0983504555
Máy in đa năng không nhận fax qua tổng đài nội bộ PABX: chỉnh cho máy lẻ
Máy in đa năng không nhận fax qua tổng đài nội bộ thường không phải do máy hỏng mà do cài đặt chưa hợp với đường máy lẻ: chế độ nhận đang để thủ công, máy lẻ khác hoặc tổng đài nhấc máy trước, hoặc tín hiệu fax bị suy hao khi đi qua tổng đài, bộ chuyển VoIP. Việc nên làm ngay là chuyển máy sang chế độ nhận tự động chỉ fax, kiểm tra dây cắm đúng cổng LINE và giảm tốc độ truyền fax.
- Hay gặp nhất: chế độ nhận để thủ công hoặc ưu tiên điện thoại, máy lẻ khác nhấc trước, hoặc tín hiệu suy hao qua tổng đài, VoIP làm fax đứt giữa chừng.
- Làm ngay: cắm dây vào cổng LINE, chuyển sang chế độ chỉ nhận fax tự động, giảm số hồi chuông, chọn kiểu đường PBX và hạ tốc độ fax rồi nhờ bên gửi thử lại.
- Cần thợ khi điện thoại cùng ổ gọi được mà máy fax vẫn báo lỗi đường dây, chỉ lỗi với vài số cố định, fax nhận về bị sọc hoặc máy treo khi vào menu fax.
Bài này dành cho văn phòng, cửa hàng đang nối máy in đa năng có fax vào một số máy lẻ của tổng đài PABX. Bạn sẽ có bảng tra theo hiện tượng, các bước kiểm tra tại chỗ, cách chỉnh chế độ nhận fax, kiểu đường dây và tốc độ theo menu của Brother, Epson, Canon, và những dấu hiệu nên mời kỹ thuật cùng bên lắp tổng đài vào xem.
Bảng tra lỗi fax qua tổng đài pabx không nhận
Đường fax qua tổng đài khác đường bưu điện trực tiếp ở ba điểm: âm mời quay số khác, cuộc gọi đến có thể bị chuyển qua nhiều máy, và tín hiệu đi qua thêm một thiết bị trung gian. Hầu hết lỗi nhận fax nằm ở một trong ba điểm này.
| Hiện tượng | Nguyên nhân hay gặp | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Máy đổ chuông nhưng không tự nhận fax | Chế độ nhận đang để thủ công hoặc ưu tiên điện thoại | Chuyển sang chế độ chỉ nhận fax, nhận tự động |
| Bên gửi nghe tiếng người hoặc nhạc chờ | Máy lẻ khác, lễ tân hoặc hộp thư thoại nhấc trước | Giảm số hồi chuông, nhờ bên tổng đài đặt đổ chuông riêng |
| Nhận được vài trang rồi đứt, báo lỗi truyền | Nhiễu đường dây, tín hiệu suy hao qua tổng đài | Giảm tốc độ fax, thử bật tắt ECM |
| Fax qua đường VoIP, cáp quang không nhận | Bộ chuyển tín hiệu thoại không hợp tốc độ cao | Chọn chế độ tương thích VoIP, tốc độ chậm |
| Máy fax báo lỗi đường dây, không có âm mời quay số | Âm mời quay số tổng đài khác chuẩn, cắm sai cổng | Chọn kiểu đường PBX, tắt dò âm mời quay số |
| Đường dây dùng chung ADSL, sóng nhiễu rè | Thiếu bộ lọc tín hiệu | Lắp bộ lọc trước máy fax |
| Máy báo đã nhận nhưng không in ra | Hết giấy, hết mực, bản fax nằm trong bộ nhớ | Nạp giấy, kiểm tra mực, in bản fax lưu |
Các bước kiểm tra tại chỗ trước khi đổi cài đặt
Làm theo thứ tự dưới đây. Mỗi bước chỉ thay một thứ để biết chính xác điều gì làm máy nhận được fax trở lại.
- Xem dây điện thoại từ ổ tường cắm vào cổng LINE của máy in, không cắm vào cổng EXT dành cho điện thoại phụ.
- Cắm một điện thoại bàn vào đúng ổ đó, nhấc máy nghe có âm mời quay số và gọi ra được không.
- Gọi vào số máy lẻ này từ một máy khác, đếm xem có đổ chuông ở máy fax không và có máy nào khác nhấc trước không.
- In báo cáo truyền fax hoặc nhật ký fax trên máy để xem lỗi xảy ra lúc nhận hay chưa từng có cuộc gọi tới.
- Kiểm tra giấy trong khay, mức mực và bộ nhớ fax. Máy hết giấy có thể đã nhận nhưng chưa in ra.
- Nhờ bên gửi fax thử lại một trang đơn giản, chỉ chữ đen, để loại trừ lỗi do tài liệu dày nhiều ảnh.
Sơ đồ dưới đây xếp các bước theo thứ tự nên làm, từ dây cắm tới cài đặt tốc độ và kiểu đường dây.
Chỉnh chế độ nhận fax cho đường máy lẻ
Trên đường tổng đài, máy fax phải tự trả lời đủ sớm trước khi tổng đài chuyển cuộc gọi đi chỗ khác. Đây là phần cài đặt quyết định máy có nhận được fax hay không.
Chọn chế độ nhận tự động chỉ fax
Nếu số máy lẻ này chỉ dùng cho fax, hãy chọn chế độ chỉ nhận fax. Trên máy Brother, tài liệu của Brother mô tả các chế độ nhận như Fax Only và Fax/Tel. Máy Epson có Receive Mode gồm Auto và Manual, chế độ Manual yêu cầu có người xác nhận. Máy Canon có fax dùng FAX only mode và TEL priority mode.
Chỉnh số hồi chuông trước khi máy trả lời
Brother gọi là Ring Delay, nằm trong phần cài đặt nhận fax. Epson gọi là Rings to Answer. Nếu tổng đài chuyển cuộc gọi sang lễ tân hay hộp thư thoại sau vài hồi chuông, hãy để máy fax trả lời sớm hơn. Ngược lại, nếu máy lẻ còn gắn điện thoại song song mà người trong phòng hay nhấc nghe, nên tách điện thoại đó ra hoặc dùng chế độ fax và điện thoại.
Không để nhiều máy cùng đổ chuông
Một số tổng đài đặt nhóm đổ chuông, nhiều máy lẻ reo cùng lúc. Khi đó máy nào nhấc trước là cuộc gọi về máy đó, máy fax mất tín hiệu. Hãy nhờ bên lắp đặt tổng đài tách số fax ra một máy lẻ riêng, hoặc cấp một số gọi vào trực tiếp cho máy fax.
Kiểu đường dây, tiền tố quay số và tốc độ fax
Ngoài chế độ nhận, ba cài đặt sau giúp máy giao tiếp ổn với tổng đài. Tên mục khác nhau theo hãng, nhưng ý nghĩa giống nhau.
Chọn kiểu đường dây PBX và tiền tố quay số
Trên nhiều máy Brother dòng MFC-J, Brother hướng dẫn vào Settings, All Settings, Initial Setup, Phone Line Set, chọn PBX, sau đó khai báo Dial Prefix là số cần bấm để gọi ra ngoài. Epson có mục Line Type với hai lựa chọn PSTN và PBX, dùng PBX khi văn phòng phải bấm mã như số 9 để gọi ra. Canon có mục Telephone line type, tùy khu vực có thể không hiện. Tiền tố chủ yếu giúp máy gửi được fax ra ngoài, nhưng chọn đúng kiểu đường cũng giúp máy hiểu đúng âm hiệu tổng đài.
Tắt dò âm mời quay số khi máy báo lỗi đường dây
Âm mời quay số của tổng đài thường khác âm chuẩn của bưu điện, nên máy fax báo không có tín hiệu. Epson có mục Dial Tone Detection, theo Epson có thể cần tắt khi nối với tổng đài PBX. Canon có mục Dial tone detect. Lưu ý Epson ghi rõ tắt mục này có thể làm mất chữ số đầu của số fax khi gửi, nên cần gửi thử để kiểm tra.
Giảm tốc độ fax và chỉnh ECM
Tín hiệu qua tổng đài hoặc bộ chuyển VoIP dễ suy hao ở tốc độ cao. Brother có mục Compatibility, chọn Basic(for VoIP) sẽ hạ tốc độ xuống mức chậm và tắt chế độ sửa lỗi ECM. Epson có Fax Speed với mức Slow và mục ECM bật hoặc tắt; tắt ECM thì không gửi, nhận được fax màu. Canon có RX start speed, Canon cho biết hạ tốc độ bắt đầu nhận có thể giúp khi đường truyền kém.
Kinh nghiệm từ xưởng với fax qua tổng đài
Lỗi nhận fax hay xuất hiện ngay sau khi văn phòng đổi tổng đài, chuyển sang điện thoại cáp quang hoặc bên lắp đặt cấu hình lại nhóm máy lẻ. Máy in vẫn y nguyên, nhưng đường dây đã khác. Vì vậy khi gọi kỹ thuật, bạn nên báo luôn gần đây có thay đổi gì ở tổng đài hay nhà mạng không, và nếu được, mời cả người quản lý tổng đài cùng kiểm tra.
Một tình huống khá phổ biến khác: chuyển văn phòng, dây điện thoại được đi lại và cắm nhầm vào cổng EXT. Máy vẫn đổ chuông nhờ điện thoại phụ nhưng không bao giờ tự nhận fax. Trong mùa nồm, đầu cắm dây điện thoại bị oxy hóa cũng gây rè, đứt giữa chừng.
- Dán nhãn số máy lẻ và cổng LINE ngay trên máy fax.
- Ghi lại cài đặt fax đang chạy tốt trước khi bên tổng đài sửa đổi.
- Không dùng chung số máy lẻ fax với điện thoại có người hay nhấc nghe.
- In thử báo cáo truyền fax định kỳ để phát hiện lỗi sớm.
Khi nào nên gọi kỹ thuật?
Gọi kỹ thuật khi máy đã để đúng chế độ chỉ nhận fax, đã giảm tốc độ, đã chọn kiểu đường PBX mà vẫn không nhận được. Một số dấu hiệu cụ thể:
- Điện thoại bàn cắm vào cùng ổ nghe rõ, gọi được, nhưng máy fax luôn báo lỗi đường dây.
- Máy nhận được từ một số nơi, lại luôn lỗi với một vài số gửi cố định.
- Bản fax nhận được bị sọc, mất dòng dù đã hạ tốc độ, nghi cụm in hoặc bo modem fax.
- Màn hình hoặc bàn phím không chọn được menu fax, máy treo khi vào cài đặt.
- Văn phòng cần chia một số fax cho nhiều máy, hoặc chuyển fax thành tệp gửi về email.
Thần Vũ xử lý lỗi fax qua tổng đài như thế nào?
Thần Vũ kiểm tra cả máy in lẫn đường dây, báo giá trước và chỉ làm khi bạn đồng ý, theo năm bước. Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy nghi lỗi bo hoặc cụm in sẽ mang về xử lý tại xưởng Phú Diễn.
- Tiếp nhận: hỏi loại tổng đài, số máy lẻ, đường VoIP hay đường thường, xem ảnh báo cáo truyền fax.
- Kiểm tra: thử đường dây bằng điện thoại, gọi thử vào máy lẻ, gửi và nhận thử fax.
- Báo giá trước: nói rõ lỗi do cài đặt, đường dây hay phần cứng và phương án xử lý.
- Xử lý khi bạn đồng ý: chỉnh chế độ nhận, số hồi chuông, kiểu đường, tốc độ, hoặc sửa phần cứng.
- Nhận fax thử trước mặt bạn: nhờ một nơi gửi fax tới, in báo cáo và ghi lại cài đặt cho văn phòng.
Ngoài fax, Thần Vũ nhận sửa máy in phun màu văn phòng các hãng. Văn phòng hay hỏi thêm về chia sẻ máy in USB qua mạng nội bộ, lỗi máy đa năng in được nhưng không copy được hay lỗi 2900 trên máy Canon đa năng. Máy in ảnh khổ lớn có trang riêng cho Canon iX6860 và Canon iX6770. Khách quanh Mỹ Đình, Từ Liêm xem thêm sửa máy in tại Mỹ Đình.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao máy fax qua tổng đài đổ chuông mà không nhận?
Thường do chế độ nhận để thủ công hoặc ưu tiên điện thoại, máy chờ người bấm nhận. Chuyển sang chế độ chỉ nhận fax, nhận tự động là máy tự trả lời.
Chỉnh chế độ nhận fax ở đâu trên máy Brother?
Trên máy Brother màn hình cảm ứng, chế độ nhận và Ring Delay nằm trong phần cài đặt nhận fax của menu Fax. Tên mục có thể khác chút theo model, nên xem hướng dẫn trực tuyến của Brother cho đúng máy.
Máy fax báo lỗi đường dây khi nối tổng đài thì làm gì?
Kiểm tra dây cắm cổng LINE, chọn kiểu đường dây PBX và thử tắt dò âm mời quay số. Nếu điện thoại cắm cùng ổ vẫn gọi được mà máy vẫn báo lỗi, nên gọi kỹ thuật.
Fax qua đường VoIP có cần giảm tốc độ không?
Nên giảm. Brother khuyên dùng mức Basic(for VoIP) cho phần lớn dịch vụ VoIP, Epson có mức Slow trong Fax Speed. Tốc độ chậm hơn nhưng ổn định hơn.
Có cần số máy lẻ riêng cho máy fax không?
Rất nên. Số dùng chung với điện thoại hay nhóm đổ chuông dễ bị người khác nhấc trước. Nhờ bên tổng đài cấp một số máy lẻ hoặc số gọi trực tiếp riêng cho fax.
Máy báo đã nhận fax nhưng không in ra là sao?
Có thể máy hết giấy, hết mực hoặc đang lưu fax trong bộ nhớ. Nạp giấy, kiểm tra mực rồi in lại bản fax đã lưu theo menu của máy.
Văn phòng không nhận được fax qua tổng đài?
Chụp báo cáo truyền fax hoặc thông báo lỗi trên màn hình gửi qua Zalo Thần Vũ, hoặc gọi 0965.305.158, máy bàn 024 3992 1369 để kỹ thuật xem lỗi nằm ở cài đặt hay đường dây. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm; xem các cơ sở khác ở trang liên hệ.
Sơ đồ đường đi · Google Maps
Chỉ đường
Chỉ đường
