Sửa máy in văn phòng công ty Nhật, Hàn ở Liễu Giai: đổi ngôn ngữ, máy 100V

Văn phòng công ty Nhật, Hàn hay gặp ba kiểu sự cố máy in rất riêng: máy mang từ nước ngoài về có màn hình toàn chữ Nhật hoặc chữ Hàn, máy tính cài Windows tiếng Nhật, tiếng Hàn không nhận driver, và bản in bị co hoặc lệch vì máy mặc định khổ B5, Letter thay vì A4. Trước khi gọi sửa máy in văn phòng công ty Nhật, Hàn, hãy đọc nhãn điện áp sau lưng máy, đổi ngôn ngữ màn hình và kiểm tra khổ giấy trong driver, vì phần lớn trường hợp chỉ là sai cài đặt.

Bài này viết cho trưởng phòng hành chính, nhân viên IT kiêm nhiệm ở các văn phòng doanh nghiệp vốn Nhật, Hàn quanh Liễu Giai, Kim Mã: máy nào hay dùng, lỗi gì hay gặp vào những đợt in báo cáo, hồ sơ dày, cách tự xử lý tại chỗ và dấu hiệu nào nên để kỹ thuật cầm máy.

Bảng tra sự cố máy in văn phòng Nhật, Hàn: hiện tượng, nguyên nhân, xử lý

Máy in ở các văn phòng này thường có hai nguồn gốc: máy mua tại Việt Nam nhưng được cài theo thói quen của trụ sở, hoặc máy mua nội địa Nhật, Hàn rồi chuyển sang. Bảng dưới gom những gì nhân viên hành chính hay báo, xếp theo mức tự làm được.

Ba dòng đầu bảng thường chỉ tốn vài lần bấm nút; hai dòng điện và mực mới dễ làm hỏng máy nếu đoán mò.

Đổi ngôn ngữ màn hình máy in tiếng Nhật, tiếng Hàn sang tiếng Anh

Ngôn ngữ chỉ là một cài đặt, không phải phần cứng; việc khó là tìm đúng mục khi mọi chữ đều không đọc được.

Vị trí mục Language theo tài liệu hãng

• Epson dòng có màn hình (ví dụ tài liệu L6550 series): vào Settings ở màn hình chính, mục Language nằm ngay trong danh sách cài đặt.
• Canon: tài liệu PRO-200 series ghi đường dẫn Various settings, Printer settings, Language selection; tài liệu MAXIFY MB2000 series cũng có mục Language selection, đổi ngôn ngữ của thông báo và menu trên màn hình.
• Máy hãng khác hoặc đời khác: tên và vị trí mục có thể khác, hãy tải hướng dẫn sử dụng bản tiếng Anh của đúng model để so thứ tự mục.

Mẹo dò menu khi không đọc được chữ

Mở hướng dẫn tiếng Anh trên điện thoại, đếm thứ tự mục trong danh sách cài đặt rồi bấm theo đúng thứ tự đó trên máy. Có thể dùng camera dịch trên điện thoại để đọc từng dòng chữ Nhật, chữ Hàn.

Lưu ý quan trọng: máy bán riêng cho thị trường Nhật hoặc Hàn có thể chỉ có ngôn ngữ của nước đó và vài ngôn ngữ khác, không chắc có tiếng Anh hay tiếng Việt. Nếu không thấy, đừng cố bấm vào các mục bảo trì lạ; hãy chụp màn hình gửi kỹ thuật xem giúp.

Máy nội địa Nhật 100V và chuyện biến áp ở văn phòng

Điện lưới ở Nhật là 100V, còn Việt Nam là 220V. Máy in mua để dùng trong nước Nhật thường ghi điện áp vào trên nhãn ở mặt sau hoặc dưới đáy. Máy mua ở Hàn Quốc phần nhiều đã chạy điện 220V, nhưng vẫn phải đọc nhãn chứ không đoán theo nước sản xuất.

Epson ghi rõ trong hướng dẫn an toàn: chỉ dùng loại nguồn điện ghi trên nhãn của máy, và chỉ dùng dây nguồn đi kèm máy. Như vậy, nhãn ghi 100V mà cắm thẳng vào ổ 220V là sai ngay từ đầu, bo nguồn có thể hỏng chỉ sau một lần cắm.

Khi chọn và đặt biến áp cho máy in văn phòng:

• Dùng biến áp hạ áp loại dùng cho thiết bị điện cố định, công suất dư so với số ghi trên nhãn máy; không dùng cục đổi điện du lịch mỏng nhẹ. Canon cũng khuyến cáo không cắm bộ sạc, bộ đổi nguồn của máy vào loại biến áp du lịch.
• Đặt biến áp chỗ thoáng, không để chung ổ với máy hủy giấy, ấm siêu tốc, máy photocopy. Epson cũng khuyên tránh cắm máy in chung mạch với máy photocopy hoặc thiết bị bật tắt liên tục.
• Dán nhãn rõ trên biến áp và trên dây máy in: "Máy 100V, chỉ cắm qua biến áp", để nhân viên mới hoặc người dọn dẹp không cắm nhầm.

Máy đã từng bị cắm nhầm thì không nên bật thử lại để "xem còn sống không". Đó là lúc cần đo bo nguồn; xem thêm các dấu hiệu khác trong bài máy in phun không lên nguồn.

Driver trên Windows tiếng Nhật, tiếng Hàn và khổ giấy B5, Letter

Ở văn phòng công ty nước ngoài, cùng một phòng có thể có máy tính cài Windows tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Anh và tiếng Việt. Driver không phụ thuộc ngôn ngữ của Windows bằng việc phụ thuộc đúng model, đúng hệ điều hành và đúng vùng bán máy.

Cài driver cho đúng

• Đọc tên model trên nhãn thân máy, không đọc theo tên gọi trong hóa đơn. Máy nội địa có thể mang tên khác bản bán tại Việt Nam.
• Tải driver từ trang hỗ trợ của hãng theo đúng tên đó.
• Gỡ hết driver cũ, cổng in cũ trước khi cài lại để Windows không tự chọn bản sai.

Khổ giấy mặc định khác A4

Văn bản từ trụ sở gửi sang có thể soạn theo khổ B5 hoặc Letter. Khi phần mềm để một khổ, driver để một khổ, còn khay chứa giấy A4, bản in sẽ bị thu nhỏ, mất lề hoặc máy báo sai khổ. Hãy chọn cùng khổ A4 ở cả ba chỗ. Trên driver Canon, chế độ Fit-to-Page sẽ phóng to hoặc thu nhỏ trang theo khổ giấy trong máy, nên chỉ bật khi thật sự muốn co giãn trang.

Nếu máy in dùng chung cho cả phòng qua mạng nội bộ, cách đặt địa chỉ cố định và chia sẻ cho nhiều máy tính có ở bài kết nối máy đa năng cho nhiều máy tính qua mạng LAN.

Các bước tự kiểm tra an toàn trước khi gọi kỹ thuật

Nhân viên hành chính có thể làm theo thứ tự dưới đây. Dừng lại ở bước nào hết lỗi, và dừng hẳn nếu có mùi khét hay tiếng lạ.

1. Đọc nhãn điện áp và xem máy đang cắm thẳng hay qua biến áp. Nhãn ghi 100V mà đang cắm thẳng 220V: rút điện, không làm tiếp.
2. Tắt máy bằng nút nguồn, chờ máy tắt hẳn, bật lại để xóa lệnh kẹt.
3. Đổi ngôn ngữ màn hình sang tiếng Anh nếu máy có, để đọc được thông báo lỗi.
4. In trang trạng thái hoặc trang kiểm tra đầu phun từ bảng điều khiển để biết máy còn in được không khi không có máy tính.
5. Trên máy tính gửi lệnh, xóa hàng đợi in, kiểm tra đúng tên máy in và đặt khổ A4.
6. In lại một trang văn bản đơn giản; nếu đúng, mới in lại tài liệu dày.
7. Vẫn lỗi: chụp màn hình máy in, chụp nhãn model và nhãn điện áp, gửi kỹ thuật trước khi hẹn.

Sơ đồ dưới tóm tắt thứ tự này để in ra dán cạnh máy.

Khi nào văn phòng nên gọi kỹ thuật thay vì tự xử lý?

Gọi ngay khi máy nội địa đã lỡ cắm điện 220V trực tiếp, kể cả khi đèn vẫn sáng: bo nguồn có thể đã hỏng một phần và hỏng hẳn ở lần bật sau. Biến áp nóng ran, kêu ù hoặc máy tự tắt giữa chừng khi in tài liệu dày cũng là dấu hiệu nguồn không ổn.

• Màn hình chỉ có ngôn ngữ không đọc được và lỗi hiện mã lạ, không tra được trong tài liệu tiếng Anh.
• Đã cài lại driver đúng model mà mọi máy tính trong phòng vẫn in ra ký tự lạ.
• Hộp mực, chai mực nội địa không mua được, cần tính phương án mực khác mà không làm hỏng đầu phun.
• Máy báo đầy mực thải hoặc lỗi bảo trì, không chịu in tiếp.

Văn phòng ở Liễu Giai, Kim Mã cần kỹ thuật đến xem máy tại chỗ: gọi 0965.305.158, gửi trước ảnh nhãn model và nhãn điện áp qua Zalo để kỹ thuật chuẩn bị đúng driver, đúng đồ đo. Nếu văn phòng nằm trong tòa nhà có quy định ra vào, xem thêm cách chuẩn bị ở bài sửa máy in văn phòng trong tòa nhà.

Thần Vũ xử lý máy in văn phòng Nhật, Hàn như thế nào?

Văn phòng doanh nghiệp nước ngoài thường cần giấy tờ rõ ràng để trình quản lý duyệt, nên mỗi bước đều có báo tình trạng và báo giá trước.

1. Tiếp nhận: ghi model, nguồn gốc máy, điện áp trên nhãn và hiện tượng qua điện thoại hoặc Zalo.
2. Kiểm tra: đo nguồn, kiểm tra biến áp, đổi ngôn ngữ màn hình nếu máy hỗ trợ, in mẫu kiểm tra đầu phun.
3. Báo giá trước bằng văn bản: tình trạng máy, việc cần làm, linh kiện thay nếu có, để văn phòng gửi quản lý duyệt.
4. Sửa khi văn phòng đồng ý: cài driver đúng cho từng máy tính, chỉnh khổ giấy, sửa nguồn hoặc thay linh kiện.
5. In thử trước mặt người phụ trách: văn bản A4, bản song ngữ, in từ vài máy tính trong phòng.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy cần sửa bo nguồn hay tháo cụm đầu in sẽ mang về xưởng Phú Diễn xử lý. Lịch kỹ thuật theo khu vực xem ở trang sửa máy in khu Mỹ Đình và sửa máy in phun tại nhà Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng

Máy nội địa ở văn phòng hay hỏng nguồn vào dịp chuyển văn phòng hoặc sắp xếp lại bàn: biến áp bị rút ra để gọn, sau đó người cắm lại không biết máy là 100V. Một tấm nhãn dán trên dây nguồn giúp tránh gần như trọn loại hỏng này.

Văn phòng thiết kế dùng máy A3 có nhu cầu khác hẳn, xem máy in A3 cho văn phòng kiến trúc; còn máy đặt ở tầng áp mái nóng thì đọc bài máy in văn phòng nhà phố đặt ở tầng áp mái.

Câu hỏi thường gặp

Đổi ngôn ngữ màn hình máy in tiếng Nhật sang tiếng Anh ở đâu?

Thường ở phần cài đặt máy, mục Language hoặc Language selection. Epson đặt trong Settings, Canon đặt trong nhóm cài đặt máy tùy model. Máy nội địa có thể không có tiếng Anh, khi đó chỉ dò được theo vị trí mục.

Máy in nội địa Nhật 100V có dùng ở Việt Nam được không?

Được nếu cắm qua biến áp hạ áp đủ công suất, đúng điện áp ghi trên nhãn máy. Không cắm thẳng vào ổ 220V, kể cả để thử nhanh.

Máy in mua ở Hàn Quốc có cần biến áp không?

Phần nhiều máy bán ở Hàn đã dùng điện 220V, nhưng hãy đọc nhãn điện áp trên máy. Chỉ cắm vào nguồn đúng như nhãn ghi.

Driver máy in tiếng Hàn, tiếng Nhật có cài trên Windows tiếng Việt được không?

Thường được, vì driver cần đúng model và đúng hệ điều hành hơn là đúng ngôn ngữ. Hãy tải bản driver theo tên model trên nhãn máy từ trang hỗ trợ của hãng.

Vì sao bản in A4 bị thu nhỏ hoặc lệch lề?

Do khổ giấy trong phần mềm, driver và khay không khớp, hay gặp với file soạn theo khổ B5 hoặc Letter. Chọn cùng khổ A4 và tắt chế độ co giãn theo trang nếu không cần.

Thần Vũ có gửi báo giá bằng văn bản cho văn phòng không?

Có. Kỹ thuật ghi tình trạng máy, việc cần làm và báo giá trước để văn phòng trình duyệt; chỉ sửa khi văn phòng đồng ý.

Máy in văn phòng đang hiện toàn chữ Nhật, chữ Hàn hay vừa bị cắm nhầm điện? Gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 hoặc gửi ảnh nhãn máy qua Zalo Thần Vũ. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, xem địa chỉ và bản đồ, hoặc các dịch vụ khác trong danh mục sửa máy in phun màu.