tự động, hai thanh dẫn phải kẹp vừa khít xấp giấy. Thanh dẫn để rộng, giấy đi xéo vào và bản copy nghiêng theo. Tương tự, thanh gạt trong khay giấy in để lỏng thì tờ giấy trắng vào xéo, bản copy lệch dù bản quét vẫn thẳng.

Chỉnh lại menu copy theo từng hãng

Tên mục dưới đây lấy theo tài liệu hướng dẫn của từng hãng. Máy cụ thể có thể khác vị trí, nhưng tên tùy chọn thường giống nhau.

• Epson có màn hình: vào Copy, mục Reduce/Enlarge có Actual Size (giữ nguyên cỡ), Auto Fit (tự co theo giấy) và Custom (tỉ lệ tự nhập). Dòng mới đặt mục này trong thẻ Advanced Settings, có thêm nút xem trước để kiểm tra bản quét trước khi in.
• Epson không màn hình (L3210 và cùng đời): chỉ copy trên giấy A4 hoặc Letter bằng nút copy đen trắng và copy màu; muốn co giãn thì quét vào máy tính rồi in.
• Canon có màn hình: trong thiết lập copy có Same size, Fit to page và tỉ lệ tự nhập. Canon ghi Fit to page không chọn được khi đang bật copy hai mặt.
• Brother bình mực DCP-T, MFC-T: Options, Enlarge/Reduce có mức 100 (giữ nguyên cỡ), Enlarge, Reduce, Fit to Page và Custom; mục Paper Size phải đổi nếu không dùng A4; mục Layout dùng cho 2 trong 1 và copy thẻ.
• HP: tùy chọn chỉnh kích thước nằm trong phần thiết lập của mục Copy trên màn hình hoặc ứng dụng HP Smart, tên mục khác nhau theo model; nguyên tắc vẫn là chọn cỡ thật và đúng khổ giấy.

Các bước tự kiểm tra an toàn tại chỗ

Làm lần lượt, mỗi bước copy thử một trang.

1. Mở nắp, lau kính quét bằng khăn mềm khô, lau cả tấm trắng mặt trong nắp. Không xịt nước hay cồn trực tiếp lên kính.
2. Úp bản gốc, đẩy sát vào góc có mũi tên, đóng nắp nhẹ tay.
3. Trên menu copy, chọn giữ nguyên cỡ, tắt tự co theo trang, đưa bố cục về một trang.
4. Kiểm tra khổ giấy copy là A4 và giấy nạp đúng khổ A4, thanh gạt khay giấy sát mép.
5. Copy thử bằng kính quét. Nếu dùng khay ADF thì kẹp thanh dẫn vừa xấp giấy rồi copy lại.
6. In một trang từ máy tính để so: bản in thẳng mà bản copy lệch là do khâu quét; cả hai cùng lệch là do đường giấy.

Sơ đồ dưới tóm lại thứ tự các bước, đi từ thao tác dễ nhất đến phép thử khoanh vùng.

Nếu máy in từ máy tính bình thường nhưng bấm copy không chạy, đó là chuyện khác hẳn, xem bài máy đa năng in được nhưng không copy được.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Đã làm đủ các bước trên mà bản copy vẫn sai, hãy để ý các dấu hiệu sau. Chúng cho thấy lỗi đã vượt ra ngoài phần cài đặt:

• Bản in từ máy tính cũng lệch xéo, lệch tăng dần từ đầu trang xuống cuối trang, dù thanh gạt khay giấy đã sát.
• Khay ADF kéo giấy xéo dù thanh dẫn đã kẹp đúng, hay kéo hai tờ một lúc, giấy ra nhăn góc.
• Copy trên kính, bản gốc đúng góc, chế độ giữ nguyên cỡ mà bản copy vẫn hụt một dải cố định ở cùng một mép.
• Cụm quét chạy có tiếng lạch cạch, dừng giữa chừng hoặc bản copy bị kéo dài, co ngắn theo một chiều.
• Bản copy có vệt đen hoặc mảng đen lớn; trường hợp đen kín trang xem bài copy ra trang đen hoàn toàn.

Những dấu hiệu này thường liên quan rulo kéo giấy mòn, cảm biến giấy hoặc cụm quét, cần mở máy kiểm tra.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Với máy đa năng copy sai cỡ, sai lề, Thần Vũ làm theo năm bước:

1. Tiếp nhận: hỏi model, xin ảnh chụp bản copy đặt cạnh bản gốc để khoanh vùng trước.
2. Kiểm tra: rà menu copy, khổ giấy mặc định, bố cục; copy thử trên kính và qua ADF; in thử từ máy tính để tách khâu quét với khâu kéo giấy.
3. Báo giá trước: nếu chỉ là cài đặt thì chỉnh ngay; nếu cần thay rulo ADF, vệ sinh cụm quét hay cân lại đường giấy thì báo rõ phần việc.
4. Sửa khi khách đồng ý: thay hoặc vệ sinh linh kiện, chỉnh lại thanh dẫn, cảm biến giấy theo đúng model.
5. In thử trước mặt khách: copy một trang chữ kín mép và một trang có bảng kẻ để so lề hai bên.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần thay rulo ADF hoặc mở cụm quét sẽ được mang về xử lý tại xưởng Phú Diễn. Khách quanh khu này có thể xem thêm sửa máy in phun tại Mỹ Đình, các quận khác xem sửa máy in phun tại nhà Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng

Phần lớn máy được gọi vì copy bị nhỏ hóa ra chỉ đang để chế độ ghép trang sau lần copy căn cước của ai đó. Trước khi gọi, cứ mở menu bố cục ra xem một lượt.

Ở văn phòng in nhiều mẫu biểu kẻ bảng, lệch lề thường lộ ra rõ ở đường kẻ dọc mép trái. Nếu chữ nhỏ trên bản copy bị răng cưa, đó là chuyện độ phân giải, bài in chữ nhỏ bị răng cưa nói riêng phần này.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao photo bị lệch sang một bên dù đã đặt giấy ngay ngắn?

Ngay ngắn bằng mắt chưa đủ, bản gốc phải chạm sát góc có mũi tên trên kính. Nếu đã đúng góc mà vẫn lệch, kiểm tra thanh gạt khay giấy in và thử in một trang từ máy tính để xem giấy có vào xéo không.

Copy ra bị nhỏ lại thì chỉnh về đúng cỡ thế nào?

Vào menu copy, tìm mục thu phóng: Epson là Reduce/Enlarge, Canon và Brother là Enlarge/Reduce hoặc tỉ lệ copy. Chọn giữ nguyên cỡ thay vì tự co theo trang, rồi kiểm tra bố cục đang ở một trang.

Máy in copy bị mất lề, mất chữ ở mép có sửa được không?

Một dải rất sát mép bị mất là giới hạn của máy, vì vùng sát mép kính không được quét và bản copy luôn có lề nhỏ. Mất dải rộng hơn thì thường do bản gốc đặt chưa sát góc hoặc khổ giấy cài sai, chỉnh lại là hết.

Chế độ Fit to Page có nên dùng khi copy?

Dùng tốt khi cần phóng hoặc thu một bản gốc khác khổ cho vừa giấy A4. Với tài liệu A4 thông thường nên để giữ nguyên cỡ, vì chế độ tự co có thể đọc nhầm khổ khi kính bẩn hay bản gốc đặt xéo.

Copy bằng khay ADF bị nghiêng còn kính quét thì thẳng, lỗi ở đâu?

Lỗi nằm ở khay nạp bản gốc: thanh dẫn để rộng, xấp giấy quá dày, giấy cong mép, hoặc rulo kéo của ADF đã mòn. Chỉnh thanh dẫn và thử xấp giấy mỏng; vẫn nghiêng thì rulo cần được vệ sinh hoặc thay.

Máy không có màn hình thì chỉnh tỉ lệ copy ở đâu?

Máy bình mực không màn hình như Epson L3210 chỉ copy cỡ thật trên giấy A4 hoặc Letter bằng nút trên máy. Muốn phóng to, thu nhỏ hay ghép trang, hãy quét vào máy tính rồi chỉnh khi in.

Bản copy vẫn lệch dù đã làm đủ các bước? Gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, chụp bản copy cạnh bản gốc gửi qua Zalo Thần Vũ để kỹ thuật xem trước là cài đặt hay đường giấy. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, xem bản đồ đường đến xưởng, hoặc tham khảo dịch vụ sửa máy in phun màu.