Ứng dụng HP Smart báo máy in offline: nguyên nhân và cách kết nối lại

Khi ứng dụng HP Smart báo máy in offline, phần lớn trường hợp máy in vẫn chạy bình thường: chỉ là điện thoại không còn "nhìn thấy" máy trên cùng một mạng. Nguyên nhân hay gặp là máy in đã nhận địa chỉ IP mới sau khi router khởi động lại, điện thoại đang ở mạng khác hoặc băng tần khác, hoặc máy in đang ngủ. Việc nên làm trước: in trang cấu hình mạng từ máy in để xem máy còn trong Wi-Fi không, rồi xóa và thêm lại máy trong HP Smart.

Bài này đi theo đúng thứ tự một kỹ thuật viên kiểm tra khi khách gọi báo "app HP không thấy máy in": bảng tra theo thông báo trên điện thoại, cách đọc trang cấu hình mạng, cách cấp quyền cho ứng dụng, cách giữ địa chỉ máy in cố định để lần sau không bị mất nữa, và khi nào nên gọi thợ.

Bảng tra nhanh: HP Smart báo offline vì đâu?

Hãy nhìn vào hai chỗ trước khi bấm bất cứ nút nào: dòng trạng thái trong HP Smart và đèn Wi-Fi hoặc biểu tượng Wi-Fi trên màn hình máy in. Hai chỗ này cho biết lỗi nằm ở máy in, ở router hay chỉ ở điện thoại.

Vì sao HP Smart hay mất máy in dù máy vẫn bật?

HP Smart trên điện thoại tìm máy in qua mạng nội bộ. Ứng dụng nhớ máy in theo địa chỉ và tên mà nó thấy lần đầu, nên chỉ cần một mắt xích thay đổi là dòng "Offline" hiện ra.

Máy in đổi địa chỉ IP sau khi mất điện

Router gia đình thường cấp địa chỉ tự động. Mất điện, nhà mạng thay modem, hoặc router tự khởi động lại vào ban đêm là máy in có thể nhận một địa chỉ khác. Máy tính Windows đôi khi tự dò lại được, còn điện thoại thì vẫn gọi vào địa chỉ cũ và báo không kết nối được.

Điện thoại và máy in không cùng một mạng

Nhiều router đời mới phát hai băng tần 2,4 GHz và 5 GHz dưới cùng một tên, hoặc có thêm mạng dành cho khách. Theo thông số HP của một số dòng OfficeJet Pro, phần không dây của máy chỉ làm việc với router 2,4 GHz. Nếu router tách điện thoại sang mạng khách hoặc chặn các thiết bị nói chuyện với nhau, ứng dụng sẽ không thấy máy in dù cả hai cùng "có Wi-Fi".

Máy ngủ, tài khoản HP và quyền của ứng dụng

Máy in ở chế độ ngủ vẫn giữ kết nối, nhưng có đời máy đánh thức chậm làm ứng dụng báo offline vài lần đầu. Ngoài ra, HP Smart dùng tài khoản HP để đồng bộ danh sách máy và các tính năng in từ xa; đăng nhập nhầm tài khoản, hoặc điện thoại chưa cho ứng dụng quyền truy cập mạng cục bộ (iPhone) hay quyền vị trí, thiết bị lân cận (Android), thì danh sách máy in sẽ trống.

Các bước tự kiểm tra an toàn tại chỗ

Làm lần lượt, dừng ở bước nào ứng dụng hiện lại máy in thì in thử một trang. Không cần tháo máy, không cần cài thêm phần mềm lạ.

1. Tắt máy in bằng nút nguồn, rút điện; tắt router và điện thoại. Bật router trước, chờ đèn Internet ổn định rồi mới bật máy in, sau đó bật điện thoại. Đây là cách HP hướng dẫn đầu tiên cho lỗi máy in offline.
2. Trên điện thoại, tắt dữ liệu di động và VPN, mở Wi-Fi và kiểm tra đang ở đúng tên mạng mà máy in dùng, không phải mạng khách.
3. In trang cấu hình mạng (Network Configuration) từ bảng điều khiển máy in. Xem trạng thái kết nối, tên mạng và địa chỉ IP của máy in.
4. So tên mạng trên trang vừa in với tên Wi-Fi điện thoại đang vào. Khác nhau thì đưa điện thoại về đúng mạng; máy in báo chưa kết nối thì nối lại máy in vào Wi-Fi từ bảng điều khiển.
5. Vào cài đặt điện thoại, cấp cho HP Smart quyền mạng cục bộ (iPhone) hoặc quyền vị trí và thiết bị lân cận (Android).
6. Mở HP Smart, xóa máy in đang báo offline, bấm thêm máy in (Add Printer) để ứng dụng dò lại, rồi chọn đúng máy theo tên trên trang cấu hình.
7. Cập nhật HP Smart lên bản mới trên kho ứng dụng. Nếu còn lỗi, xóa bộ nhớ đệm của ứng dụng hoặc gỡ ra cài lại.

Video từ kênh Thần Vũ: kỹ thuật Thần Vũ hỗ trợ từ xa kiểm tra máy in không in được qua mạng.

Bảy bước trên giải quyết được phần lớn ca "app báo offline" mà không cần đến thợ. Trường hợp máy in rớt Wi-Fi cả trên máy tính, hãy xem thêm hướng dẫn chung về máy in phun mất kết nối Wi-Fi, vì khi đó lỗi nằm ở mạng chứ không riêng ở ứng dụng.

Giữ HP Smart kết nối ổn định lâu dài

Sửa xong một lần chưa đủ: nếu không xử lý gốc là địa chỉ máy in hay thay đổi, vài tuần sau lỗi lại quay về. Có ba việc nên làm sau khi in lại được.

Đặt địa chỉ IP cố định cho máy in

Cách gọn nhất là vào trang quản lý router, tìm mục giữ địa chỉ cho thiết bị (thường gọi là DHCP reservation hoặc gán IP tĩnh theo MAC) và gắn địa chỉ đang thấy trên trang cấu hình cho máy in. Từ đó router luôn cấp đúng địa chỉ này cho máy in, điện thoại và máy tính không phải dò lại. Ai không quen trang quản lý router thì nên nhờ người lắp mạng hoặc kỹ thuật làm giúp, vì đặt trùng địa chỉ với thiết bị khác sẽ gây lỗi mới.

Dùng Wi-Fi Direct khi mạng trong nhà chập chờn

Nhiều máy in HP có Wi-Fi Direct: máy tự phát một mạng riêng, điện thoại kết nối thẳng vào đó để in mà không cần router. Tên và mật khẩu Wi-Fi Direct xem ngay trên màn hình máy in hoặc trên trang hướng dẫn máy in ra. Cách này hợp cho phòng khám, cửa hàng nhỏ hay khi router đang hỏng, nhưng lúc nối Wi-Fi Direct điện thoại sẽ tạm không vào Internet qua Wi-Fi.

Tách riêng băng tần 2,4 GHz cho máy in

Router đời mới gộp hai băng tần chung một tên, điện thoại tự chọn 5 GHz còn máy in ở 2,4 GHz. Phần lớn router vẫn cho hai băng tần nói chuyện với nhau, nhưng nếu không, hãy đặt một tên riêng cho mạng 2,4 GHz và cho cả máy in lẫn điện thoại cần in vào cùng tên đó.

Khi nào nên gọi kỹ thuật?

Gọi kỹ thuật khi dấu hiệu cho thấy lỗi không còn nằm ở ứng dụng mà ở máy in hoặc mạng:

• Trang cấu hình mạng in ra báo máy không kết nối, dù đã nhập đúng mật khẩu Wi-Fi nhiều lần.
• Máy in không in nổi trang cấu hình, hoặc màn hình máy báo lỗi phần cứng sau khi bật.
• Máy in vào được Wi-Fi nhưng cứ rớt mạng mỗi khi in xong một lệnh lớn.
• Router do nhà mạng quản lý, bạn không có quyền vào trang cài đặt để giữ địa chỉ cho máy in.
• Văn phòng có nhiều điện thoại và máy tính cùng in, mỗi máy báo một kiểu trạng thái khác nhau.
• Thông báo trên máy in nhắc cập nhật firmware nhưng cập nhật hỏng giữa chừng.

Đến lúc này, tự mò thêm dễ làm rối cài đặt router.

Thần Vũ xử lý lỗi HP Smart offline như thế nào?

Với lỗi kết nối, kỹ thuật kiểm tra từ máy in ra router rồi mới đến điện thoại, để sửa đúng chỗ chứ không chỉ "thêm lại máy" cho xong. Kỹ thuật đi từ cơ sở Mỹ Đình (Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm); máy có lỗi phần cứng như bo mạch không dây được đưa về xưởng Phú Diễn xử lý.

1. Tiếp nhận: khách mô tả hoặc gửi ảnh thông báo trong HP Smart, ảnh màn hình hoặc đèn trên máy in.
2. Kiểm tra: in trang cấu hình mạng, đối chiếu với router, thử in từ máy tính và từ điện thoại.
3. Báo giá trước: nói rõ lỗi ở ứng dụng, ở mạng hay ở máy in và việc cần làm.
4. Khách đồng ý mới làm: giữ địa chỉ cố định cho máy in, tách băng tần nếu cần, cài lại HP Smart trên các điện thoại hay in.
5. In thử trước mặt khách từ từng điện thoại, hướng dẫn cách dùng Wi-Fi Direct khi mạng có sự cố.

Các dòng HP Smart Tank bình mực hay gặp chuyện app báo offline sau khi đổi router; khi máy còn kèm lỗi kéo giấy hay kẹt ADF, có thể xem bài sửa máy in HP Smart Tank 615, 720, 750 hoặc HP Smart Tank 500, 515.

Kinh nghiệm từ xưởng

Phần nhiều ca HP Smart báo offline mà kỹ thuật gặp đều xuất phát từ một lần nhà mạng đến thay modem. Modem mới phát tên Wi-Fi giống hệt tên cũ nhưng mật khẩu khác, hoặc gộp hai băng tần. Máy in giữ cấu hình cũ nên không vào được mạng, còn người dùng thấy tên Wi-Fi quen thuộc nên nghĩ lỗi do điện thoại. Vì vậy, mỗi khi đổi modem, hãy nhớ in lại trang cấu hình mạng để kiểm tra ngay.

Với cửa hàng in hóa đơn, tem giá từ điện thoại, nên chọn một điện thoại "chủ" để quản lý máy in trong HP Smart, các máy còn lại chỉ in. Danh sách máy gọn thì ít khi chọn nhầm máy cũ đã bỏ. Mô hình bán lẻ dùng máy bình mực có ghi chú riêng trong bài HP Smart Tank cho cửa hàng bán lẻ; phòng kế toán in nhiều có thể tham khảo cách giữ OfficeJet Pro chạy ổn định.

Về firmware: HP phát hành bản cập nhật để sửa lỗi và thay đổi tính năng, trong đó có cả cơ chế nhận hộp mực (HP gọi là bảo mật hộp mực động). Kỹ thuật chỉ cập nhật theo đúng hướng dẫn của HP trong mục bảo trì máy in, không can thiệp bằng thủ thuật. Nếu máy báo mã lỗi khác ngoài chuyện offline, có thể tra trong bảng tra mã lỗi máy in trước khi gọi.

Câu hỏi thường gặp

HP Smart không tìm thấy máy in dù cùng Wi-Fi thì làm sao?

Kiểm tra quyền mạng cục bộ hoặc quyền vị trí của HP Smart trong cài đặt điện thoại, rồi tắt VPN. Sau đó in trang cấu hình mạng để chắc máy in và điện thoại cùng tên mạng, cùng dải địa chỉ.

Máy in HP offline trên điện thoại nhưng máy tính vẫn in được?

Lỗi nằm ở phía điện thoại hoặc ứng dụng: điện thoại đang ở mạng khách, dùng 4G, hoặc HP Smart còn nhớ địa chỉ cũ. Xóa máy in trong app rồi thêm lại thường là đủ.

Có cần đăng nhập tài khoản HP mới in được bằng HP Smart không?

Để quản lý máy và dùng các tính năng như in từ xa, HP Smart yêu cầu tài khoản HP. Nếu đăng nhập nhầm tài khoản, danh sách máy in sẽ khác; hãy dùng cùng một tài khoản trên các điện thoại trong nhà.

HP Smart báo offline sau khi đổi mật khẩu Wi-Fi phải làm gì?

Máy in vẫn giữ mật khẩu cũ nên đã rớt khỏi mạng. Kết nối lại máy in vào Wi-Fi từ bảng điều khiển hoặc qua quy trình thêm máy trong HP Smart, rồi in trang cấu hình để xác nhận.

Wi-Fi Direct có thay được kết nối qua router không?

Thay tạm được khi cần in gấp hoặc router hỏng. Tuy vậy mỗi lần in phải chuyển điện thoại sang mạng của máy in, nên với văn phòng nhiều người in, kết nối qua router có địa chỉ cố định vẫn tiện hơn.

Cập nhật firmware có làm HP Smart hết báo offline không?

Bản cập nhật có thể sửa lỗi kết nối, HP khuyên giữ máy và ứng dụng ở bản mới. Nhưng nếu nguyên nhân là đổi IP hay sai mạng thì cập nhật không giải quyết được; cần xử lý mạng trước.

Đã làm đủ các bước mà HP Smart vẫn báo offline, hãy gọi 0965.305.158 hoặc máy bàn 024 3992 1369, gửi ảnh trang cấu hình mạng qua Zalo để kỹ thuật đọc trước. Cơ sở 1: Số nhà 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm; khu gần cơ sở xem thêm sửa máy in phun Mỹ Đình, hoặc tham khảo các lỗi máy in phun khác.