Scan to email, scan to folder không chạy: cách cài đặt lại SMB và SMTP

Chức năng scan to email, scan to folder không chạy trong khi máy vẫn in và copy bình thường thì lỗi hiếm khi do máy in hỏng. Thường là có một thay đổi ở phía máy tính hoặc tài khoản email: đổi mật khẩu Windows, máy tính nhận địa chỉ IP mới, thư mục mất quyền chia sẻ, hoặc mật khẩu ứng dụng Gmail bị thu hồi. Hãy đọc thông báo lỗi trên màn hình máy in trước, sau đó mở trang cấu hình của máy in trên trình duyệt để kiểm tra lại đường dẫn và tài khoản.

Bài viết dành cho văn phòng dùng máy in đa năng Epson, Brother, HP, Canon có màn hình và khay nạp bản gốc. Nội dung gồm bảng tra lỗi theo thông báo, các bước kiểm tra nhanh, cách cài đặt lại scan to folder qua giao thức SMB và scan to email qua máy chủ SMTP, kèm những dấu hiệu nên để kỹ thuật vào xem.

Bảng tra lỗi scan to folder, scan to email

Thông báo trên màn hình máy in là đầu mối quan trọng nhất. Chụp lại thông báo đó, rồi đối chiếu với bảng dưới để biết nên sửa ở máy in, ở máy tính hay ở tài khoản email.

Kiểm tra nhanh trước khi cài đặt lại

Đừng xóa cấu hình cũ ngay. Nhiều trường hợp chỉ cần sửa một ô thông tin là chạy lại. Làm theo thứ tự sau:

1. Thử in một trang qua mạng từ máy tính. In được nghĩa là máy in vẫn ở trong mạng, lỗi nằm ở phần cấu hình scan.
2. In trang trạng thái mạng của máy in để biết địa chỉ IP hiện tại, ghi lại địa chỉ đó.
3. Gõ địa chỉ IP vào trình duyệt trên máy tính cùng mạng để mở trang cấu hình: Web Config với máy Epson, Web Based Management với máy Brother, Embedded Web Server với máy HP.
4. Trên máy tính nhận bản quét, kiểm tra lại địa chỉ IP, tên máy và xem thư mục còn được chia sẻ không.
5. Nếu lỗi là scan to email, đăng nhập vào hộp thư bằng trình duyệt xem tài khoản có bị khóa, bị đổi mật khẩu hay có cảnh báo đăng nhập lạ không.
6. Gửi thử một trang quét đơn giản, độ phân giải thấp. Trang nhẹ gửi được mà tài liệu dày không gửi được thì vấn đề là dung lượng tệp.

Sơ đồ dưới đây gom lại các bước theo đúng thứ tự, từ kiểm tra mạng tới khai báo lại đích quét.

Cài đặt lại scan to folder qua SMB đúng cách

Scan to folder gửi bản quét vào một thư mục chia sẻ trên máy tính Windows bằng giao thức SMB. Muốn chạy ổn định lâu dài, cần chuẩn bị đúng ba thứ: thư mục chia sẻ, tài khoản có quyền ghi và địa chỉ máy tính không đổi.

Chuẩn bị thư mục chia sẻ trên máy tính

Tạo một thư mục riêng, đặt tên ngắn không dấu, không có ký tự đặc biệt. Chia sẻ thư mục cho tài khoản sẽ dùng để đăng nhập và cấp quyền ghi. Nên đặt địa chỉ IP cố định cho máy tính này trên router, vì sau mỗi lần router khởi động lại máy tính có thể nhận địa chỉ khác và đường dẫn trong máy in sẽ sai.

Khai báo đích quét trên trang cấu hình máy in

Với máy Epson, Epson hướng dẫn tạo thư mục mạng rồi đăng ký vào mục Contacts bằng Web Config hoặc trên bảng điều khiển. Với máy Brother, tài liệu của Brother mô tả hồ sơ Scan to Network gồm Network Folder Path, Auth. Method (Auto, Kerberos, NTLMv2), Username và Password. Với máy HP đời văn phòng, trang Embedded Web Server có mục Save to Network Folder (còn gọi là Scan to Network Folder) trong thẻ Scan/Digital Send, đường dẫn thư mục nhập dạng UNC.

Khi nhập mật khẩu, bạn tự gõ trên máy tính của mình. Kỹ thuật chỉ cần hướng dẫn vị trí các ô, không cần biết mật khẩu của bạn. Brother cũng lưu ý tránh các ký tự như dấu hỏi, gạch chéo, dấu hai chấm trong tên hồ sơ để không bị lỗi gửi.

Lưu ý về phiên bản SMB và ngày giờ máy in

Theo Microsoft, SMB đời đầu không còn được cài sẵn trên Windows 10 từ bản 1709 trở đi và trên Windows 11. Máy in đời cũ chỉ biết SMB đời đầu sẽ không gửi được vào máy tính mới. Không nên bật lại SMB đời đầu cho tiện vì lý do bảo mật, hãy kiểm tra bản cập nhật firmware của máy in hoặc nhờ kỹ thuật tìm phương án khác. Với Brother, ngày giờ trên máy in phải khớp với máy tính, nếu lệch thì xác thực sẽ thất bại.

Cài đặt lại scan to email khi không gửi được

Scan to email cần máy in đăng nhập vào máy chủ gửi thư SMTP giống như một phần mềm email. Chỉ cần sai một thông tin là máy báo lỗi, hoặc báo gửi thành công nhưng thư không đến.

Thông tin máy chủ gửi thư cần có

Bạn cần địa chỉ máy chủ SMTP, cổng, kiểu bảo mật kết nối, tài khoản và mật khẩu, lấy theo đúng hướng dẫn của nhà cung cấp email. Email tên miền công ty thường do bộ phận quản trị mạng hoặc đơn vị cung cấp hosting cấp thông tin này. Điền vào mục cài đặt máy chủ email trên trang cấu hình máy in rồi bấm gửi thử.

Gmail cần mật khẩu ứng dụng

Theo trợ giúp của Google, mật khẩu ứng dụng là một mã gồm mười sáu ký tự, chỉ tạo được khi tài khoản đã bật xác minh hai bước. Google sẽ thu hồi mật khẩu ứng dụng mỗi khi bạn đổi mật khẩu tài khoản Google. Vì vậy chuyện scan to email đang chạy bỗng hỏng sau khi đổi mật khẩu Gmail là rất thường gặp. Tài khoản công ty, trường học có thể bị quản trị viên tắt tính năng này.

Thư đến nhưng thiếu trang hoặc không mở được

Quét nhiều trang qua khay nạp bản gốc ở độ phân giải cao tạo tệp rất nặng, nhiều hộp thư từ chối nhận. Hãy chọn định dạng PDF, độ phân giải vừa đủ đọc và chia tài liệu dày thành nhiều lần gửi.

Kinh nghiệm từ xưởng khi văn phòng mất scan to folder

Lỗi này hay xuất hiện ngay sau một thay đổi nhỏ mà không ai nghĩ tới: đổi nhà mạng, lắp router mới, cài lại Windows cho máy kế toán hoặc nhân viên nghỉ việc bị xóa tài khoản. Máy in vẫn lưu cấu hình cũ nên cứ gửi vào một địa chỉ không còn tồn tại. Khi gọi kỹ thuật, bạn kể lại thay đổi gần nhất ở văn phòng, việc dò lỗi sẽ nhanh hơn rất nhiều.

Một trường hợp khác là phần cứng thật sự có vấn đề. Màn hình cảm ứng liệt từng vùng, bấm không chọn được đích quét, hoặc máy treo khi vào menu scan thì cài đặt lại cũng không giúp được.

Nếu cả việc scan về máy tính qua phần mềm cũng không chạy, đọc thêm bài máy in phun không scan được. Máy Epson đời cũ có thể xem bài sửa Epson L210, L220 không scan được, còn lỗi quét qua mạng không dây có bài Epson L405 không scan qua Wi-Fi.

• Ghi lại địa chỉ IP, tên thư mục và tài khoản dùng cho scan, cất ở nơi an toàn.
• Đặt IP cố định cho cả máy in lẫn máy tính nhận bản quét.
• Mỗi lần đổi mật khẩu Windows hoặc Gmail, nhớ cập nhật lại trên máy in.
• Cập nhật firmware máy in theo hướng dẫn của hãng khi đổi sang máy tính Windows mới.

Khi nào nên gọi kỹ thuật?

Bạn nên nhờ kỹ thuật khi đã nhập lại mật khẩu, đường dẫn và thông tin máy chủ thư mà máy vẫn báo cùng một lỗi. Cụ thể là các tình huống sau:

• Không mở được trang cấu hình máy in dù máy vẫn in được qua mạng.
• Máy in đời cũ không gửi được vào máy tính Windows mới và không tìm thấy bản cập nhật firmware.
• Văn phòng dùng tên miền, máy chủ riêng hoặc tường lửa mà bạn không có quyền chỉnh.
• Màn hình cảm ứng liệt, treo khi vào menu scan, hoặc khay nạp bản gốc kéo lệch, kẹt giấy.
• Nhiều máy tính trong văn phòng cùng cần nhận bản quét vào các thư mục khác nhau.

Thần Vũ xử lý lỗi scan to folder, scan to email như thế nào?

Thần Vũ làm theo năm bước, báo giá trước và chỉ làm khi bạn đồng ý. Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy hỏng màn hình hoặc khay nạp bản gốc sẽ mang về xử lý tại xưởng Phú Diễn.

1. Tiếp nhận: xem ảnh thông báo lỗi và hỏi thay đổi gần nhất ở mạng, máy tính, tài khoản email.
2. Kiểm tra: xác định máy in, máy tính và router đang chạy ra sao, phiên bản firmware, giao thức hỗ trợ.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi do cấu hình hay phần cứng và phương án xử lý.
4. Làm khi bạn đồng ý: khai báo lại đích quét, máy chủ thư, IP cố định; bạn tự gõ mật khẩu của mình.
5. Quét thử trước mặt bạn: gửi thử vào thư mục và email, hướng dẫn cách tự sửa khi đổi mật khẩu.

Ngoài cấu hình scan, Thần Vũ nhận sửa máy in phun màu văn phòng các hãng, từ lỗi Brother MFC-T910DW không gửi được fax tới máy đơn năng kẹt giấy A5, phong bì. Văn phòng quanh Mỹ Đình, Cầu Giấy xem thêm sửa máy in tại Mỹ Đình.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao scan to folder đang chạy bỗng báo lỗi đăng nhập?

Thường do bạn vừa đổi mật khẩu Windows, còn máy in vẫn lưu mật khẩu cũ. Mở trang cấu hình máy in, sửa lại mật khẩu trong địa chỉ đích là chạy lại.

Scan to email không gửi được qua Gmail phải làm sao?

Kiểm tra tài khoản đã bật xác minh hai bước, tạo mật khẩu ứng dụng mới rồi nhập vào phần máy chủ email của máy in. Mật khẩu Gmail thường không dùng được cho máy in.

Lỗi SMB scan to folder trên Windows 11 là do đâu?

Hay gặp ở máy in đời cũ chỉ hỗ trợ SMB đời đầu, trong khi Windows mới không cài sẵn giao thức này. Nên cập nhật firmware máy in thay vì bật lại SMB đời đầu.

Cài scan to folder máy in có cần IP cố định không?

Rất nên. Đường dẫn thư mục thường chứa địa chỉ của máy tính, IP đổi là máy in gửi nhầm chỗ. Đặt IP cố định trên router cho cả máy in lẫn máy tính.

Kỹ thuật có cần biết mật khẩu email của tôi không?

Không cần. Kỹ thuật hướng dẫn vị trí các ô cấu hình, bạn tự gõ mật khẩu. Nên dùng một tài khoản email riêng cho máy in để không ảnh hưởng hộp thư chính.

Máy báo gửi thành công nhưng không thấy tệp quét?

Kiểm tra máy in đang gửi vào đúng thư mục và tài khoản có quyền ghi. Với email, xem thư mục thư rác và giảm độ phân giải để tệp nhẹ hơn.

Cần cài lại scan to folder, scan to email cho văn phòng?

Chụp thông báo lỗi trên màn hình máy in gửi qua Zalo Thần Vũ, hoặc gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 để kỹ thuật xem lỗi nằm ở cấu hình hay ở máy. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm; các cơ sở khác ở trang liên hệ.