Chọn mua máy in cho văn phòng: 7 tiêu chí quan trọng nhất

Máy in là thiết bị văn phòng dùng hằng ngày nhưng thường được mua vội: thấy máy nào rẻ, đẹp là mua. Kết quả là máy chậm, hay kẹt, tốn mực, thiếu tính năng in hai mặt hay in mạng. Bài viết này giúp bạn chọn mua máy in cho văn phòng dựa trên 7 tiêu chí quan trọng, kèm gợi ý theo quy mô văn phòng.

1. Laser hay phun màu?

Văn phòng in văn bản, hợp đồng, chứng từ nên chọn máy in laser đen trắng: in nhanh, sắc nét, mực không khô, chi phí mỗi trang thấp. Máy in phun màu phù hợp khi cần in màu, in ảnh, in ít. Xem so sánh chi tiết máy in laser hay máy in phun.

2. Đơn năng hay đa năng?

Máy đơn năng chỉ in, bền, rẻ. Máy đa năng in, scan, copy (có thể fax) tiện cho văn phòng nhỏ không có máy photocopy. Nếu văn phòng đã có máy photocopy, máy in đơn năng là đủ.

3. In hai mặt tự động

Tiết kiệm gần một nửa giấy, tài liệu gọn hơn. Văn phòng in nhiều nên chọn máy có in hai mặt tự động (duplex).

4. In qua mạng LAN, wifi

Văn phòng từ 3–5 người trở lên nên chọn máy có cổng LAN hoặc wifi để mọi máy tính in trực tiếp, không phải chia sẻ qua một máy tính. Máy có wifi còn in được từ điện thoại.

5. Tốc độ và công suất

Quy mô	Tốc độ gợi ý	Công suất in/tháng (tham khảo)
1–5 người	Khoảng 20–30 trang/phút	Vài trăm đến 1–2 nghìn trang
5–15 người	Khoảng 30–40 trang/phút	Vài nghìn trang
Trên 15 người	40 trang/phút trở lên hoặc máy photocopy	Hàng chục nghìn trang

6. Chi phí mực mỗi trang

Một số máy giá rẻ nhưng hộp mực đắt, in ít trang. Hãy hỏi: hộp mực in được bao nhiêu trang, có đổ mực được không, trống thay riêng hay liền hộp mực. Máy dùng hộp mực phổ biến, đổ mực dễ (như nhiều dòng Canon, HP, Brother) giúp tiết kiệm lâu dài. Tham khảo Đổ mực máy in tại nhà Hà Nội.

7. Hãng, linh kiện và dịch vụ

Canon, HP, Brother là các hãng máy in laser phổ biến tại Việt Nam, linh kiện dễ tìm, nhiều nơi sửa. Quan trọng hơn hãng là có nơi hỗ trợ kỹ thuật nhanh khi máy hỏng. Xem so sánh máy in Canon, HP, Brother, Epson.

Gợi ý theo quy mô văn phòng

Nhu cầu	Gợi ý loại máy
Văn phòng 1–5 người, in văn bản	Laser đen trắng nhỏ gọn, có in 2 mặt, wifi
Văn phòng 5–15 người	Laser đen trắng tốc độ cao, LAN, in 2 mặt; hoặc đa năng laser
Cần scan, copy	Máy đa năng laser
In bản vẽ A3	Máy in laser A3
In màu tài liệu, ảnh ít	Máy in phun màu bình mực ngoài

Máy mới hay máy cũ?

Máy cũ chất lượng tốt, đã kiểm tra kỹ là lựa chọn tiết kiệm cho văn phòng nhỏ. Các dòng như Brother HL-L2366DW, Canon LBP 226dw, 223dw trong ảnh là máy văn phòng phổ biến tại Thần Vũ. Xem Máy in cũ Canon, Máy in cũ Brother, Máy in cũ HP và kinh nghiệm mua máy in cũ.

Những sai lầm khi mua máy in văn phòng

• Chỉ nhìn giá máy, không tính giá hộp mực.
• Mua máy in phun cho văn phòng in ít, lâu không dùng gây tắc mực.
• Mua máy không có in mạng cho văn phòng nhiều người, phải chia sẻ qua một máy tính.
• Mua máy hiếm, khó tìm linh kiện và nơi sửa.

Cài đặt sau khi mua

Đặt IP cố định cho máy in mạng, cài driver đúng hệ điều hành cho từng máy tính, đặt mặc định in hai mặt để tiết kiệm. Thần Vũ hỗ trợ cài đặt khi giao máy và hỗ trợ từ xa khi cần.

Checklist trước khi chốt mua máy in văn phòng

Bảy tiêu chí ở trên giúp bạn khoanh vùng loại máy. Trước khi xuống tiền, hãy đi lần lượt qua danh sách dưới đây để chắc chắn chiếc máy được chọn thật sự hợp với văn phòng của mình, chứ không chỉ hợp với lời giới thiệu của người bán.

1. Đếm số trang in thực tế mỗi tháng. Xem lại lượng giấy văn phòng mua trong vài tháng gần nhất là cách ước tính nhanh và khá sát.
2. Liệt kê ai sẽ in và in từ đâu. Máy tính bàn, laptop, điện thoại hay máy tính bảng; có người làm việc từ xa cần in về văn phòng hay không.
3. Kiểm tra loại giấy hay dùng. Chỉ A4 hay có cả phong bì, giấy bìa, A5, A3. Máy có khay tay sẽ tiện hơn khi in phong bì và giấy dày.
4. Hỏi rõ hộp mực và trống. Mã hộp mực là gì, có dễ mua, có đổ mực được không, trống liền hay tách rời.
5. Xem vị trí đặt máy. Chỗ đặt có ổ cắm riêng, có dây mạng hoặc sóng wifi ổn định, có đủ khoảng trống để mở nắp và kéo khay.
6. Thử in trước khi nhận. In vài trang hai mặt, in qua mạng từ ít nhất hai máy tính khác nhau.
7. Hỏi về bảo hành và hỗ trợ cài đặt. Ai sẽ cài driver cho từng máy, ai đến khi máy kẹt giấy hay báo lỗi.

Gợi ý theo loại hình công việc

Cùng quy mô nhân sự nhưng mỗi ngành nghề lại có thói quen in khác nhau. Khi chọn mua máy in cho văn phòng, hãy nhìn vào loại tài liệu bạn in nhiều nhất.

Văn phòng kế toán, dịch vụ hành chính

In nhiều chứng từ, báo cáo, hồ sơ thuế; thường xuyên phải scan hóa đơn gửi khách. Một máy laser đa năng có khay nạp bản gốc tự động (ADF) và in hai mặt sẽ tiết kiệm nhiều thời gian. Tham khảo thêm thiết bị cần có cho văn phòng kế toán dịch vụ.

Văn phòng luật, tư vấn hồ sơ

Hợp đồng nhiều trang, cần bản in sắc nét và bảo mật. Nên chọn máy laser tốc độ khá, giấy 80gsm, ưu tiên máy hỗ trợ in bảo mật bằng mã PIN nếu đặt ở khu vực chung.

Cửa hàng, shop bán hàng có văn phòng nhỏ

Ngoài hóa đơn, báo giá còn có thể cần in vận đơn, tem nhãn. Khi đó một máy laser nhỏ cho giấy tờ, cộng thêm máy in nhiệt cho vận đơn thường hợp lý hơn cố dùng một máy cho mọi việc.

Văn phòng thiết kế, kiến trúc

Cần in màu, in khổ lớn để duyệt bản vẽ. Thường nên tách hai máy: laser đen trắng cho văn bản hằng ngày và một máy màu hoặc máy A3 cho bản vẽ, để không phải trả chi phí mực màu cho cả những trang chỉ có chữ.

Ca thực tế

Một văn phòng kế toán ở Long Biên khoảng 8 người dùng chung một máy in laser nhỏ cắm USB vào máy của trưởng phòng. Mỗi khi máy này tắt, cả phòng không in được; bên cạnh đó, mỗi ngày họ phải scan hàng chục trang hóa đơn bằng cách đặt từng tờ lên mặt kính.

Sau khi trao đổi về lượng in và công việc hằng ngày, kỹ thuật Thần Vũ gợi ý chuyển sang một máy laser đa năng có cổng LAN, in hai mặt tự động và khay ADF. Máy được đặt IP cố định, cài driver cho từng máy tính và thiết lập scan về thư mục chung theo hướng dẫn chia sẻ máy in qua mạng LAN. Máy in nhỏ cũ được giữ lại làm máy dự phòng.

Kết quả: không còn phụ thuộc vào một máy tính, thời gian scan chứng từ giảm rõ rệt, lượng giấy dùng hằng tháng cũng ít đi nhờ đặt mặc định in hai mặt.

Kinh nghiệm từ kỹ thuật Thần Vũ

• Đừng chọn máy sát công suất. Văn phòng thường tăng người và tăng lượng in theo thời gian; chọn máy có công suất dư một chút sẽ bền hơn.
• Tính chi phí trong vài năm, không chỉ ngày mua. Cộng giá máy với tiền mực, trống, giấy dự kiến; xem cách tính trong bài chi phí in mỗi trang của máy in.
• Mua kèm một hộp mực dự phòng. Máy hết mực đúng hôm cần nộp hồ sơ là chuyện rất hay gặp. Thần Vũ có sẵn hộp mực máy in cho các dòng phổ biến.
• Giữ lại hộp, phiếu bảo hành và đĩa driver trong ít nhất thời gian bảo hành.
• Lên lịch vệ sinh định kỳ ngay từ đầu. Máy in văn phòng được vệ sinh quả đào, cụm kéo giấy đều đặn sẽ ít kẹt giấy hơn. Khi máy gặp sự cố, bạn có thể đặt lịch sửa máy in tại nhà Hà Nội để kỹ thuật kiểm tra tận nơi.

Bài viết liên quan

• Máy in cũ Canon
• Máy in cũ Brother
• Máy in cũ HP
• Sửa máy in tại nhà Hà Nội
• Đổ mực máy in tại nhà Hà Nội
• Khi nào nên sửa máy in, khi nào thay máy mới

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng nhỏ nên mua máy in nào? Máy in laser đen trắng có in 2 mặt, wifi là lựa chọn phổ biến, bền và tiết kiệm.

Có nên mua máy in đa năng? Nên nếu văn phòng cần scan, copy mà chưa có máy photocopy.

Máy in laser có in màu được không? Có máy laser màu nhưng giá và chi phí mực cao hơn; phần lớn văn phòng chỉ cần laser đen trắng.

Thần Vũ có tư vấn chọn máy in? Có. Gửi nhu cầu qua Zalo 0983.504.555 để được tư vấn miễn phí.

Xem hàng tại kho Thần Vũ hoặc nhận hàng tận nơi

Cần tư vấn chọn máy in cho văn phòng? Bạn có thể xem, mua tại Thần Vũ theo 2 cách:

Bài viết liên quan

• Lỗi CRITICAL_PROCESS_DIED (0xEF) rồi đen màn hình: cách xử lý
• Bàn Phím Máy Tính Bị Nhảy Chữ, Gõ Sai Ký Tự: Nguyên Nhân Và Cách Sửa
• Lỗi "Windows Cannot Connect To The Printer": Nguyên Nhân Và Cách Sửa
• Laptop Không Bắt Được Wi-Fi: Nguyên Nhân Và Cách Sửa Trên Windows
• Lỗi "The print server is down" khi in qua máy in chia sẻ: cách sửa
• Máy in in từ trang cuối lên trang đầu: cách chỉnh thứ tự trang
• Cách xoá máy in trong Regedit trên Windows 10, 11 đúng cách
• Máy in không nhận lệnh in từ Word: 8 cách sửa theo thứ tự
• Máy in không hiển thị trong Devices and Printers trên Windows 10, 11: cách sửa
• Cách reset cục phát Wi-Fi (modem, router) về mặc định và cài đặt lại