Lịch bảo dưỡng máy in định kỳ cho văn phòng: làm gì, bao lâu một lần?

Nhiều văn phòng chỉ gọi thợ khi máy in hỏng. Thực tế, phần lớn lỗi như kẹt giấy, in mờ, vệt bẩn, nhăn giấy đều có thể phòng tránh bằng bảo dưỡng định kỳ. Chi phí bảo dưỡng nhỏ hơn nhiều so với sửa hỏng nặng và thời gian máy phải ngừng hoạt động.

Tóm tắt nhanh

Văn phòng in 1.000–3.000 trang/tháng: bảo dưỡng 3–6 tháng/lần.
In trên 5.000 trang/tháng: 1–3 tháng/lần, kiểm tra linh kiện hao mòn.
Máy in phun: in đều mỗi tuần, kiểm tra đầu phun hằng tháng.

Gọi 0965.305.158 Gửi ảnh lỗi qua Zalo Chỉ đường tới xưởng

Xem nhanh: Mang máy tới xưởng

Linh kiện máy in được tháo ra kiểm tra trong lần bảo dưỡng định kỳ

Bảo dưỡng máy in gồm những gì?

Vệ sinh bụi giấy, bụi mực trong máy.
Vệ sinh, kiểm tra quả đào, cao su đệm, con lăn.
Kiểm tra cụm sấy: bao lụa, lô ép, tra mỡ chịu nhiệt.
Kiểm tra hộp mực, trống, gạt mực.
Cập nhật driver, kiểm tra kết nối mạng.
In thử, ghi nhận bộ đếm trang.

Lô sấy máy in laser được kiểm tra khi bảo dưỡng

Lịch bảo dưỡng gợi ý

Mức in/tháng	Tần suất	Hạng mục chính
Dưới 500 trang	6–12 tháng	Vệ sinh, kiểm tra quả đào
500–3.000 trang	3–6 tháng	Vệ sinh, quả đào, kiểm tra cụm sấy
3.000–10.000 trang	1–3 tháng	Như trên + kiểm tra trống, gạt, bánh răng
Trên 10.000 trang	Hằng tháng	Bảo dưỡng toàn diện, thay linh kiện theo tuổi thọ

Linh kiện hao mòn theo số trang (tham khảo)

Linh kiện	Dấu hiệu cần thay
Quả đào, cao su đệm	Không kéo giấy, kéo nhiều tờ
Bao lụa sấy	Nhăn giấy, kẹt ở cụm sấy, vệt đen
Trống (drum)	Nền xám, vệt lặp lại, in mờ
Gạt mực	Vệt đen dọc, mực rơi

Lợi ích hợp đồng bảo trì

Kỹ thuật đến định kỳ, không cần nhớ lịch.
Ưu tiên xử lý nhanh khi có sự cố.
Chi phí ổn định, dễ dự toán.
Có nhật ký bảo dưỡng từng máy.

Kỹ thuật viên bảo dưỡng máy in tại văn phòng khách

Ca thực tế

Một công ty 30 nhân viên có 6 máy in, trước đây tháng nào cũng phải gọi sửa đột xuất. Sau khi ký bảo dưỡng 3 tháng/lần với Thần Vũ, số lần hỏng đột xuất giảm rõ rệt, bản in ổn định, chi phí cả năm thấp hơn trước.

Thần Vũ nhận Sửa máy in tại nhà Hà Nội, Linh kiện máy in chính hãng và bảo trì máy văn phòng tại Hà Nội. Xem thêm cách vệ sinh máy in laser.

Việc văn phòng tự làm giữa các lần bảo dưỡng

Lịch bảo dưỡng máy in định kỳ do kỹ thuật thực hiện sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu người dùng duy trì vài thói quen nhỏ. Những việc dưới đây không cần tháo máy, nhân viên nào cũng làm được.

Hằng ngày

Xếp giấy phẳng, không nạp quá vạch khay, không trộn nhiều loại giấy trong cùng một khay.
Lấy bản in ra khỏi khay đỡ giấy, tránh để giấy dồn lại gây kẹt.
Để ý tiếng kêu lạ, mùi khét, đèn báo bất thường và báo ngay cho người phụ trách.

Hằng tuần

Lau bụi bên ngoài máy, khe thoát nhiệt bằng khăn khô.
Với máy đa năng: lau mặt kính scan, kiểm tra khay nạp bản gốc.
Với máy in phun: in một trang có đủ màu để mực lưu thông.

Hằng tháng

Ghi lại bộ đếm trang của từng máy để biết khi nào đến hạn bảo dưỡng, thay linh kiện.
Xóa lệnh in tồn, kiểm tra kết nối mạng của máy in dùng chung.
Kiểm tra lượng mực, giấy dự trữ, tránh hết đột ngột.

Lập sổ theo dõi máy in cho văn phòng

Một bảng theo dõi đơn giản giúp văn phòng chủ động thay vì chờ máy hỏng. Mỗi máy nên có các thông tin sau:

Tên máy, vị trí đặt, người phụ trách.
Ngày mua, ngày hết bảo hành.
Bộ đếm trang ở mỗi lần bảo dưỡng.
Các lần đổ mực, thay hộp mực, thay linh kiện (quả đào, bao lụa, trống, gạt mực).
Các lỗi đã gặp và cách xử lý.

Nhìn vào sổ, bạn sẽ thấy máy nào hay hỏng, chi phí sửa đã cộng dồn bao nhiêu, từ đó quyết định tiếp tục sửa hay thay máy hợp lý hơn. Văn phòng nhiều người dùng chung có thể kết hợp với quy định sử dụng máy in chung để hạn chế in lãng phí và dùng sai cách.

Điều chỉnh lịch bảo dưỡng theo môi trường và loại máy

Bảng lịch ở trên là mức tham khảo. Thực tế cần rút ngắn chu kỳ trong các trường hợp sau:

Mùa nồm, phòng ẩm: giấy hút ẩm gây kẹt, nhăn; cụm sấy, quả đào nhanh bẩn. Xem thêm cách bảo quản máy tính, máy in mùa nồm ẩm.
Văn phòng gần đường lớn, công trình: bụi nhiều, nên vệ sinh dày hơn.
Dùng giấy mỏng, giấy tái chế: nhiều bụi giấy, quả đào trơn nhanh.
Máy in phun ít dùng: cần kiểm tra đầu phun thường xuyên hơn, dù số trang in rất thấp.
Máy laser in khối lượng lớn theo đợt (cuối tháng, cuối năm): nên bảo dưỡng ngay trước đợt cao điểm.

Dấu hiệu cần bảo dưỡng sớm hơn lịch

Ngay cả khi chưa đến hạn, hãy gọi kỹ thuật kiểm tra nếu máy có một trong các biểu hiện sau:

Kẹt giấy, kéo nhiều tờ lặp lại nhiều lần trong tuần.
Bản in xuất hiện nền xám, vệt dọc, chấm đen lặp lại theo khoảng đều.
Giấy ra bị nhăn, mực chưa bám chắc, dùng tay miết thấy lem.
Máy kêu to hơn bình thường hoặc có mùi khét khi in liên tục.

Xử lý ở giai đoạn này thường chỉ cần vệ sinh hoặc thay một chi tiết nhỏ, tránh để hỏng lan sang cụm khác.

Sai lầm thường gặp khi bảo dưỡng máy in

Dùng máy nén khí thổi mạnh vào máy laser: bụi mực bay khắp phòng và lọt sâu vào bên trong.
Lau quả đào, trống bằng cồn hoặc hóa chất không phù hợp: cao su chai cứng, trống hỏng lớp phủ.
Chỉ vệ sinh bên ngoài rồi coi là đã bảo dưỡng: các bộ phận hao mòn bên trong vẫn không được kiểm tra.
Thay linh kiện không rõ nguồn gốc để tiết kiệm: nhanh hỏng lại, có khi làm hỏng thêm chi tiết khác.

Với văn phòng nhiều máy, việc ký hợp đồng bảo trì máy văn phòng giúp lịch bảo dưỡng được thực hiện đều đặn. Khi cần kỹ thuật đến kiểm tra, vệ sinh cụm sấy, thay linh kiện hao mòn, bạn có thể dùng dịch vụ sửa máy in laser tại nhà của Thần Vũ.

Câu hỏi thường gặp

Bảo dưỡng máy in mất bao lâu? Khoảng 20–45 phút mỗi máy tùy tình trạng.

Gia đình ít in có cần bảo dưỡng? Nên vệ sinh 6–12 tháng/lần, kiểm tra quả đào.

Bảo dưỡng có phải thay linh kiện không? Chỉ thay khi linh kiện đã mòn; kỹ thuật sẽ báo trước.

Thần Vũ có hợp đồng bảo trì? Có cho văn phòng tại Hà Nội. Liên hệ Zalo 0983.504.555.

Mang máy tới xưởng Thần Vũ hoặc gọi thợ tới tận nơi

Cần bảo dưỡng máy in định kỳ? Thần Vũ nhận xử lý theo 2 cách, bạn chọn cách tiện nhất:

Cách 1 – Mang máy tới xưởng (nhanh, tiết kiệm nhất): Cơ sở 1, Số 14, 15 Ngách 76, Ngõ 172 Phú Diễn, Bắc Từ Liêm. Mở cửa 7h30 – 18h00, Thứ 2 – Thứ 7, không cần gọi trước. Bạn ngồi xem kỹ thuật kiểm tra, được báo giá trước khi sửa và chạy thử trước khi nhận máy.

Cách 2 – Thợ tới tận nơi: kỹ thuật xuất phát từ Cơ sở 1, ưu tiên Bắc Từ Liêm, Cầu Giấy, Nam Từ Liêm, Tây Hồ và nội thành Hà Nội. Gửi ảnh hoặc video lỗi qua Zalo trước để được báo giá sơ bộ.

Chỉ đường tới xưởng Gửi ảnh lỗi qua Zalo