Máy in cho văn phòng công chứng: scan hồ sơ nhiều, giữ ADF bền

Ở văn phòng công chứng, máy đa năng hỏng nhiều nhất ở khay nạp tài liệu tự động (ADF): kéo đôi, kẹt vì ghim sót, và bản copy có vệt dọc do bụi bám trên dải kính quét. Cách giữ máy bền là chia hồ sơ làm hai luồng: giấy A4 phẳng, đã gỡ ghim mới cho qua khay nạp; bản gốc cũ, nhàu, có dấu giáp lai hay ảnh thì đặt trên mặt kính. Kèm theo đó là lau dải kính mỗi sáng trước khi nhận hồ sơ.

Bài viết dành cho người đang chọn hoặc đang dùng máy in cho văn phòng công chứng: bảng chẩn đoán theo dấu hiệu, cách phân loại hồ sơ trước khi scan, cách vệ sinh theo hướng dẫn của Epson, Canon, Brother, lịch chăm sóc theo nhịp làm việc, lưu ý bảo mật file scan và lúc nào nên gọi kỹ thuật.

Bảng chẩn đoán lỗi máy đa năng ở phòng công chứng

Đọc đúng dấu hiệu trước, xử lý sau. Phần lớn lỗi trong bảng có nguyên nhân từ cách nạp hồ sơ hoặc bụi, chỉ một số ít là hỏng linh kiện.

Nếu vệt dọc chỉ xuất hiện khi copy qua khay nạp, còn đặt cùng tờ đó lên mặt kính thì sạch, gần như chắc chắn lỗi nằm ở dải kính quét chứ không phải đầu in.

Hồ sơ nào cho qua khay nạp, hồ sơ nào đặt mặt kính

Đây là quyết định ảnh hưởng nhiều nhất đến tuổi thọ khay nạp và an toàn của bản gốc. Hồ sơ công chứng có đủ loại: giấy tờ mới in, sổ đỏ cũ, giấy khai sinh ố vàng, bản photo đã công chứng có dấu giáp lai, hợp đồng nhiều trang ghim sẵn.

Cho qua khay nạp được

• Giấy A4 thường, cùng khổ, cùng độ dày, phẳng và khô.
• Các tờ đã gỡ hết ghim, kẹp và giấy nhớ.
• Bản in mới, mực đã khô hẳn.

Canon hướng dẫn cho dòng G4080: tháo ghim, kẹp giấy trước khi nạp, đợi chất lỏng như hồ dán, mực khô hẳn, và không nạp tài liệu có dán keo kể cả khi keo đã khô. Khay nạp dòng này nhận tối đa 35 tờ A4 giấy thường 75 g/m²; nạp vừa phải dưới mức đó giúp máy kéo đều hơn.

Bắt buộc đặt trên mặt kính

Theo tài liệu Epson cho máy đa năng văn phòng, không đưa vào khay nạp: bản rách, gấp, nhăn, cong, đã xuống cấp; bản có lỗ đóng hồ sơ; bản dán băng keo, ghim, kẹp; bản có nhãn dán; sổ đóng gáy; và ảnh hoặc bản gốc có giá trị vì có thể bị nhăn, hỏng khi kéo lệch. Epson khuyên quét tất cả những loại này trên mặt kính.

Với phòng công chứng, nguyên tắc đơn giản: bản gốc của khách luôn đi mặt kính, chỉ bản đã sao hoặc giấy mới in mới đi khay nạp.

Vệt dọc, kính trầy: phân biệt và vệ sinh đúng cách

Vệt dọc trên bản copy là lỗi khách phàn nàn nhiều nhất, vì nó chạy ngang qua chữ ký và con dấu. Có hai chỗ có thể gây ra: dải kính hẹp dưới khay nạp và mặt kính lớn.

Đọc theo cách Brother giải thích

Tài liệu Brother cho máy đa năng nêu rõ: đường đen, vệt đen trên bản copy thường do bụi bẩn hoặc bút xóa trên dải kính; còn chấm đen, vết đen rời rạc thường do bẩn trên mặt kính lớn. Brother hướng dẫn lau dải kính, mặt kính cùng thanh trắng và phần nhựa trắng phía trên, và gợi ý thử quét trên mặt kính thay vì khay nạp để khoanh vùng lỗi.

Lau theo cách Epson khuyên

Epson hướng dẫn dùng khăn mềm, khô; chỉ khi có vết dầu mỡ mới dùng chút nước lau kính thấm vào khăn, không xịt thẳng lên kính, không ấn mạnh. Không dùng bàn chải cứng, cồn hay dung môi, không để nước lọt vào máy. Dải kính dưới khay nạp nằm ngay mép, nhấc nắp khay nạp lên là thấy.

Lau xong mà vệt vẫn còn ở cùng vị trí, có thể kính đã trầy do ghim cào qua nhiều lần. Phần xử lý chi tiết cho lỗi sọc dọc đã có trong bài scan qua ADF bị sọc dọc đen.

Lịch vệ sinh và chăm sóc theo nhịp làm việc

Phòng công chứng thường dồn hồ sơ vào buổi sáng và đầu tuần. Lịch dưới đây bám theo nhịp đó, mỗi việc chỉ vài thao tác:

• Mỗi sáng: lau dải kính dưới khay nạp và mặt kính bằng khăn mềm khô trước khi nhận hồ sơ đầu tiên.
• Mỗi lần nhận xấp mới: gỡ ghim, kẹp tại bàn tiếp nhận, không để đến máy mới gỡ.
• Cuối ngày: lấy hết giấy khỏi khay nạp và khay ra, đậy nắp, không để giấy nằm qua đêm trong khay.
• Hằng tuần: lau thanh trắng phía trên dải kính, kiểm tra khay nạp có mẩu giấy vụn, ghim rơi không.
• Mùa nồm: cất giấy in trong túi kín, giấy ẩm là nguyên nhân chính khiến in hai mặt bị kẹt.
• Với máy HP Smart Tank: nhìn vạch tối thiểu, tối đa trên cửa sổ bình mực theo hướng dẫn HP, châm trước khi xuống thấp vào ngày cao điểm.

Văn phòng đang dùng Epson L5190 có thể xem thêm bài sửa máy in Epson L5190 cho văn phòng; nơi in khối lượng lớn hơn xem bài Epson L6550, L6570, L6580 cho văn phòng in nhiều.

Bảo mật file scan và bản in hồ sơ

Hồ sơ công chứng chứa số định danh, địa chỉ, thông tin tài sản. Máy in là chỗ dễ bị bỏ quên khi nghĩ đến bảo mật.

• Đặt thư mục nhận file scan riêng trên máy tính phụ trách, không để chung thư mục mạng cả văn phòng xem được.
• Xóa file trong thư mục tạm sau khi đã lưu vào hồ sơ điện tử.
• Không để bản in, bản copy hỏng trong thùng rác cạnh máy; hủy giấy hoặc gom riêng.
• Khi mang máy đi sửa, báo kỹ thuật nếu máy có lưu danh bạ email hoặc thư mục scan để xử lý phù hợp.

Các bước tự kiểm tra an toàn khi khay nạp hay lỗi

Làm theo thứ tự, dừng ở bước nào hết lỗi thì không cần làm tiếp.

1. Tắt lệnh đang chạy, lấy hết giấy ra khỏi khay nạp và khay ra giấy.
2. Nhấc nắp khay nạp, nhìn kỹ có ghim, mẩu giấy, giấy nhớ mắc bên trong; gắp nhẹ bằng tay, không dùng vật kim loại.
3. Lau dải kính dưới khay nạp và mặt kính lớn bằng khăn mềm khô.
4. Copy thử cùng một tờ qua khay nạp rồi trên mặt kính, so hai bản để khoanh vùng lỗi.
5. Xòe tơi xấp giấy, gõ đều mép, áp thanh gạt sát hai bên rồi nạp lại khoảng mười tờ.
6. Vẫn kéo đôi, kẹt hoặc vệt chưa mất: ghi lại dấu hiệu, chụp bản copy lỗi để gửi kỹ thuật.

Sơ đồ dưới tóm tắt luồng xử lý hồ sơ hằng ngày, từ bàn tiếp nhận đến khi trả bản sao.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Văn phòng công chứng không có nhiều thời gian chờ máy, nên gọi sớm khi thấy các dấu hiệu sau:

• Khay nạp kéo đôi ngay cả với giấy A4 mới, đã xòe tơi; dấu hiệu rulo đã mòn.
• Vệt dọc vẫn còn ở cùng một vị trí sau khi lau sạch dải kính và thanh trắng.
• Mặt kính có vết xước nhìn thấy bằng mắt, bản copy CCCD, sổ đỏ có vết cố định.
• Giấy kẹt sâu trong cụm đảo mặt khi in hai mặt, kéo không ra.
• Khay nạp kêu lạch cạch hoặc kéo giấy rồi dừng, màn hình báo lỗi khay nạp liên tục.

Đừng cố kéo mạnh tờ giấy kẹt trong khay nạp: nếu đó là bản gốc của khách, rách một góc là rắc rối lớn hơn nhiều so với một lần gọi thợ.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Với máy đa năng ở phòng công chứng, Thần Vũ làm theo năm bước, ưu tiên không làm gián đoạn giờ tiếp khách:

1. Tiếp nhận: nghe mô tả lỗi, xem ảnh bản copy có vệt hoặc video khay nạp kéo giấy.
2. Kiểm tra: soi dải kính, mặt kính, rulo khay nạp, cụm đảo mặt và chế độ scan đang cài.
3. Báo giá trước: nói rõ cần vệ sinh, thay rulo, thay kính hay chỉ chỉnh lại cài đặt.
4. Sửa khi bạn đồng ý: xử lý tại chỗ phần làm được, hạn chế tháo máy trong giờ đông khách.
5. Copy và scan thử trước mặt khách bằng giấy tờ mẫu của văn phòng.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy phải thay cụm khay nạp hoặc kính thì mang về xưởng Phú Diễn làm. Khu Mỹ Đình, Từ Liêm xem sửa máy in tại Mỹ Đình, văn phòng ở quận khác xem dịch vụ sửa máy in tận nơi Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng

Máy đa năng từ phòng công chứng mang về xưởng hay có chung một dấu vết: dải kính có vệt xước mảnh theo chiều kéo giấy, do ghim bấm sót cào qua. Rulo thì mòn không đều, bên trái nhanh hơn vì giấy hay nạp lệch một phía.

Cũng như ở các công ty kế toán mùa quyết toán, bài giữ máy in mùa quyết toán có nêu, chi phí lớn nhất không phải tiền sửa mà là lúc máy dừng giữa giờ cao điểm. Nhiều nơi giữ thêm một máy in nhỏ dự phòng cho việc in, như cách các nhà sách làm dịch vụ in lấy ngay vẫn làm.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng công chứng nên chọn máy in loại nào?

Nên chọn máy đa năng có mặt kính phẳng, khay nạp tài liệu và in hai mặt tự động. Mặt kính dành cho bản gốc, khay nạp dành cho bản sao và giấy mới in.

Máy scan hồ sơ công chứng nên quét màu hay đen trắng?

Trang có dấu đỏ, chữ ký mực xanh nên quét màu để dấu không bị nhạt. Trang chỉ có chữ in có thể quét đen trắng cho file nhẹ hơn.

Làm sao để khay nạp ADF bền khi scan nhiều?

Gỡ hết ghim, không cho bản cũ nhàu qua khay nạp, nạp vừa phải, lau dải kính hằng ngày và cất giấy nơi khô. Rulo mòn thì thay sớm trước khi làm nhăn hồ sơ.

Bản copy có vệt dọc là do máy hay do giấy?

Copy cùng tờ trên mặt kính: sạch thì lỗi ở dải kính khay nạp, còn vệt thì xem lại mặt kính lớn. Nếu bản in từ máy tính cũng có vệt thì mới nghĩ đến phần in.

Có được cho sổ đỏ, giấy khai sinh cũ qua khay nạp không?

Không nên. Bản gốc cũ, nhàu, ố hoặc có giá trị nên đặt trên mặt kính; hướng dẫn của Epson và Canon đều khuyên vậy để tránh nhăn, rách.

Mặt kính scan bị trầy có lau hết được không?

Vết bẩn thì lau được, vết trầy thì không. Nếu vết cố định vẫn hiện trên mọi bản copy sau khi lau đúng cách, kính cần kỹ thuật kiểm tra để thay.

Máy ở văn phòng bạn đang kéo đôi hồ sơ hay in ra vệt dọc qua con dấu? Gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, gửi ảnh bản copy lỗi qua Zalo Thần Vũ. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, thông tin liên hệ và bản đồ; các dịch vụ khác xem tại trang sửa máy in phun của Thần Vũ.