Máy in đa năng hay máy in và máy scan rời: nên chọn loại nào

Nếu mỗi ngày bạn chỉ scan vài tờ giấy tờ, một máy in đa năng là đủ: gọn bàn, một thiết bị, một dây nguồn. Nếu ngày nào cũng scan hàng chục bộ hồ sơ nhiều trang, cần quét hai mặt và lưu thành PDF, thì máy in cộng máy scan tài liệu rời bền hơn, lại không "đứng cả cụm" khi một bên hỏng. Việc nên làm trước tiên là đếm thử lượng trang bạn scan trong một tuần làm việc bình thường.

Bài này giúp bạn trả lời câu hỏi máy in đa năng hay máy in và máy scan rời theo nhu cầu thật chứ không theo cảm tính: bảng tiêu chí để tra nhanh, điểm mạnh và giới hạn của từng phương án, những lỗi hay gặp khi dùng mỗi loại, và lúc nào nên nhờ kỹ thuật xem máy đang có trước khi quyết định mua thêm.

Bảng tiêu chí: chọn đa năng hay tách máy scan riêng

Đừng bắt đầu từ tên máy. Hãy bắt đầu từ việc bạn scan cái gì, bao nhiêu và ai dùng. Bảng dưới gom các tình huống hay gặp ở văn phòng nhỏ, cửa hàng và gia đình.

Nếu bạn rơi vào cả hai dòng đầu của bảng, tức là có ngày scan ít, có ngày scan rất nhiều, hãy chọn theo những ngày cao điểm. Máy chỉ hỏng vào lúc dùng nhiều, không hỏng vào ngày rảnh.

Máy in đa năng: hợp với ai, giới hạn ở đâu

Máy in đa năng gộp in, scan và copy trong một thân máy, nhiều đời có thêm khay nạp tài liệu tự động phía trên. Với phần lớn gia đình, học sinh, cửa hàng nhỏ và văn phòng vài người, đây là lựa chọn hợp lý nhất về chỗ đặt và công chăm sóc.

Điểm mạnh dễ thấy

• Một chỗ đặt, một ổ điện, một kết nối mạng hoặc USB.
• Copy nhanh không cần máy tính: đặt giấy lên kính, bấm nút là ra bản sao.
• Mặt kính phẳng quét được CCCD, sổ, ảnh, bản gốc dễ rách.
• Chỉ phải cài và cập nhật một bộ driver cho cả in lẫn scan.

Giới hạn khi scan nhiều

Khay nạp của máy đa năng phổ thông thường nhỏ và được thiết kế cho lượng vừa phải. Ví dụ, hướng dẫn của Canon cho dòng G4080 ghi khay nạp nhận tối đa 35 tờ A4 giấy thường 75 g/m², và chỉ dùng cho giấy cùng khổ, cùng độ dày. Canon cũng liệt kê các loại không nên cho qua khay nạp: giấy nhàu, cong, rách, có lỗ, có keo, có giấy nhớ dán, giấy than, giấy quá mỏng, ảnh và tài liệu quá dày; ghim và kẹp giấy phải gỡ ra trước.

Khi một máy vừa in vừa scan suốt ngày, mọi việc dồn vào một bo mạch, một bộ nguồn và một hàng đợi lệnh. Máy đang in dở tập dài thì người cần scan phải chờ. Máy báo lỗi phần scan thì nhiều đời máy dừng luôn cả việc in. Nếu băn khoăn thêm giữa máy chỉ in và máy đa năng, bài nên chọn máy in màu đơn năng hay đa năng phân tích riêng ý đó.

Máy in và máy scan tài liệu rời: khi nào đáng tách

Máy scan tài liệu rời là loại chuyên nạp giấy tự động, thường quét hai mặt trong một lượt, đặt cạnh máy in. Một số dòng có cả khay nạp lẫn mặt kính: ví dụ hướng dẫn của Epson cho máy scan DS-1730 khuyên quét ảnh, bản rách hoặc nhàu nặng trên mặt kính thay vì cho qua khay nạp.

Lợi ích khi lượng scan lớn

• Khay nạp của máy scan tài liệu được làm để quét liên tục từng xấp, ít phải canh từng tờ.
• Máy in và máy scan chạy độc lập: một người in hợp đồng, người khác vẫn scan hồ sơ.
• Hỏng một máy không kéo máy kia dừng theo; mang một máy đi sửa vẫn còn máy làm việc.
• Thay máy in sau này không ảnh hưởng quy trình scan đã quen.

Điều cần chấp nhận

Tách máy nghĩa là thêm một thiết bị trên bàn, thêm một dây cáp, thêm một phần mềm phải cài lại mỗi khi đổi máy tính. Muốn copy thì phải scan rồi in qua máy tính, không bấm một nút như máy đa năng. Với người chỉ thỉnh thoảng scan, những bất tiện này lớn hơn lợi ích.

Một điểm nhiều người nhầm: muốn có PDF tìm được chữ, điều quyết định là phần mềm scan có chức năng nhận dạng chữ hay không. Hãy hỏi rõ phần mềm đi kèm làm được gì, đừng mặc định máy scan rời nào cũng có.

Lỗi hay gặp khi dùng mỗi loại

Biết trước những lỗi sau giúp bạn đánh giá đúng máy đang dùng: có khi chỉ cần sửa một bộ phận là đủ, chưa cần mua thêm thiết bị.

• Khay nạp kéo hai tờ một lúc hoặc kéo lệch: rulo cao su mòn, bóng hoặc dính bụi giấy. Lỗi này gặp ở cả máy đa năng lẫn máy scan rời.
• Bản scan qua khay nạp có sọc dọc, quét trên mặt kính lại sạch: bụi, vết bút xóa trên dải kính nhỏ dưới khay nạp.
• Máy đa năng báo lỗi phần scan ngay lúc bật máy và không in được nữa; bài máy đa năng báo lỗi scanner khi khởi động nói kỹ nguyên nhân.
• Nắp mặt kính lỏng, gãy chốt vì hay đặt sổ dày; xem cách thay ở bài nắp scanner gãy bản lề.
• Sau khi cập nhật Windows, máy vẫn in nhưng phần mềm scan không tìm thấy máy, cần cài lại bộ driver scan.
• Máy scan rời cắm cổng USB qua bộ chia, lúc nhận lúc không; cắm thẳng vào máy tính thường hết.

Ở những nơi máy đa năng phải chạy liên tục như các tiệm in quanh bệnh viện, chuyện giữ máy không gián đoạn cần cách làm riêng; bài giữ máy đa năng chạy suốt ngày quanh Bạch Mai có kinh nghiệm cho trường hợp đó.

Tự kiểm tra nhu cầu và máy đang có trước khi mua

Làm lần lượt các bước sau trong một tuần, bạn sẽ có câu trả lời rõ hơn mọi lời tư vấn chung chung.

1. Ghi lại số trang scan mỗi ngày trong một tuần, tách riêng ngày cao điểm.
2. Phân loại giấy tờ: bao nhiêu phần là giấy A4 phẳng, bao nhiêu là bản cũ, nhàu, có ghim, ảnh hay sổ.
3. Xem bạn có cần quét hai mặt và có cần PDF tìm được chữ không.
4. Đếm số người cùng dùng và xem có lúc nào hai người cần in, scan cùng lúc.
5. Nếu đang có máy đa năng: scan thử cùng một tờ qua khay nạp và trên mặt kính, so hai bản xem có sọc, lệch hay mờ.
6. Nạp thử một xấp mười tờ qua khay nạp, xem máy có kéo đôi, kéo lệch hay kẹt giữa chừng.
7. Rút gọn kết quả theo bảng tiêu chí ở đầu bài để chọn phương án.

Sơ đồ dưới tóm lại cách đi từ con số thực tế đến quyết định, kể cả nhánh "sửa máy đang có" mà nhiều người bỏ qua.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Nhiều khi câu hỏi "có nên mua thêm máy scan" thật ra là "khay nạp của máy đang dùng có còn tốt không". Nên gọi kỹ thuật xem trước khi mua nếu bạn gặp:

• Bản quét trên mặt kính đẹp nhưng qua khay nạp thì lệch, kéo đôi hoặc dừng giữa xấp, dù giấy đã vuốt phẳng và gỡ ghim.
• Khay nạp kêu rít, có mùi khét nhẹ hoặc giấy ra bị nhăn mép một bên.
• Sọc dọc vẫn còn sau khi đã lau dải kính dưới khay nạp bằng khăn mềm khô.
• Máy đa năng báo lỗi phần scan, tắt bật lại vẫn báo, kéo theo không in được.
• Máy scan rời không được máy tính nhận dù đã đổi cáp và cắm thẳng.

Những lỗi này thường sửa được bằng thay rulo, chỉnh cụm nạp giấy hay vệ sinh cụm quét, và giúp bạn biết máy hiện tại còn gánh nổi lượng scan hay đã đến lúc tách máy.

Thần Vũ xử lý như thế nào

Khi bạn cần quyết định giữa sửa máy đa năng đang có hay bổ sung máy scan rời, Thần Vũ làm theo năm bước:

1. Tiếp nhận: hỏi lượng scan, loại giấy tờ, số người dùng; xem ảnh bản scan lỗi bạn gửi.
2. Kiểm tra: quét thử qua khay nạp và mặt kính, xem rulo, cụm nạp giấy, dải kính và kết nối.
3. Báo giá trước: nói rõ phần nào sửa được, phần nào nên thay, và nhu cầu của bạn có cần thêm máy scan hay không.
4. Sửa khi bạn đồng ý: thay rulo, vệ sinh cụm quét, cài lại driver scan hoặc cài đặt máy scan mới cạnh máy in.
5. In và scan thử trước mặt khách bằng chính giấy tờ hằng ngày của bạn.

Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); cụm nạp giấy cần tháo nhiều thì mang về xử lý tại xưởng Phú Diễn. Khách gần cơ sở có thể xem sửa máy in phun tại Mỹ Đình, khách ở các quận khác xem sửa máy in phun tại nhà Hà Nội.

Kinh nghiệm từ xưởng

Không ít văn phòng mua thêm máy scan rời chỉ vì khay nạp của máy đa năng kéo đôi. Thực tế rulo đã bóng mặt, thay xong máy chạy lại êm. Ngược lại, có nơi cố dùng một máy đa năng cho cả phòng scan hồ sơ suốt ngày, rulo mòn rất nhanh và mỗi lần máy dừng là cả phòng chờ.

Với người dùng ở trọ hay học sinh, chiều ngược lại cũng đúng: một máy nhỏ gọn là đủ, như gợi ý trong bài máy in màu đơn năng cho sinh viên ở trọ.

Câu hỏi thường gặp

Máy scan rời có tốt hơn máy in đa năng không?

Không hẳn. Máy scan tài liệu rời hợp khi scan nhiều xấp và cần quét hai mặt liên tục. Nếu bạn chỉ scan vài trang mỗi ngày, máy đa năng gọn và tiện hơn.

Văn phòng nhỏ nên mua máy in đa năng hay scanner rời?

Văn phòng vài người, scan chủ yếu giấy tờ lẻ thì máy đa năng có khay nạp là đủ. Khi nhiều người scan cùng lúc hoặc hồ sơ dày mỗi ngày, nên tách máy scan văn phòng riêng.

Máy đa năng có khay nạp tự động có thay được máy scan rời không?

Thay được với lượng vừa phải. Khay nạp của máy đa năng phổ thông thường nhận ít tờ hơn và không làm để chạy liên tục cả ngày như máy scan tài liệu.

Scan CCCD, hộ chiếu nên dùng khay nạp hay mặt kính?

Dùng mặt kính. Thẻ cứng, sổ và bản gốc quý không nên cho qua khay nạp; hướng dẫn của Epson và Canon đều khuyên quét các loại này trên mặt kính.

Muốn PDF tìm được chữ thì chọn loại máy nào?

Điều quyết định là phần mềm scan có chức năng nhận dạng chữ. Cả máy đa năng lẫn máy scan rời đều có thể làm được nếu phần mềm đi kèm hỗ trợ; hãy hỏi rõ trước khi mua.

Máy đa năng hỏng phần scan có in được nữa không?

Tùy đời máy. Nhiều máy đa năng báo lỗi phần scan thì dừng cả việc in cho đến khi lỗi được xử lý; đây là một lý do văn phòng in nhiều chọn tách máy.

Đang phân vân giữ máy đa năng hay thêm máy scan rời cho bàn làm việc? Gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, gửi ảnh bản scan qua Zalo Thần Vũ để kỹ thuật xem máy hiện tại còn gánh được không. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, xem đường đến xưởng; các dịch vụ khác có tại trang sửa máy in phun màu.